弥生製品を使ってテレワークする方法まとめ【デスクトップ】【クラウド】【自社サーバー】

新型コロナウイルスの影響によりテレワーク（リモートワーク・在宅勤務）の導入が拡大しています。その傾向は中小企業も例外ではありません。弥生にもお客さまから「テレワークで弥生製品を使えますか？」というお問い合わせが増えてきました。

ご安心ください！自宅やシェアオフィスでも、弥生製品を使った経理作業が可能です。それでは早速、テレワークで弥生製品を使用するための方法を見ていきましょう。テレワーク導入に活用できる助成金についても、簡単にまとめています。

【弥生のデスクトップアプリでテレワークする方法】社外で取り出せる「弥生ドライブ」なら会計事務所との共有もOK！

弥生のデスクトップアプリ（「やよいの青色申告」「弥生会計」「やよいの給与計算」「弥生給与」「やよいの見積・納品・請求書」「弥生販売」「やよいの顧客管理」）でテレワークをするには「弥生ドライブ」が便利です。

弥生ドライブとは、弥生製品をインストールすると利用できるオンラインストレージサービスのこと。社外で経理などの作業を行うときはセキュリティが特に気になるところですよね。弥生ドライブではSSL暗号化通信を利用しており、情報漏えいへの対策は万全です。

そんな弥生ドライブには、普段会社で使っている弥生製品のバックアップファイルをアップロードすることで、安全にデータを管理できる「データバックアップサービス」と、社内のメンバーはもちろん、会計事務所や取引先とデータを共有することができる「データ共有サービス」の２つの機能があります。

まずは「データバックアップサービス」を使ってファイルを弥生ドライブにアップロードしてみましょう。弥生のデータだけでなくエクセル・ワード・PDFなども保管できます。

＜弥生ドライブでデータをアップロードする方法＞

１）弥生ドライブを起動する

　　弥生ドライブの起動

２）［アップロード］－［ファイルを選択する］をクリック、または画面右側の空いているところで右クリックし、［アップロード］－［ファイルを選択する］をクリックする

３）アップロードしたいファイルを選択して、［開く］ボタンをクリック

４）ファイルのアップロード画面が表示される

５）［弥生ドライブ］画面にアップロードされたことを確認

社内外の関係者とデータを共有するためには「データ共有サービス」が便利です。弥生IDでのログインと、相手も弥生IDを取得している必要がありますが、まずは弥生ドライブに共有フォルダを作成し、共有相手の弥生IDを設定します。その後、共有したいファイルを共有フォルダにアップロードすれば、安全にデータを共有することが可能です。弥生ドライブ上の共有フォルダに保存している事業所データは、直接起動・編集も可能です。（「弥生会計 プロフェッショナル2ユーザー」「弥生会計 ネットワーク」「弥生販売」のデータは、直接起動・編集はできませんが、バックアップファイルなどをアップロード・ダウンロードしての共有は可能です）

テレワーク中はメンバーの顔が見えにくいので、複数のユーザーが同じファイルを編集してしまうことも……。そのような事態を避けるためには、ファイルにロックをかけて保護しましょう。

編集したいファイルをダウンロードした後でロックボタンをクリックすると、ファイルの状態が「使用中」に変わり、他のユーザーに編集中であることを明示できます。なお、ファイルをダウンロードせず弥生ドライブから直接データを開く場合は、自動でロックされるため手動での操作は不要です。

〈弥生ドライブでデータを共有する方法〉

１）共有設定するフォルダを選択し［共有］ボタンをクリック

［共有の設定］ダイアログが表示されます

２）［このフォルダを共有する］にチェック

ダイアログ内の設定が編集できるようになります

３）［弥生ID］に共有相手の弥生IDを入力して、［追加］ボタンをクリック

［共有設定］に追加した弥生IDが表示されます。複数の弥生IDを追加する場合は、この手順を繰り返します。
※共有相手の弥生IDを知っている必要があります
※共有相手もあんしん保守サポートに加入している必要があります

４）追加した弥生IDの［操作権限］を設定

共有したフォルダ内のファイルやフォルダを削除されたくない場合は、［更新、追加のみ可能］に変更します。

５）［OK］ボタンをクリック

共有したフォルダは、ツリービュー上のアイコンに人型のマークが追加されます

ちなみに共有相手にはツリービュー上に「（弥生ID）：（フォルダ名）」の名前で表示され、アイコン下部にケーブルのマークが追加されます。また新たに共有されたフォルダは、黄色の背景色で表示されます。

共有されたフォルダの名前は変更することも可能。名前を変更しても共有元には影響ありません。

弥生ドライブは情報漏えいへの対策は万全、とはいえ「マイナンバーなどの個人情報も扱うから心配」という方もいらっしゃると思います。

その場合は安全管理措置を考慮し「ログインパスワードを保存しない」「コンピューターに作業ファイルを残さない」設定にしておくと良いでしょう。自動ログインを防ぐには、ログイン画面で「ログイン状態を保持する」のチェックを外します。作業ファイルを残したくないときは、設定画面で「作業ファイルを残さない」を選択してください。

