面倒な経費精算をいつでもどこでもサクッと処理！「Staple」導入で時短を実現

月末になると、いつも憂鬱になりませんか？ そう、忙しい時期にも関わらず、たまった経費の精算をしなければならないからです。毎日処理していれば月末に苦労することもないかもしれませんが、なかなかできないのが人の常……。特に会社であれば、その都度紙に記載したり、エクセルに打ち込んでから印刷し、経理担当に渡したりする作業がありますから、毎日こまめにできないのは理解できます。

残業時間の削減や仕事の効率化が叫ばれる昨今ですが、経費処理にかなりの時間を割いていて、そのために残業までしなければならないという非効率さ。今回は、そんな面倒な経費精算をパソコンやスマートフォンからサクッと行えるツール「Staple（ステイプル）」のメリットと使い方を、クラウドキャスト代表取締役の星川高志氏に伺いました。

※「Staple for 弥生」は、2019年12月をもってサービスが終了します。2019年9月より、経費精算アプリ「Staple」のSMART連携が可能です。詳しくは、こちらをご参照ください。

紙とエクセルで経費精算する時代は終わった

「Staple」はスマートフォンだけで完結する経費精算サービスを目指して開発がスタートされたもので、経費精算という非効率の塊をなんとかしたいというのがきっかけだったそうです。

星川：領収書を紙に貼ったり、エクセルに入力して印刷したりして、経理へ提出するという作業をやっているのは日本だけかもしれません。海外の人が見たら笑ってしまうほどで、生産性の向上がうたわれている昨今において、これほど非効率的なものはありません。

大企業では、すでに経費精算ツールをシステムとして導入しているところもありますが、中小企業のほとんどは「紙とエクセル」を利用して経費精算をしているとのこと。会計ソフトはすでに多くの企業が導入し、勤怠管理ツールも浸透済みといわれていますが、経費精算ツールは中小企業だとわずか数%ほどしか導入していないのだとか。

星川：従業員が2、3人程度なら経費処理は紙とエクセルでもなんとかなりますが、5人以上になると管理しきれなくなるケースが多いようです。従業員の数が増えるほど掛け算的に労力が必要になるのです。今まで経費精算ツールが浸透していないのは、業務や管理中心の仕組みであることも一因だと考えています。それよりも入力する利用者の視点に立ち、楽に処理できるように設計したのがStapleです。

Stapleは作業時間だけでなく、コスト削減も可能と星川氏は話します。例えば、従業員の交通費の定期区間の重複です。

星川：本来なら交通費は定期区間を考慮して計算しなければなりませんが、重複していても気にせず申請している方が大半だと思います。Stapleを導入し利用すれば、定期区間も考慮して計算できます。従業員が100人いれば、年間2,000万円ぐらいは削減できるはずです。

50人以上いる中小企業に最適な「Staple」

Stapleは、主に50名から500名規模の企業で使われています。従業員にとっても管理者にとってもより利便性が高くなっているのが特長で、スマートフォンはもちろん、パソコンのブラウザ上でもサクサクと軽快に動作し、かつデザインもシンプルなため、ストレスなく簡単に利用できる仕様になっています。

例えば、交通費精算をする際は、区間の駅名を入力する際も乗り換え案内サービスの「駅すぱあと」と連携しているため、駅名をサッと入力でき、利用した区間の経路と金額が一覧表示されるので、いちいちネットで金額を調べる必要がありません。

また、接待交際費を登録する場合も、参加者をStaple内の人事データやスマートフォンの「連絡先」を参照して名前の一覧を表示できるため、入力・登録の手間が省けます。3万円以上の金額の場合は、領収書を必ず添付することや理由を入力するよう、社内規定を追加することができるので、入力の不備を管理者が指摘するという面倒な作業を削減できます。

領収書もスマートフォンのカメラで撮影し簡単に登録できるため、月末にまとめて処理するのではなく、その都度処理する習慣ができることも期待できます。

星川：弊社では、領収書はすべてカメラで撮影したものを経費精算時に添付しています。承認者もすぐに確認できるので、領収書の原本はまとめて封筒に入れて提出するだけで、紙に貼って保管することはしていません。

月末にまとめて管理側が処理している場合、大きな金額の経費が後から分かったりすると、中小企業では死活問題になるケースも考えられます。経費がリアルタイムで分かることで、月中にキャッシュを可視化できるようになるのです。

星川：会社にとって、経費は短期的な借金みたいなものですから、必ず把握しておかなければなりません。そこで承認待ちの経費と、払い戻し待ちや却下したものの再申請される可能性がある経費の、3つの状態をひと目で把握できるようにしました。

承認側や経理担当の負担を軽減する仕組み

承認作業もメールの未読を既読にするような感覚で行えます。経費の使い方に疑問があった場合も、経費ごとにコメント欄が用意されており、登録した従業員に対してメッセージを送れます。従業員側もメッセージに対して返答すればいいだけなので、その都度、経費精算書類を従業員へ戻すようなこともなく、迅速に可否の判断ができます。

ほかにも、チャットツールと連携することもできます。例えば「経費を精算してください」といったリマインドを自動で流したり、「承認待ちが何件あります」といったメッセージを送るようにすれば、各自がすぐに対応できます。

チャットツール「Slack」はこちらの記事も参考にしてください。

Stapleを導入することで、経理担当者の業務負担軽減だけでなく、従業員の無駄な作業時間を解消し、経費も削減できるでしょう。中小・小規模企業にとって、すぐに業務改善につながる即効薬になるかもしれません。

お話を伺った方：星川 高志 氏

クラウドキャスト株式会社 代表取締役。法人向け経費精算アプリ「Staple」の開発・販売を手がけている。