給与明細はペーパーレス化するとこんなに便利に！「フォーカス給与明細クラウド for 弥生」

給与の銀行振り込みが当たり前になってから、給料日には給与明細書が手渡されるのはどこの会社でも当たり前になっていると思います。しかし、この給与明細書を作成し渡す作業が、給与担当者にとって大きな負担となっていませんか？

こうした給与担当者の悩みから、紙での支給ではなくインターネットで従業員が各自確認することで、負担の解消かつコスト削減につながるサービス「Forcus U 給与明細 for 弥生（以下、Forcus U 給与明細）」が注目されています。今回はこのサービスを運営する株式会社ディー・マネージの萱沼 徹代表取締役とクラウド事業部の澤口 公一氏に、サービス導入のメリットについてお話を伺いました。

弥生給与に特化することで使い勝手とコスト削減を両立

一般的に給与担当者は、給与額が確定すると、「給与明細書を印刷し」「封筒に入れて」「直接もしくは郵送で従業員に配付」するなど、多くの時間を割いています。特に小規模事業者だと、担当者が人事だけでなく会計や総務などの業務を兼任しているケースが多く、毎月必ず発生するこの作業は大きな負担になっています。そんな声が、今から8〜9年ほど前から寄せられていたそうです。

萱沼：もともと関連会社の株式会社ディー・マネージがサポートメインの会社でして、そのなかで少しずつ「給与明細を紙ではなくインターネット上で確認できるようにしたい」というご要望をいただくようになりました。当時も同様のサービスは存在していたのですが、利用するためには社内にウェブサーバーを建てなければならなかったり、クラウドでも最低導入人数が100名からだったりと、弥生ユーザーの方にフィットするようなサービスがありませんでした。

こうした課題を受け、2011年3月にサービスを開始したのが、「Forcus U 給与明細 」の前身となる「フォーカス給与明細クラウドfor 弥生」でした。

萱沼：当時既存のサービスは、あらゆる給与ソフトに対応していましたが、それはcsvファイルでデータをアップロードすれば取り込めるという意味でした。そうなると、基本設定だとか、マスター（各従業員のデータ）設定だとか、毎月アップロードするデータの形式をサービスに一致させる必要があります。これでは一連の作業にかなりのハードルが設けられてしまうことになります。そこで、弊社はまず『弥生給与』での利用に絞り、何も考えずにデータをアップロードすれば使えるという仕様にすることを決めました。

どんなソフトにも対応する汎用性の高さは、必ずしも使い勝手に直結しません。利用者の多い弥生給与にサービス側を合わせることで、誰でも簡単に使える勝手の良さを重要視したのです。

萱沼：当サービスは、最初に弥生給与の明細書の項目名をいったんダウンロードして、Forcus U 給与明細にアップロードします。続いて、従業員の給与明細を弥生給与からダウンロードして、Forcus U 給与明細側にアップロードするだけです。次の月からは、給与明細をアップロードするだけでOKです。

萱沼：よく「マスターはどうなっているのか」という質問をいただきますが、Forcus U 給与明細では給与明細のデータからそれぞれの従業員のマスターを作ることができます。そのため、新入社員が入ったからといって、新規にマスターを登録してデータをアップロードする必要はありません。アップロードされた給与明細のデータに新しい従業員名があったら、自動でマスターを作成して、給与明細が登録されるようになっています。

極力面倒な作業を給与担当者にさせない。それがこのサービスの根底にあります。

「遅れが許されない……」給与担当者の心理的負担が軽減される

当サービス導入のメリットは、毎月繰り返される、印刷して封入し、配付や郵送をするという手間ひまから給与担当者が解放されるだけでなく、心理的な負担を解消してくれることにもあります。

萱沼：当サービスを利用することで、これまで多い方は1日がかり、最低でも2～3時間はかかっていた作業を、わずか数分で済ませることができます。確認に時間を割いたとしても10分程度ですので、かなりの時短につながります。通常は締め日のあとにだけ一気に仕事が発生するので、何日かに分けて作業することができません。残業してでも作業したり、風邪をひいても這ってでもやったりと、担当者に大きな負担がかかっていました。

