「Web会議の日程調整は大変だし、会議も多すぎ！」 Dr.Worksを使って、効率アップ&受注アップ

コロナ禍により、Web会議を利用する機会が増えました。会議のために外出する必要がなく便利な一方、Web会議を設定する際に日程調整に苦労することもあります。例えば社内会議の場合、これまで口頭ですぐ決められていたところ、出席者全員の空いている日程を個別に調整しなければなりません。また、クライアントとの商談日程も電話やメールで設定できていたところ、オンラインとなると会議URLを生成する段取りが発生します。「これまでは簡単に決められたのに……」とお嘆きの方も多いのではないでしょうか。

Web会議に特化した日程調整ツール「Dr.Works」を使えば、そんな悩みも解消！業務の効率化や営業成果の向上を図ることができます。今回は、株式会社BEARTAILの阿部 洸希氏に、Dr.Worksのメリットや機能についてお伺いしました。無料のプランもあるので、今すぐに始められますよ。

日程調整とWeb会議予約がワンステップで完了

「Dr.Works」とはどんなサービスですか。

Dr.Worksは、Web会議に特化した日程調整のツールです。使い方はとても簡単で、まずは空いている日の設定や、Googleカレンダーなどと連携をさせます。そうすると空いている日が自動的に表出されるので、その空いている予定を日程調整したい相手にリンクで共有します。送られきたリンクはそれぞれ日時ごとにボタンになっていて、相手は出席可能な日時のボタンをポチっと押すだけ。

その際、ZoomなどのWeb会議ツールのURLも自動的に生成されるため、日程調整だけでなく会議URLの生成までワンステップで完了できるんです。さらに相手もDr.Worksを使用している場合は、日程の候補とその人の予定をDr.Works単体で照らし合わせることもできるため、より便利に使えますよ。

どういった理由で使い始める方が多いのでしょうか。また、小規模事業者ではどんな業種の方が利用されていますか？

コロナ禍でWeb会議が浸透して、対面とはまた違った課題が出てくるようになりました。Web会議ツールはZoom、Meet、Teamsなどさまざまですし、日程以外にもすり合わせしなければならないことが増えています。また、対面のミーティングと違って移動がないため、1日にたくさんの予定を入れることも可能です。つまりWeb会議ならではの日程調整の難しさとミーティング数の増加、この2点に課題を感じているお客さまが多いのではと思います。

小規模事業者の方で目立つのは弁護士・税理士といった、いわゆる士業とカウンセラーの方ですね。相談そのものをオンラインでできますし、初回の無料相談に活用されているケースもあります。

利用者の方からの反応はいかがでしょう。

ダブルブッキングがなくなったという声をよくお聞きします。例えば100人の相手と日程調整する場合、Web会議ツールを単体で使うと、発行したURLを100人全員にメールで送らなければいけません。Dr.Worksを利用すれば一度にまとめて共有できますし、お客さまの反応も速くなります。

これは日程調整ツール全般に言えることなんですが、IT知識がなくて最初の設定に苦労したという話はありました。でも、弥生会計を使いこなせるくらいのITリテラシーがある方なら苦戦することはないと思います。もし設定で迷われたら、有料にはなりますが弊社はサポート体制がありますので、そちらを活用ください。

アポイント数増加・リードタイム削減で「受注アップ」にも！

「Dr.Works」のメリットや効果を教えてください。

大きく分けると「業務効率化」「営業成果の向上」の2点になります。業務効率化は、今まで一人一人と日程調整していたものがリンク共有だけで済むようになったことですね。

営業成果の向上については、スムーズな日程調整によって面談の回数を増やすことができます。会社のWebサイトに埋め込むこともできるので、そこからアポイントも取れますし、受注に至るまでのプロセス、つまりリードタイムの短縮も可能です。

実際に受注が増えたという例はあるのでしょうか。

アポイントの数が増えてリードタイムが短くなった結果、そのような流れは期待できると思います。スムーズに日程調整を完了することで相手の印象が良くなり、次回の商談につながる率がアップしたという声も多くいただきました。リードタイムは今まで2か月かかっていたものが、1か月半になったという事例もあります。

これまでは日程を提示しても空いていないと言われたり、Web会議ツールの種類をどうするかなどをやり取りしているうちに、数日経つこともめずらしくありませんでした。それがDr.Worksを使うと空いている予定が全て画面上で確認できるようになるため、直近の日程を選ぶ人が多いんです。そうなると、リードタイムはどんどん短くなっていきますよ。