詳しい使い方については下記をご確認ください。
弥生ドライブの使い方

なお弥生ドライブの対応製品は、デスクトップアプリのみとなっています。利用にあたっては「あんしん保守サポート」への加入と、弥生IDの取得が必要です。あんしん保守サポートはサポート内容によって「セルフプラン」「ベーシックプラン」「トータルプラン」の3つのプランがあり、弥生ドライブはどのプランでも利用できます。あんしん保守サポートに加入されている方ならすぐに使えるサービスなので、ぜひ活用してみましょう。

・参考リンク
【新型コロナウイルス対策】在宅勤務を実施する際の弥生製品の運用に関するご案内｜弥生

【弥生のクラウドアプリでテレワークする方法】特別な準備不要で今すぐはじめられる

クラウドアプリなら特別な準備をせず、すぐにテレワークを始めることが可能です。弥生では「弥生会計 オンライン」「やよいの青色申告 オンライン」「やよいの白色申告 オンライン」「やよいの給与明細 オンライン」「Misoca（見積書・納品書・請求書作成）」という5つのクラウドアプリをご用意しています。

クラウドアプリはネット環境さえあれば場所を選ばず使えて、操作もシンプル。リアルタイムで進捗や経営状況を確認できるのも、クラウドならではのメリットです。ライセンスアップで複数担当者で利用できたり、弥生PAP会員などの会計事務所や税理士との共有であれば申請、承認だけでかんたんデータを連携できます。

万が一パソコンが壊れたとしても、データは自動バックアップされているので安心です。またスマートフォンアプリから取引入力などを行うこともできます。

サーバー不要で複数台同時利用ができる「かんたんホスティング」

弥生ネットワーク製品を利用する場合、利用環境としてサーバーが必要となりますが、サーバーの代わりに弥生公認のホスティングサービス「かんたんホスティング」を導入する方法もあります。

「かんたんホスティング」は自社のサーバー設置なしで、弥生ネットワーク製品を利用することができるサービスです。インターネット環境さえあれば、社外でも弥生ネットワーク製品を利用ことも可能。加えて「専用サーバーの構築が不要」「システム管理を代行してもらえる」といったメリットがあります。

システムに詳しい社員がいなくても、ヘルプデスクへの問い合わせで導入から利用方法まで幅広くフォローしてくれるのも嬉しいポイント。インターネットを経由する仕組みを考慮し、ウイルスや不正アクセスにも高度なセキュリティ対策がなされています。システムは専門スタッフによって24時間・365日管理されており、自然災害への対策も万全です。

なおサーバーの利用時間は7:00～0:00に限定されており、それ以外はメンテナンスのため使うことができません。また、かんたんホスティングを利用できる弥生製品は「弥生会計 21 ネットワーク」「弥生販売 21 ネットワーク」の2つで、別途あんしん保守サポートへの加入も必要です。

お申し込みの際は、株式会社インストラクションのサイトから、入力フォームに会社名・住所・担当者名・利用人数などをお知らせください。最終的なお申込みは、株式会社インストラクションより、全国の弥生ビジネスパートナーまたは、製品購入先を経由して、最短10営業日で導入が可能です。

料金は、3ユーザーの場合初期費用100,000円（税抜）／月額費用28,000円（税抜）となっています。その他のプランについては「かんたんホスティング」をご確認ください。

国や自治体がテレワーク導入をサポート！助成金制度とは？

新型コロナウイルスの影響で急にテレワークを行うことになり、「いったい何からやればいいのか」とお困りの経営者の方も多いことでしょう。「小さな会社が今すぐテレワークを導入する方法」では、1か月以内にテレワークを始められるよう、最低限必要なハード・ソフトやWEB会議のやり方を解説しています。テレワークの基本がわかる「ゼロからはじめる！テレワーク導入の3ステップ」も、ぜひ参考にしてみてください。

一方で「コロナショック」と呼ばれるほど景気も悪化する中、テレワーク導入に多額の費用をかけるわけにもいきません。そこで活用したいのが新型コロナウイルス対策の助成金です。

 ・厚生労働省の「新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース」

労災保険に加入している中小企業向けの助成金で、テレワーク用通信機器（パソコン・タブレット・スマートフォンは除く）の導入などを対象に上限100万円を支給します。交付申請の締切日は2020年5月29日（必着）です。

また年度ごとに実施されている「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）」の募集も2020年4月1日に始まりました。

 ・東京都の「事業継続緊急対策（テレワーク）助成金」

申請資格を有するのは都内に本社または事業所を置く中堅・中小企業（常時雇用する労働者が2名以上999名以下）です。パソコン・タブレット・VPNルーターの購入や設置費用などを対象に上限250万円を支給します。交付申請の締切日は2020年5月12日（必着）です。

なお現時点（4月8日現在）では、東京以外の自治体ではテレワーク助成金制度を実施しておりません。

自宅やシェアオフィスであっても、工夫次第ではオフィスと変わらない環境を整備することが可能です。弥生製品では、今回ご紹介した弥生ドライブ・クラウドアプリ・かんたんホスティングの利用によりそれを実現できます。いつもの弥生で、快適にテレワークしましょう！

【関連記事】