澤口：給与明細書は他人に見られてはいけませんから、担当者の方は誰もいない時間に印刷したり、印刷して渡すまでの間は金庫や自分の机の中にしまって鍵をかけておいたりなど、管理面でもかなり気を使っている方が多いという実態があります。当サービスを導入することで、そういった心理的不安から解放されることもかなり大きなメリットだと思います。

心理的な負担の軽減は、給与担当者だけでなく、経営者の立場からも導入する意義が見えてきます。

萱沼：小さい企業ですと、給与計算業務や総務業務など、バックオフィス専任者が1人というケースがほとんどだと思います。経理だとか人事だとか周辺業務との兼任ならまだいいのですが、システム担当や営業の傍らだとか、店長だとか、まったく毛色の違う業務と一緒に作業しなければならないとなると、心理的な負担も大きくなると思います。経営者の方は現場の苦労を理解し、コストも削減できるサービスの導入に目を向けてほしいですね。

スマートフォンでも確認可能！いつでも見られ従業員もラクに

明細書は、各従業員に配布されたアカウントでアクセスすることで、いつでも確認できます。パソコンからだけでなくスマートフォンやガラケー（フィーチャーフォン）からも利用できるので、老若男女問わず利用できるのが特徴です。

澤口：アカウント情報は、自動的に生成されるPDFファイルを印刷するなどして、各従業員に渡すだけです。ログインのためのガイドも別途用意していますので、ログインガイドの通りやれば誰でも利用できます。

萱沼：給与明細書は、指定した日時に見られるように設定できます。パソコンやスマートフォン、ガラケーでログインすることで、いつでもどこからでも給与明細書を確認できます。また過去の給与明細書も見られるようになっています。紙のときは失くしてしまったら再発行する手間がかかりましたが、Forcus U 給与明細では過去3年分の給与明細書が保存されるので、再発行の手間もかかりません。PDFファイルへの出力機能も用意しているので、紙で保管したい場合は自分で印刷しておくことも可能です。

トライアル期間から本番突入へスムーズに移行

サービス導入にあたり、まずは申し込んだ翌月末まではお金が発生せずトライアルできます。この期間もサポートを受けられるので、トライアル期間に実際に使ってみて従業員へ周知させ、そのまま本番へ移行するというケースが多いそうです。

澤口：まずテスト稼働して、本番に向けてどんな仕様か確認していただけます。その期間も無料でサポートしていますので、ITは苦手という方でも20分ぐらいの説明でほぼ一通り使えるようになります。給与データをダウンロードしてアップロードすれば従業員データができ、あとはパスワードを発行するというところまでいけば、ほとんどの方がホッとされますね。導入方法としてオススメなのが、トライアル期間中に社内で事前説明会を開いて、「来月から導入します」と従業員に告知し、紙の給与明細書と一緒にアカウントの情報を配付する方法です。トライアル期間中に1、2回は給与支給日がきますので、そこで従業員の方々がログインできるよう準備を進めておき、正式稼働時にはすでに全員が利用できるようになっている、というスケジュール立てをするといいでしょう。

みんなが当たり前と思っている慣習は、改善方法が見えにくいものです。しかし給与明細書は紙からインターネットへ移行するだけで、担当者も経営者も、さらにはすべての従業員の方に大きなメリットとなります。弥生給与ユーザーの方なら、今すぐにでも取り入れて損はないツールだと思います。

お話を伺った方 左：萱沼 徹（かやぬま とおる）さま　右：澤口 公一（さわぐち こういち）さま

萱沼 徹：キャップクラウド株式会社 代表取締役
澤口 公一：同FU事業部

弥生認定ビジネスパートナー。Forcus U 給与明細の開発・販売のみならず、業務パッケージソフトの導入支援やコンサルティングを行うなど、企業のバックオフィス環境改善をトータルで支援している。