面倒な経費精算はスマホで撮影！「弥生レシート取込アプリ」使っていますか？

経費の精算は、レシートや領収書を溜めておいて、後で処理すればいいやと考えがち。でも、後でまとめて作業することで、その領収書を何に使ったのか忘れてしまったり、多くの時間が割かれてしまったりと、あまり効率はよくありません。そこで、領収書やレシートをもらったときにサクッと処理してしまう「弥生 レシート取込アプリ」を活用して、労力を大幅に軽減してしまいましょう。

ついつい溜めてしまうレシートや領収書はスマホにおまかせ

個人事業主はもちろん、中小企業の従業員にとっても、営業活動でタクシーを使ったり、仕事で使うための事務用品を購入したり、クルマで移動したらガソリン代や駐車場代などを支払ったりと、さまざまな経費がかかります。そういった経費の精算は、その都度処理すればとても楽です。

しかし、例えば営業回りした後に直帰できる場合でも、「経費精算するために会社に帰らなきゃ……」など、とても非効率なケースもあります。そうこうするうちに、どんどん溜まるレシートや領収書の山。結局月末などにまとめて処理……という人が多いことでしょう。

そんなときにオススメしたいのが「弥生 レシート取込アプリ」の活用です。スマートフォンでレシートや領収書の写真を撮影すると、アプリが自動的に日付や金額などを読み取って、弥生のサーバーへ送られます。その後「スマート取引取込」機能を利用して、「弥生会計」または「やよいの青色申告」に取り込みます。このとき自動的に仕訳もされるので、必要な補助科目を指定して登録すればあっという間に完了します。

「弥生 レシート取込アプリ」を利用するメリットはいくつかあります。1つは、いつでもどこでも忘れないうちに経費として登録できること。例えば、接待で利用した飲食代は、誰と何人で何のために使ったのか記載が必要です。後から精算する場合、領収書を見て「どんな接待だったか」と思い出す必要がありますが、帰宅してすぐにスマホで撮影、メモ書きを書き加えておけば、忘れないうちに処理できてしまいます。

もう1つは、誰でもカンタンに利用できること。多くの方にとってスマホは毎日肌身離さず持ち歩いているはずですので、経費としてレシートや領収書をもらったらすぐに撮影できます。わざわざ会社や事務所に戻って精算処理する必要がないため、負担が軽減されます。無駄な残業の削減にもつながるかもしれません。また、ある程度自動で金額や日付を認識してくれますので、入力の手間も軽減できる上、月末に経費精算の嵐になることもなくなり、作業効率は大幅に改善されることでしょう。

「スマート取引取込」機能には、スキャナを使った一括取込もサポートされています。こちらは会社や事務所で作業する必要はありますが、ある程度貯まってしまったレシートや領収書を処理したいときには便利ですので、「レシート取込アプリ」と併用してもいいでしょう。

参考：【今すぐできる経理自動化シリーズ②】レシートや領収書もスキャナで取り込むだけで自動仕訳！

スマホでの取込作業は3ステップで完了

「レシート取込アプリ」が使えるのは、「やよいの青色申告」「弥生会計」の無料導入サポート・あんしん保守サポートへ加入されていること。もしくは「やよいの青色申告 オンライン」「やよいの白色申告 オンライン」「弥生会計 オンライン」のサービスを利用している必要があります。アプリ利用にあたっての追加費用はありません。無料でダウンロードいただけます。

ステップ0　利用するための前準備

アプリを利用するにあたり、弥生IDの取得のほか前準備が必要です。まず利用している弥生のソフトを立ち上げ、『スマート取引取込』を選択。［スマートメニュー］の［スキャンデータ取込］をクリックし、［スキャンデータ取込設定］から設定をスタート。

一番下に［『弥生 レシート取込』利用者の登録］という項目があり、［弥生ID］に利用する人の弥生IDを入力して利用者登録する必要があります。こうすることで、アプリが利用できるようになります。

ちなみに、利用者を複数指定することもできます。企業の場合、従業員ごとに弥生IDを作成して、アプリの利用者登録をすることで、従業員の経費精算がとても楽になります。もちろん経理の人にとっても、従業員が記載した伝票を打ち込む作業がなくなり、正しいかどうかの確認と補助科目を設定するだけの作業になるため、作業負担も大幅に軽減されます。

ステップ1　レシートや領収書を撮影

利用者登録が済んだら、スマホにアプリをインストールして起動します。ここで紹介している画面はすべてiOS版のものですが、Android版も用意されています。最初は、弥生IDを入力する必要がありますが、次からはすぐにアプリが起動するようになります。

アプリはとてもシンプルで、レシートや領収書を撮影するには、下にあるカメラアイコンをタップします。すると撮影モードになるので、ガイドを目安にレシートや領収書を合わせて撮影します。続けて撮影もできるので、複数の領収書を一気に処理することもできます。

ステップ2　クラウド上へ送信

撮影が済んだら［次へ］をタップし、撮影した内容を確認。このときにメモも付けられます。すべてOKなら、［送信］をタップすれば、クラウドへアップされ、金額や日付を自動で認識してくれます。

ステップ3　クラウド上で自動認識された内容を確認

認識処理が完了したら［一覧］から内容を確認できます。取引日、摘要、金額、メモの4つの項目が編集でき、必要なら入力・編集しましょう。ここで確認しておくと、会計ソフトで処理する際の確認作業が不要になるので、より作業効率がアップします。これでスマホでの作業は終了です。

経理担当者の負担も軽減！「月末は残業が当たり前」という勤務スタイルが変わる？

クラウド上に登録されたデータは、会計ソフトで読み込む必要があります。先ほどのスマートメニューの［スキャンデータ取込］を選択すると、「確認が必要なファイルがあります」のアラートが表示されます。

クリックすると下記の図のように取り込まれた画像が一覧表示されます。仕訳データとして取り込みたい画像にチェックを押し[保存]をクリック。

スマートメニューの［未確定の取引］の一覧に、チェックした画像の取引が仕訳に自動変換され一覧表示されます。それぞれ勘定科目の確認や補助科目の追加などをし、確定すると正式に登録されます。

個人事業主の方の場合、自分で登録したデータなら、最初の確認作業はスマホで済ませているため、画像の確認もスムーズに終わるでしょう。会社の経理担当の人でも、手入力は特段必要なくなるため、登録作業の負担は軽く入力ミスも防げます。こまめにスマホで登録してもらい、登録者と経理のダブルチェックとなるので、ミスは確実に減るはずです。経費処理が分散されれば月末は残業当たり前という勤務スタイルからも開放されること間違いなしです。

「弥生 レシート取込アプリ」を導入することで、経費精算が非常に楽になります。個人事業主はもちろん、企業にとっても、経理担当の負担が大幅に軽減されるので、従業員全員が利用できるようにするべきでしょう。

この「弥生 レシート取込アプリ」で取り込んだレシートや領収書は、電子帳簿保存法、スキャナ保存制度にも対応しているので、届け出を提出している場合は、取り込んだレシートや領収書を破棄でき、ペーパーレス化にも貢献します。追加費用もかからないので、すぐにでも導入して、つらい経費精算処理から解放されましょう。

「弥生 レシート取込」アプリのダウンロード