弥生の『マイナンバー相談』に多く寄せられている質問をまとめました

弥生のあんしん保守サポートには、業務ヘルプデスクサービスのひとつとして『マイナンバー相談』^（※）があります。マイナンバーに関する疑問を、専門知識をもった弥生カスタマーセンターのスタッフがお答えします。そこで今回は、これまでに『マイナンバー相談』に寄せられた「よくある質問」をまとめました。

※こちらの記事は2018年4月17日に更新いたしました

※あんしん保守サポートの以下のプランでご利用いただけます。
　・デスクトップアプリ：トータルプラン（弥生会計・弥生販売・弥生給与はベーシックプランも可）
　・クラウドアプリ：ベーシックプラン

Q.マイナンバーの準備って、まずは何から始めればいいの？

A.マイナンバーの準備・運用には、大きく以下のような作業が必要です。

• マイナンバーの業務にたずさわる担当者を決める
• マイナンバーを扱う業務を見直す
• マイナンバーの取り扱いルールを決める
• 安全管理措置の方法を考える
• 上記をもとに「基本方針」や「取扱規程」をつくる

具体的な内容については、弥生が提供している「マイナンバー導入ガイド-事業者編-」をダウンロードしてご確認ください（ご利用にはあんしん保守サポートへの加入が必要です）。

Q.アルバイトや派遣社員からもマイナンバーを集める必要があるの？

A.事業者は、源泉徴収票を作成する際に該当者のマイナンバーが必要となりますので、雇用期間にかかわらずアルバイトやパートのマイナンバーを収集する必要があります。一方、派遣社員についての各種届け出の義務は派遣元の会社が負いますので、働いてもらっている企業側ではマイナンバーを収集する必要はありません。
また外部講師など、個人に対して謝礼を支払う場合にも、支払調書の発行のためにマイナンバーが必要になります。

　○：従業員（アルバイト・パート・契約社員を含む）
　○：従業員の配偶者、扶養親族
　○：外注費（原稿料、講演料など）の報酬の支払先となる個人事業主
　×：派遣社員

マイナンバーの収集対象となるのは、あくまで収集する必要がある場合のみです。不要な相手から誤って集めてしまうのは問題となりますので、まずは必要なシーンを洗い出し、利用の目的を伝えた上で収集を行うようにしてください。

Q.従業員にマイナンバーの提出を拒否された場合は、どうすればいい？

A.提出を拒否された場合、まずは「会社がマイナンバーを必要書類に記載することは法律で定められた義務であること」を伝えて、理解を求めてください。しかしそれでも提出してもらえない場合には、その経緯を記録しておいてください。そうした記録をあわせて提出すれば、マイナンバーの記入がない書類でも提出可能となります。

Q.従業員への教育や研修で、何か良い方法はありますか？

A.弥生では、マイナンバー制度の概要を約40分で学べるセミナー動画をご用意しています。インターネット環境さえあればいつでもご覧いただけますので、従業員を集めて一緒に見ていただくなどすれば、社内全体での共通理解も深められます。
なお、業務担当者向けに、実務上のポイントをまとめた「実務編」動画もあります。

Q. “安全管理措置”って、どこまで整えなければならないの？

A.安全管理措置を講じる目的は「マイナンバーを漏えいさせないため」ですから、何をどこまで整えれば良いか？というのは、事業規模などにもよるため一概に申し上げられません。ただし従業員100名以下の中小規模事業者に対しては安全管理措置の対応要件も緩和されていますし、必要以上にコストや負荷をかけず、自社の業務の実態に即した適切な運用管理のルールを決めることが大切です。

なお「弥生給与（やよいの給与計算）」では、安全管理措置のうち、データの暗号化や取扱履歴の記録などの「技術的安全管理措置」の要件を備えています。ただし、弥生給与を操作するパソコン本体や、弥生給与から出力した印刷物などについても、お客さまで適切な安全管理措置を講じていただく必要があります。

