紙のスケジュール&タスク管理は限界！クラウドサービスで仕事をスマートに進めよう

仕事のスケジュールや、やらなければならないこと（ToDo・タスク）は、紙での管理はもう古いと言わざるを得ません。今では、クラウドサービスを活用し、進捗状況やスケジュール管理を複数人で共有し、作業を円滑に進める動きが活発になっています。今回は、そんなスケジュール&タスク管理に特化したクラウドサービスをご紹介しましょう！

非効率な紙でのタスク管理から脱却

皆さんは、仕事のスケジュールやタスクをどのように管理していますか？　スケジュール手帳に書いたり、パソコンのディスプレイに付箋を貼ったり、はたまた頭のなかに記憶したりと、人それぞれ昔から実施しているやり方で行っていると思います。

そういった管理は、個人であればまだよいのですが、これを複数の社員で共有するとなると、様々な問題が発生してしまいます。しかしクラウドベースの管理サービスを活用すれば、複数でスケジュールやタスクを共有し、仕事を円滑に進めることができます。

クラウドサービスを使う利点は、複数で情報を共有できるだけではありません。例えばパソコンとスマートフォンいずれでも利用できるので、オフィス以外で作業をしていても、スケジュールやタスクが確認でき、登録も編集もできるので予定が発生したり変更したりした時点ですぐ対応できます。また、指定した時刻に予定やタスク期限の通知をしてくれるので、「うっかり忘れる」といったことを防いでくれます。言うなれば、ちょっとした「秘書」が常に側にいる感じです。

スケジュールやタスク管理に便利なGoogleサービス

スケジュールやタスクの管理でもっとも利用されているのがGoogleのサービスでしょう。Googleのアカウントさえ持っていれば、誰とでもつながり、無料でスケジュールやタスクを共有できます。

スケジュール管理の「Googleカレンダー」

他社との打ち合わせや会議、営業の訪問先、出張など予定を登録しておくのが「Googleカレンダー」です。カレンダーはGoogleアカウントを持っているユーザーであれば、誰とでも共有できます。またカレンダーは複数管理でき、仕事用と個人用を別に管理・表示させられるため、仕事とプライベートで予定のバッティングを防ぐのも容易です。

定期的に行う会議は、繰り返し設定も可能で、日をまたぐ出張予定も登録できます。スマートフォン用のアプリも用意されていて、予定が近づけば設定した時間に知らせてくれます。パソコンの使用中には、画面上に予定の通知もしてくれるので、予定忘れの防止になります。また、会議など複数人で集まる場合、それぞれのスケジュールをチェックして空いている時間を簡単に見つけることもできます。わざわざ全員にスケジュールを聞いて回る必要はありません。

また、Facebookのイベントと連携して、自動的に予定を設定することもできるので、興味あるイベントを逃しません。

これまで手帳で管理していた人にとっては、機能が豊富なので慣れが必要かもしれませんが、一度使い始めると便利すぎて手放せなくなるはずです。

タスクを管理する「Google Keep」

Googleのサービスで「タスク」のことは「リマインダー」と呼びます。「リマインダー」機能は、基本的に自分に対しての備忘録で、「何日の何時までに作業する」や「明日行うべき仕事リスト」などをお知らせしてくれます。

「Google Keep」は、そういったリマインダーを登録できるサービスで、自分だけでなくほかの人と共有設定が可能。例えば同じチームのリーダーとリマインダーを共有し、進捗状況を確認するといったことも行なえます。

またGoogle Keepは、リマインダーとしての機能だけでなく、「とりあえずメモ」を保存するアイデア帳としても使えます。Chromeブラウザの拡張機能を利用すれば、アイコンをクリックするだけでウェブサイトを保存可能。登録したメモはリマインダーに変更できるので、アイデアを共有して、みんなの反応を募るということにも使えます。

リマインダー機能は、Google Keepだけのものではなく、「Gmail」の「Inbox」といったメールサービスからも利用できます。通常のリマインダーとして登録できるほか、例えば、届いたメールに対してあとで返信するといった場合、リマインダーとして登録したり、今は忙しいから、ちょっとあとで確認するといったときに利用できます。

プロジェクト向きのタスク管理サービス

Googleのサービスは、スケジュールを中心に自分のタスクも管理する柔軟性の高い仕様ですが、プロジェクトやチーム内で進捗を管理したり、情報を共有したりするのに向いたサービスもいくつかあります。

タスクも管理できるチャットサービス「チャットワーク」

以前「ビジネスでの利用はもはや当たり前？仕事で使えるチャットツールを紹介！」で紹介した「チャットワーク」は、タスク管理機能も備えているので、プロジェクトやチームごとに部屋を作り、タスクも設定しつつ、進捗状況をメッセージでやり取りするといったことが可能です。

タスクは、誰でも特定のメンバーに指定できるので、指示と同時にタスクを設定できます。メッセージのタスク化やメンバー指定してのタスクの共有も可能で、作業の円滑化に最適です。

課題を設定して進捗管理する「Backlog」

プロジェクト管理サービスのひとつ「Backlog（バックログ）」は、登録したメンバーに対して、課題（プロジェクト）ごとに部屋を作り、メッセージのやりとりや進捗状況を管理できます。課題ごとに期限を設定したり対応状況や優先度を指定したりして、各プロジェクトの進捗状況を可視化することで、どこが滞っているかがすぐにわかり、対策を施せます。

作業の割り振りもメッセージで担当へ指示し、現状、誰が作業をしているのかもわかるようにできます。また、ガントチャート（作業計画をスケジュールとともに棒グラフのような形で、視覚的に見せる形式）やバージョン管理機能（ソフトウェア開発などで変更履歴を管理すること）もあり^※、あとでプロジェクトの進行がどうだったのかも振り返ることができるので、今後の対策にも役立つでしょう。

※プランによって実装される機能が違います

カード式にタスクを管理できる「Trello」

「Trello（トレロ）」は海外のサービスですが、日本語化もされている無料で使えるカード式の情報管理サービスです。柔軟性が高く、さまざまな用途に利用できますが、特にタスク管理に向いた仕様になっています。ボードと呼ばれる空白のスペースに、カードと呼ばれる仮想のポストイットを配置するようなデザインが、ほかのツールとは異なるところです。

メンバーを登録したあと、まずリストを作ります。リストは「プロジェクトごと」「工程ごと」など複数作れるので、管理方法に合わせて作成します。そのあと、リストごとにカードを作ります。カードには担当や期日、ラベル指定などが可能で、メモ書きとそれに対するコメント、添付ファイルを付けられます。カードは自由にリスト内で並べ替えたり、リストをまたいで移動したりできます。

例えば進行管理として、作業工程をリストとして作成し、課題をカードにすれば、作業が終了したら次の工程へカードを移動させていき、進捗状況やどの工程が詰まっているのかといったことが、視覚的にすぐわかります。プロジェクトのほか、何でも好きなものの整理・記録・計画に活用することができます。

社員とスケジュールやタスクを紙ベースで共有しようとすると、効率が悪く限界があります。クラウドサービスを利用すれば、社内だけでなく社外からもいつでも確認・編集ができ、社外の人とも情報を共有できるので、作業効率が大幅にアップします。

使い勝手は、サービスによって違うので、いろいろ試して導入を決めるのがよいでしょう。またサービスごとに利点もあるので、併用して利用することもオススメします。