弥生会計ユーザーならこれ一択。「弥生経費 Next」との連携で経費精算の手間を大幅削減〜申請者・承認者・経理担当者、三方の負担を軽減し、バックオフィスをデジタル化〜

組織規模の拡大に伴い従業員数が増えると、経費精算業務の「非効率性」は見過ごせない経営課題となります。紙の領収書チェックや差し戻しによる工数の増加に加えて、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応にも不安を感じる企業は少なくありません。

本記事では、こうした成長企業の課題を解消する「弥生経費 Next」をご紹介します。AIを活用した「ミスを未然に防ぐ仕組み」に加え、弥生会計ユーザーであれば仕訳の自動連携までシームレスに行える点が特長です。

「弥生経費 Next」の導入により、どのように安心かつ効率的な経費精算業務を実現できるのか、具体的に解説します。

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組織規模が拡大してきた中堅企業が直面しやすい経費精算の悩み

企業の成長に伴い従業員数が増加すると、経費精算の件数も増え、業務負担が大きくなります。結果として、さまざまな課題が顕在化します。主な課題は以下のとおりです。

• 経費精算件数が増え、チェック業務が追いつかない
• 差し戻しが増え、やり取りの工数が増加する
• 同じ誤りが繰り返され、ミスが改善されない
• 手作業によるミスや書類の紛失が増える
• インボイス制度・電子帳簿保存法などの法令や、自社規程への対応に不安がある

なぜ今、経費精算のデジタル化が必要なのか？

こうした課題の背景は、経費精算業務を手作業で行っていることです。MS-Japanの調査（2020年）では、50％以上の回答者が紙やExcelベースのアナログな精算運用を行っているという結果でした。手作業では、経理担当者の業務負担が増えるだけでなく、規程や法令を遵守できないリスクが高まります。

経費精算をデジタル化すると、以下の観点からメリットがあり、課題解決につながります。

1．業務効率の観点

経費精算をデジタル化すると、システムへの転記ミス、承認漏れ、社内規程の確認誤りなどを、システムの自動化により防ぎます。正確な処理を支援し、差し戻しや修正にかかる手作業の工数を削減でき、業務全体の効率化にもつながるでしょう。これからご紹介する「弥生経費 Next」を導入した企業では、差し戻し率が20%から8%へと、約60%削減された検証結果があります。

例えば従業員1人当たり、月15分の「迷い・やり直し」が発生した場合、100名規模の企業では年間で300時間の損失が生じます。従業員数が増え、経費精算の件数が多くなればなるほど、経費精算業務の効率化による効果は大きくなるのです。

2．法令遵守の観点

電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令を遵守した処理は、専門的知識が必要になり、手作業だけではどうしても対応漏れのリスクがあります。システムを導入すると、例えば電子帳簿保存法であれば、スキャナ保存の要件を満たすかをシステムが自動で判定をサポート。インボイス制度であれば、適格請求書発行事業者登録番号をシステムが国税庁データベースと連携して自動判定を行い、要件に合った運用を支援します。法令の専門的知識がなくても利用しやすく、法令違反のリスクを軽減できるでしょう。

3．働き方の観点

近年、テレワークなど、場所にとらわれない働き方が一般化する中、経費精算業務をデジタル化すれば場所と時間を問わずに業務を進められ、承認スピードの向上にもつながります。

また、外出先で経費精算の申請・承認も可能になりますので、申請者・承認者にとって効率的に経費精算を進められるでしょう。

「弥生経費 Next」が解決する3つの主要な課題

経費精算のデジタル化には、システムの導入が不可欠です。「弥生経費 Next エキスパートプラン」では、導入時から運用までを含めて、特にAIを活用した課題解決が特長です。ここでは以下の3つの課題を「弥生経費 Next」がどのように解決するか、具体的に解説します。

• 課題1：導入時の手間
• 課題2：経費精算業務の非効率性
• 課題3：法令・社内規程の遵守と処理の正確性への不安

解決1：初期設定は、AIエージェントのサポートで負担を解消

初期設定は手間がかかる一方で、重要な業務です。設定を間違えると希望した処理ができなくなります。

複雑な承認フローの設定は、AIとの対話で構築可能。日常会話のように指示するだけで、複雑な設定プロンプトを自動生成でき、設定にかかる工数を大幅に削減できます。例えば、以下のとおりです。

〈AIとの対話例〉

• 金額と科目で承認を追加「交際費が5万円超えたら営業部長と経理部長を追加して」
• 少額の自動承認「1,000円以下は自動承認にして上長承認をスキップして」
• 部署別の分岐承認（営業／開発／管理）「部署ごとに承認者を変えたい。営業は営業部長、開発は開発部長、管理は総務課長」

※AIエージェントによる自動化ルール実装は「弥生経費 Next エキスパートプラン」のみの機能です。

解決2：日々の入力・確認の手間を削減し運用の効率化を図る

領収書・レシートのデータをアップロードすると、AIが画像を読み取り、適切な取引先名や一部の科目名を提案してくれます。申請者は内容を確認し、必要に応じて修正するだけで申請が完了。入力誤りや確認の手間を削減できます。

領収書やレシートのデータは、スキャンだけでなく、スマートフォンアプリで撮影してアップロードでき、場所を問わずに業務が行えます。日々の経費申請業務を大幅に効率化できるでしょう。

