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年間約28,000もの膨大な仕訳……。経理1名・週1勤務でも「スマート取引取込」でラクラク処理!【経理目線でメリット解説】

前回の記事「残高が合わない!転記がめんどくさい!……それスマート取引取込で解決できます【税理士事務所の目線でメリット解説】」では、スマート取引取込の導入によるペンデル税理士法人の業務効率化をご紹介しました。こちらの記事を読んで「うちの会社で導入したらどのくらい効果があるの?」と興味を持った経営者の方や経理ご担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、ペンデル税理士法人のアドバイスを受けてスマート取引取込を導入している企業に、実際の活用方法やどれくらいの業務効率化に成功したのかをうかがいます。お話をしてくださったのは、株式会社Movi USAの執行役員(財務担当)太田英孝さんと、経理ご担当者の村田伸江さん、そしてペンデル税理士法人の早川広毅さんも参加いただきました。

【前回の記事】

残高が合わない!転記がめんどくさい!……それ「スマート取引取込」で解決できます【税理士事務所の目線でメリット解説】

最大8名だった経理担当者が、1名・週1回の勤務体制に

株式会社Movi USA 執行役員(財務担当) 太田英孝さん

――まず簡単に、御社の事業内容についてお聞かせください。

太田:自動車のオークションがメイン事業です。2002年に自動車リサイクル法が施行されたのですが弊社はその翌年、省庁や損保会社、車の整備団体などの後押しで設立されました。

自動車は、中古車ではなく事故車が対象です。動かない車でも鉄やアルミとして再利用できますし、エンジンなどは部品としての価値があります。また修理を行えば国内外でもう一度中古車として流通させることも可能です。

弊社では損保会社やリース会社などからこのような車を仕入れ、オークションを通して国内外の自動車関連事業者に引き渡しています。このような事業を行っている会社で日本全国に対応しているのは、おそらく数社ではないでしょうか。

そのほかにも個人の方を対象にした「廃車なび」、自動車パーツを欲しい・売りたい人をつなぐ「ダイレクトオーダー」、非常用発電機の点検・整備、システム開発など事業は多岐に渡ります。

――毎月の経理業務の流れはどうされていますか?

村田:週1回、月に4回出社して経理業務を行っています。売上や仕入のデータを社内のシステムからダウンロードして弥生会計にインポート、銀行データはスマート取引取込で取り込むといった流れです。

――スマート取引取込を導入したきっかけは?

太田:村田さんには2019年から来てもらっているのですが、その前に常勤の経理担当者2名が同時に退職してしまいまして。また明細書が多過ぎるということもペンデルさんにアドバイスされていたため、村田さんの着任前後にあわせて業務効率化を図りました。

昔は「忙しければ物量でやってしまえばいい!」という感じで、多いときは8名の経理担当者がいました。しかし景気の動向もあって業務効率化を求められる中、そういう体制ではいられなくなったというわけです。

弥生のセミナーへ参加して、自動仕訳のコツをつかむ

株式会社Movi USA 経理担当 村田伸江さん

――スマート取引取込で主に利用している機能はどれですか?

村田:CSVファイルの取り込みです。クレジットカードの連携も一応やってはいるものの、弊社では利用するお客さまがあまりいないので。

経理経験は20年ほどですが、スマート取引取込を知ってからは、今までのやり方より作業がとても楽になりました。データがそのまま取り込まれ自動的に仕訳ができあがるため、ダブルチェックの必要もあまりありません。

太田:スマート取引取込で一番助かっているのは「ヒューマンエラー」、つまり打ち間違いがないということです。よくありますよね、数字の入力ミスや1行ずれてぐちゃぐちゃになったりだとか。

昔はダブルチェックしたうえで、さらにそこでやり直しなんてこともありましたから、処理に時間がかかり過ぎていました。その点も解消されたと思います。

――スマート取引取込の導入にあたって苦労されたことは?

村田:最初はうまくいかないこともあり「こんなことで時短になるのかな?」と感じていました。仕訳の学習機能があることは知っていたのですが、それをどうやったら使えるのかがわからなくて……。でも、ペンデルさんの紹介で弥生のセミナーに参加してからは、スムーズに使えるようになりました。

セミナーでいわれたのは「とにかくなんでもいいからスマート取引取込で取り込んでください。そのあと弥生会計に戻って、仕訳日記帳などを使って修正をしたほうが早い」ということです。その通りにやってみると、ものすごく作業がスムーズになりました。

「これだ!」と、まさに目からウロコでしたね。

それからはデータを取り込むごとに学習機能で仕訳の精度が上がっていき、だいたい3回目くらいで修正がほとんど必要なくなりました。「今までのやり方で支障ないのでは?」と思ったこともありましたが、スマート取引取込をやってみて本当によかったです。

ひと月あたり約2,500仕訳をスムーズに処理!

――スマート取引取込の導入によって、どれくらいの業務が効率化されたと感じていますか?

村田:以前やっていた方法に「銀行の明細を一度エクセル化して、そこに勘定科目をあてはめていくと」いうものがありました。そのやり方だと1つの銀行を処理するのにだいたい丸1日かそれ以上かかっていて。それをスマート取引取込を使うと、3時間くらいで終わってしまいました!

太田:弊社は自動車の部品ごとに勘定科目を分ける必要があるので、他社と比べると仕訳数が多いんです。以前はその処理にかなり時間を取られていました。補助科目も1,000科目くらいありますし。

――仕訳数はどれくらいあるのでしょう。

太田:年間約28,000仕訳、ひと月あたり約2,500仕訳くらいでしょうか。昔のように伝票で仕訳を行う場合、1人の経理担当者が処理できるのはひと月に300仕訳といわれているそうです。ですから以前弊社に8名の経理担当者がいたというのも、決して多過ぎる人数ではなかったと思います。

それを今は村田さん1人で、しかも月4回の出社でこなしてくれているのだから、村田さんとスマート取引取込の力はかなり大きいですね!

一歩踏み出せば、「業務効率化」のゴールが待っている

――最後に経理担当や経営者の方など、弥報Online読者の方々にメッセージをお願いします。

村田:スマート取引取込は難しい、面倒だと考えている方もいると思います。そんな方には、弥生のセミナーで聞いた「とにかく取り込んでみよう!」という言葉を贈りたいですね。

私も学習機能がどういうものなのか、最初はわからなかったので。まずは取り込んでみて仕訳日記帳で修正。取り込みを続けてやっていくうちに仕訳の精度が上がり、修正も必要なくなるということをもっと知って欲しいです。

太田:やっぱり誰でも、新しいことってあまりやりたがらないですよね。今できているのなら、このままでいいかという考えに陥りがちです。

働き方改革が広がる中ですが、新たな取り組みを始めることに躊躇する気持ちもわかります。新しいシステムを導入するための事前ミーティングなど、最初は大変なことも多いです。でもやってみたら結果的には楽だし、仕事が早く終わりますから。

経理のどこかが滞ると月次決算の遅れにつながる。そして月次決算が上がってこなければ、経営判断もできません。経営層としても経理業務の効率化は、重要だと思っています。

そして最後に。弊社が運営しているシステムは全て自社で行なっております。システム開発事業も行っておりますので「大手に頼もうと思って見積をとったら桁が違った……」というような企業様は、ぜひ弊社を検討していただけたら嬉しいです(笑)。

 

会社名:株式会社MoviUSA

本社所在地:東京都中央区新川1-19-7 YOSHIKAWA.BLDG 5F

ホームページ:https://moviusa.co.jp/

【関連サイト】

■スマート取引取込活用ガイド(弥生株式会社)

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