先方に好感を与える「相手ファースト」な機能が満載

さまざまな機能がありますが、どれがよく使われていますか？

「一回限りの調整」という機能がよく使われています。日程が空いてはいるんだけどその前の会議が長引きそうだから参加をやめたいときや、この会議は出ても出なくてもいいから保留にしたいときに使用するものです。つまり、参加するはずだった予定をその場で調整したり、事前に保留にしたりする機能です。

その他には、予定の仮押さえを完全自動化できる「仮押さえ機能」も使用頻度が高く、経営者の方だと「代理機能」も好評です。日程調整をご自身でなく秘書やアシスタントに代理で任せている場合は、特に便利だと思います。

連携できるサービスを教えてください。

これはプランによるのですが、連携可能なサービスは大量にあります。メインとなるのは、やはりGoogleカレンダーですね。もちろんWeb会議ツールもZoomをはじめMeet、Teams、Wherebyなど複数に対応しています。日程調整のリンクをSlackやChatworkに送り、チャットでのやり取りにつなげることもできますよ。GoogleアナリティクスやHubSpotといった、マーケティングに関するサービスとも連携しています。

開発の際にこだわったことや「Dr.Works」ならではの強みは何でしょう。

これはとにかく「相手ファースト」で作ったこと、この1点です。基本的には日程調整相手はお客さまですから、そういった方に不快感を与えずユーザーフレンドリーに使ってもらえるよう心がけました。

このコンセプトが現れているのが、Web会議ツールを相手側で選べるという機能です。選んだツール以外も代替手段として共有されるため、例えば、当日Zoomが調子悪いというときにはMeetなどに変更することもできます。また、事前に相手の名前やメールアドレスを入力しておいて先方の手間を省けるのも、相手ファーストの考え方に基づくものです。

また、Web会議や商談ですと顔を合わせないので、初めのアイスブレイクに時間がかかると思うんです。Dr.Worksなら、Web商談ではなかなかできない名刺交換やプロフィール交換を通して、事前に相手を知ることができますし、商談相手の印象をアップさせることが可能です。

社内に情報システム部がなくても運用できますでしょうか。

運用に関しては、営業部やマーケティング部など部内で完結している企業がほとんどです。もし、SaaS系のソフトやサービスに慣れていなくて不安な事業者の方は、フルサポートが付いている有料のベーシックプランを選ぶと安心だと思います。他社の日程調節ツールはサポートがないものが多いので、そこはDr.Worksをおすすめしたいポイントですね。

ちなみにSaaSとは、Software as a Serviceの略。パソコンやサーバーにインストールして利用するソフトウェアを、インターネットを通じて提供するサービスのことを指します。

0円から導入OK！人数・サポートの有無でプランを選択できる

有料のベーシックプランと無料のフリープランがありますが、小規模事業者の方はどちらを選べば良いですか？

選び方は簡単で、ポイントは「何人で使うか」「サポートが必要か」の2点だけです。まず1人で使用されるのであれば、フリープランでかまいません。複数人が同席する場合や、代理の人に日程調整をやってほしい場合は、ベーシックプランが向いています。サポートに関してはIT知識に自信がないとか、SaaS系のソフトに慣れていない方はベーシックプランが良いでしょう。

ユーザーの割合はフリープランの方が多いですね。0円から使える日程調整ツールは珍しいですし、フリープランの制限もDr.Worksはゆるめだと思います。

ベーシックプランのサポートは、どのような体制になっているのでしょう。

まずは使い始めの際に、設定や運用のポイントをアドバイスします。Slackといった連携サービスの設定も行っていますので、スタートでつまずくことはまずないでしょう。サポートチームとすぐにコンタクトできるチャットも、平日の9:00～18:00に利用できます。

またDr.Works独自のサポートでは、1日1回予定を全件メンテナンスするというものあります。例えば、予定がパンパンで日程調整できる日時がまったくないとか、メールアドレスの入力が間違っていて相手に届いていない、そういうケースで通知が行くようになっています。

最後に、「Dr.Works」の今後の展望をお聞かせください。

先ほどDr.Worksのメリットとして「業務効率化」「営業成果の向上」の2つをお伝えしましたが、特に営業成果の向上については、より追求していきたいです。Dr.Worksを使ったり、Webサイトに埋め込んだりするだけで、アポイント数やリード数が2倍・3倍になるなど、そういう結果にこだわっていきたいと思います。

BEARTAILの他のサービスとの連携も模索している最中で、Google IDのようなアカウント1つですべてのプロジェクトを使えるようになるといいですね。ITサービス・ツールを比較する「プロキュア」というメディアサイトも運営しているので、そちらの掲載企業とも協力していきたいです。