安全管理措置の対策のポイントについては、弥生が無料でご提供している『よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド』も参考にしてください。

Q. マイナンバーの記載が必要な書類って、具体的には何があるの？

A.税務関係と社会保障関係の書類が主な対象になります。例えば税務関係では、給与所得の源泉徴収票などの法定調書のほか、確定申告書などがあります。社会保障関係では、健康保険・雇用保険の資格取得届/喪失届や、算定基礎届などがあります。なお健康保険関連の書類については、平成29年以降提出分から必要となりました。

【参考】内閣官房「（４）民間事業者における取扱いに関する質問」

Ｑ4－1－2 マイナンバーを記載する必要のある帳票（調書・届出書類）は、どこで確認できますか？
Ａ4－1－2 社会保障、国税、地方税、防災の各事務に係る関係省令によって、詳細が規定されます。国税や地方税に関する帳票などは国税庁や総務省のホームページで、社会保障に関する届出書類の様式などは厚生労働省のホームページで公表されます。
・国税庁
・総務省
・厚生労働省

Q.顧問税理士にマイナンバーの管理を任せることにすれば、安全管理措置の対応は不要？

A.安全管理措置の対応のひとつとして、マイナンバーの取扱い業務や保管を税理士などの専門家や外部サービスに委託する場合には、「委託先の監督」をする義務が定められています。委託先が適切な安全管理措置を講じているかをあらかじめ確認し、遵守させるための委託契約を締結し、必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

もし委託先が情報漏えいを起こしてしまった場合には、委託した側も罰則の対象となる可能性がありますので、定期的に委託先の実地調査を行うなどのルールを明確にしておくことが望ましいとされています。

Q.社員が退職したら、収集済みのマイナンバーはどうすればいい？

A.退職した従業員であっても、「扶養控除等申告書」などは7年間の保管義務がありますので、その期間は退職した従業員のマイナンバーも引き続き安全に保管・管理しておく必要があります。

一方、法定保存期間が過ぎたらすみやかに廃棄・削除をする必要がありますので、忘れることのないように運用ルールを整備しておいてください。

Q.来年入社予定の内定者から、入社前にマイナンバーを収集しても大丈夫？

A.正式な内定通知が出され、入社に関する誓約書を提出してもらった場合など、確実に雇用すると決まっていれば、その時点でマイナンバーの提供を求めることができます。入社後には、雇用保険被保険者資格取得届や健康保険証などの発行に時間がかかることもありますので、事前に収集しておくことは効率的です。

なお、マイナンバーの収集後に内定辞退などで入社が取り消された場合は、マイナンバーが記入された書類はすみやかに廃棄し、廃棄したことの記録を残しておくことが必要です。

Q.平成29年から「扶養控除等申告書」のマイナンバーの記載を省略できると聞いたけど、本当？

A.原則、扶養控除等申告書には毎年マイナンバーの記載が必要です。ただし平成28年度税制改正において、下記の申告書を以前に提出済みで、且つこれらを基に作成した帳簿を備えている場合は、平成29年分以後の扶養控除等申告書にはマイナンバーの記載を要しないものとされました。（平成28年の扶養控除等申告書には記載が必要ですのでご注意ください）

1. 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
2. 従たる給与についての扶養控除等（異動）申告書
3. 退職所得の受給に関する申告書
4. 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書

【参考】国税庁「平成28年度税制改正によるマイナンバー（個人番号）記載対象書類の見直しについて（改正内容のお知らせ）」

以上、参考になりましたでしょうか？

ちなみに、弥生のカスタマーセンターで回答できるのは原則、マイナンバー制度に関する一般的なご相談内容に限られます。例えば「うちの会社の場合は、何をどこまでやれば良いのか？」というような個別具体的なご相談については、『マイナンバー相談』の対象外となりますのでご了承ください。ただし回答できない場合も、弥生から適切な相談先や専門家のサービスをご紹介いたしますので、まずはお気軽にご相談ください！