建設業界向け原価管理システム「レッツ原価管理Go！」で仕事の流れをスムーズに

建設業は工事台帳の管理が必要なため、汎用的な販売管理ソフトでは機能が満たないケースがあります。そのため、エクセルを使って管理している事業者さまが多いのですが、それだとやはり手間がかかったり、ミスも発生しがちです。そこでオススメしたいのが、建設業に特化した原価管理ソフト「レッツ原価管理Go！」です。導入実績3,700社以上を誇る同ソフトを開発した株式会社レッツの代表取締役社長・山崎教雄さまにお話を伺いました。

業務フローを良くするには、まず一元管理から

建設業といっても幅が広いですが、土木をはじめ、リフォームや水道、電気、左官、塗装など工事を請け負うようなすべての業種に対して、「レッツ原価管理Go！」は有効です。そもそも開発したきっかけは、奥さまが経理を管理されている工務店の社長さまの要請からでした。社長さまは工事現場の原価がすぐに知りたいと思っても、経理業務は取引先への支払い手続きなどで手一杯のためなかなか手が回らず欲しい情報がすぐに出てこないという課題から、それを改善するソフトとしてスタートしました。1996年8月に販売を開始して以来、現場の生の声を積極的に反映し、改善し続けてきましたので、使いやすさには自信をもってご提供しています。

レッツの製品を導入していただいた事業者さまが、導入以前はどのように管理していたのか調査したところ、請求書も見積書も発注書も、何でもエクセルで管理している事業者さまが約60％もありました。決算書の作成などは会計ソフトに任せても、こうした帳票作成をエクセルで行っていると、発注や仕入れ、経理などのそれぞれのタイミングで同じ情報を何度も入力しているうちに整合性がとれなくなってしまいがちです。

また、工事現場の原価と支払金額が合わず、経営者にとっては利益が出ているのかどうか？ どう改善すればいいのか？という判断がすぐにできない状態に陥っているというお悩みも多くありました。

原価をリアルタイムで把握したりスムーズに作業を進めたりするには、見積もりから実行予算・発注・原価管理・支払管理・回収管理といった、一連の業務を一元管理することが重要です。これまで2度、3度と入力していた伝票や帳票が、レッツ原価管理Go！を使えば1度の入力で、仕入先ごとの元帳にも工事ごとの台帳にも転記されるので数字の整合性を保てますし、すぐに現在の状況を確認することもできます。さらにレッツ原価管理Go！なら、最終的に「弥生会計」にデータを送ることもできます。

システム導入とともに業務フローを見直すことが大切

一元管理することで、請求や入金管理の負担が軽減されるため、月次決算のスピードを上げることができます。これまで、月次決算に多くの時間がかかって数カ月前のデータでしか判断できなかった状況をリアルタイムに判断できるわけです。

それとともに、数字にブレが発生しないため、会議や戦略を検討する際も、工事ごとの細かい情報を管理し、多彩な出力条件で資料を作成することで、経営判断もしやすくなります。

ほかにも、さまざまな効果が生まれてきます。例えば、ある会社では、入金漏れがあることに気がついて調べたところ、そもそも請求書を出すのを忘れていたというケースが多々あったそうです。原価をいくら抑えていても、請求漏れがあったら元も子もありません。特に少額工事は請求漏れや遅れが発生しがちですが、レッツ原価管理Go！で定期的に未請求・未入金をリスト化することで、そのようなミスを低減してくれます。

ただ、システムを導入すれば業務が改善されるというわけではありません。業務担当を明確にし、業務フローを再構築することも重要です。例えば、現場担当に入力を任せてばかりいると、優先すべき現場の業務が滞る可能性があります。チームワークで役割分担を行ない、仕事が流れる仕組みや役割分担が重要です。

また業務フローとして、工事を始める前に受注処理をするというルールをつくり実行することも大切です。受注する際は必ず実行予算書を出力して、上長の許諾をとり、通ればそれを経理が入力する、というルールを徹底することで、工事の予算がきちんと登録されるようになります。

実際に工事が始まれば予算からズレることも多々ありますが、最初にきちんと工事予算が登録されていれば、予定に対して何がどう変わったのか、最終的にどんな材料を使ったのかなどを把握でき、厳密な原価管理が行えるのです。

通常は部署ごとの縦割り業務になっているケースが多いと思いますが、見積もりから支払まで一元管理できることで、部署を超えて仕事が流れていきます。システム導入とともにミーティングを行ってチームワークを高めていくと、より効率的な経営が行えるようになるでしょう。

シンプルなメニューで、どの部門でもわかりやすく使える

建設業界向けの管理ソフトの中には、業務に特化した場合が多く、入力項目が多くなりがちです。その点、レッツ原価管理Go！は、極力シンプルでわかりやすくなるように開発しています。特に弥生ユーザーさまなら、インターフェースが近いつくりになっていますので違和感なく利用できると思います。

工事ごとに売上計上や多彩な請求書の発行が可能で、また請求残高が自動的にセットされるため、入力も簡単です。入金予定日も自動的にセットされるので、回収予定表にも役立てられます。また、工事ごとの入力で大変なのが、手形・振り込み・手数料・相殺などを複数工事分振り分けることだと思いますが、入金伝票振替形式を使えば、消し込みも簡単に行えます。

また出面に関しては、誰がどこの現場で働いていたのかを、日付もしくは時間を入力するだけのシンプルなものです。このあたりは、現場の従業員が手書きで書いたものを、経理担当者がまとめて入力するケースがほとんどだと思いますが、現場の従業員自らが入力するウェブツールも別途用意しています。なお出面の情報は「弥生給与」とも連動可能です。

山崎さんにお話を伺いましたが、建設業と一口に言ってもさまざまな業種があるので「うちの業務でも使えるのだろうか？」とお悩みの事業者さまもいることでしょう。導入にあたっては、東京と大阪で定期的に無料体験会を行っているので、一度参加してみることをオススメします。全国のレッツ公認インストラクターがお客さまの導入をしっかり支援してくれるので、エクセルでは十分な管理ができないとお悩みの事業者さまはぜひ検討してみてください。

お話を伺った方：山崎 教雄（やまざき のりお）さま

導入実績3,700社以上を誇る建設業界向けシステム「レッツ原価管理」を開発した、株式会社レッツの代表取締役社長。趣味はマラソン・トライアスロン。2016年のホノルルマラソンでは、見事完走を果たした。