また、重複した領収書をアップロードした場合、AIが検知してアラートを出し、二重申請を防止します。さらに、交通費の申請においては交通費精算をNAVITIME検索から行ったり、交通系ICカードの決済情報を読み取ることで効率化を図れます。あらかじめ通勤経路を設定すれば、交通費精算時に通勤手当代を控除して精算できるので便利です。

解決3：AIによるサポートと会計システムとの連携で、法令・社内規程の遵守と処理の正確性の向上を図る

領収書などのアップロード時に、電子帳簿保存法に対応している形式かAIが自動で判定をサポートし、要件に沿った運用を支援。専門知識がなくても、法令に準拠した運用が可能になります。

さらに「弥生経費 Next」で承認した経費は、「弥生会計（デスクトップ）／弥生会計 ネットワーク」に仕訳データを自動連携できるだけでなく、他社会計ソフトとCSV形式での連携も可能です。二重入力の作業負担を軽減できるだけでなく、入力ミスを削減でき、正確な処理が可能になります。

※「弥生会計 Next」と連携する場合は「弥生会計 Next ベーシック／ベーシックプラスプラン」をご利用ください。
※「やよいの青色申告 オンライン」「やよいの白色申告 オンライン」にも、連携可能です。

【メリット】デジタル化で変わる業務の質

「弥生経費 Next」を導入し、経費精算をデジタル化することで、業務の効率性と正確性が向上します。申請者、承認者、経理担当者それぞれの立場から、具体的な利用シーンとメリットを紹介します。

導入のしやすさと、弥生ならではの安心感

システム導入にあたっては、コストや導入負担を懸念する企業も多いでしょう。しかし「弥生経費 Next」では、中規模企業のニーズを満たしつつ、導入しやすい低コストの料金体系となっています。弥生会計ユーザーは、経費精算後の帳簿付けもスムーズに行える点が特長です。「弥生経費 Next」の導入時のメリットを3点ご紹介します。

1．安心の高機能を低コスト、定額で利用できる料金体系

従業員数に応じた、中規模企業に導入しやすい低価格の料金体系です。初期費用は0円、30アカウントから契約可能で、従業員1人当たり700円／月から（年契約・税抜）となります。例えば従業員数100名の場合は、年契約で1人当たり650円／月（税抜）になるので、総額は65,000円／月（税抜）です。

定額ですべての標準機能を利用できる「オールインクルーシブ」型なので、機能を追加するごとに予算が膨らむ不安はありません。基本料金に加えて、必要な機能ごとに追加料金がかかる料金体系の契約だと予算が膨らむリスクもあります。必要な機能と、トータルでかかるコストを比較しましょう。

2．サポート体制

サポートはWebFAQとメールサポートが利用可能です。また、オプション（初期設定・運用開始パック）を100,000円（税抜）でご用意しています。導入から運用開始まで、長年業務ソフトに携わった実績を持つ弥生のスタッフが丁寧にサポートします。導入準備から初期設定、導入後のサポートまで対応します。

3．弥生会計ユーザーは経費精算後の帳簿付けもスムーズ

「弥生経費 Next エキスパートプラン」は、弥生会計の［スマート取引取込］に仕訳連携することができます。スマート取引取込と連携することで、スマート取引取込の勘定科目・補助科目・部門マスタの同期、承認済み経費申請の仕訳データ自動連携が行えます。

導入後は、前述のように「弥生経費 Next」のデータを弥生会計へ自動取込・自動仕訳でき、作業の負担や入力ミスを軽減できるでしょう。

※スマート取引取込連携のご利用には、「あんしん保守サポート」へのご加入が必要です。

「弥生経費 Next」を導入した事業者500名にアンケートをとった結果、導入1か月後の状態で9割強のユーザーが「時間短縮の効果を感じた」、8割強の従業員が「これまで以上に使いやすく便利になった」と回答しています。

バックオフィスから企業の成長を支える

経費精算を効率化すれば、業務時間を短縮し、よりコアな業務へ注力できます。ただし効果はそれだけではなく「人的ミスの防止」や「ガバナンスの強化」といった経営基盤の向上にも直結します。正確な処理の徹底や、法令・社内規程に沿った承認体制の確立は、企業の内部統制を有効に機能させるうえで大切なポイントです。

「弥生経費 Next」は、中規模企業の方にも導入しやすい料金体系です。そして電子帳簿保存法対応の自動判定を始めとしたAIを活用した法令遵守を支援する仕組み、OCRによる領収書読み取り機能により「正しく・ミスなく」、かつ、効率的な経費精算を実現する機能が定額で利用可能。低コストで、時間と労力の大幅な削減が期待できます。

「弥生経費 Next」は、特に弥生会計をご利用中の方がスムーズに活用いただけます。承認した経費を弥生会計に連携でき、入力する手間と転記ミス、二重計上を削減します。

「弥生経費 Next」を導入して経費精算業務をデジタル化すれば、弥生会計と連携してバックオフィス業務のデジタル化にもつながります。「弥生経費 Next」は、正確で透明性の高い経理基盤の構築を支援します。弥生会計ユーザーの方を始め、ぜひ一度ご検討ください。

「弥生経費 Next」の詳しい機能や料金をまとめた資料のダウンロード、無料相談のご案内などは、以下のページから確認できます。

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