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経費精算のシステム化で業務のムダをなくし、ワークスタイルの変革を!「楽楽精算」

社会全体が長時間労働の是正に向けて動き始めている昨今、企業では労働生産性をあげることが求められています。そのためには、業務の妥当性を見直し、ムダな業務をなくしていくことが必要です。

では、ムダな業務にはどのようなものがあるのでしょうか?

その1つとして、経費精算があげられます。会計上、どの企業にも必ず必要なものですが、手順が多く煩雑な部分が多い業務です。一方で見方を変えると、経費精算は全社員が関わるため労働生産性改善の効果が高いともとれます。そうすると、ここを改善しない手はありません。

今回は弥生会計とのデータ連携も可能な「楽楽精算」を例に、経費精算による生産性改善について解説いたします。

※本記事は、 弥生のあんしん保守サポートベーシックプランまたはトータルプランにご加入中のお客さまにお届けしている情報誌「弥報(やっほー)」2019年7月号で掲載した内容の一部を再編集したものです。また、本記事は株式会社ラクスの提供で制作しています。

全社員が関わるからこそ、効果が大きい

経費精算には多くの手作業があります。

交通費の精算では、営業社員は訪問した企業までの運賃を調べ、エクセルや紙の精算書に記入します。管理職は金額やルートに不備がないかを確認します。時には承認作業のために会社に戻ることもあるでしょう。最後に経理が確認を行い、仕訳や会計ソフトへの入力、振込データの作成を行います。差し戻しが発生した際には、修正の手間も発生します。

このような作業が企業として真っ先に改善すべき「ムダ」であるのです。

実際に、従業員100名の企業で経費精算にかかる時間は、年間約1200時間に及ぶというデータもあります。ここからも経費精算を見直すことのメリットが見て取れます。では、実際に経費精算のムダはどのように解消すればよいのでしょうか。

その答えは経費精算のシステム化にあります。現在、経費精算システムが多くの会社より発売されており、その中で導入実績ナンバーワン(※) を誇るのが、株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」です。

※ ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2018」SaaS 型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2017年12月末までの累計導入社数)

「楽楽精算」の導入で、経費精算にかかる時間は約4分の1に

「楽楽精算」の導入で経費精算のやり方は一変します。

たとえば交通費精算では、交通系ICカードから取り込んだデータをそのまま精算データとして提出できるように。入力の手間がなくなるので負担は大きく減ります。

また、取り込んだ金額は変更ができないので、入力ミスや不正申請もありません。交通系ICカードを使わない場合でも、乗換案内ソフトが内蔵されているため、運賃を調べ直す手間が省けます。

法人用クレジットカードとの連携も可能で、利用明細をそのまま申請に使える機能も用意されています。上司の承認では、そのルートが最短かあるいは最も安いルートかがアイコンで表示されるので、細かいミスに目を光らせる必要がありません。

社内規定に沿わない申請にはエラー表示が出るため、見落としも防止できます。さらに嬉しいのは、外出先でもスマホで承認作業ができる点で会社に戻らずともスキマ時間に承認ができます。

経理にとっても「楽楽精算」の導入メリットは大きいものです。

勘定科目と申請データが自動で紐づけられるため、手作業による仕訳や集計の必要がありません。さらに、弥生会計をはじめとした各種会計ソフトへのデータ連携も可能です。弥生会計へデータ連携するための専用テンプレートも用意されており、設定に時間をとられることもありません。

「楽楽精算」の導入により、経費精算にかかる時間は年間約1200時間から約270時間へと、約900時間も削減されます。実に、元の時間の約4分の1に(従業員約100名の場合)。社員は単純作業から解放され本来やるべき業務に集中することができます。

導入企業からも「4日かかっていた精算作業を1日に短縮できた」、「月次決算の早期化を実現できた」など、導入効果を実感する声が多く寄せられています。現在の導入社数は4000社。多くの企業が経費精算のシステム化に取り組み、労働生産性の改善を進めていることが分かります。

経費精算の見直しで会社全体に好循環を

会社全体に好循環をもたらす「楽楽精算」。導入に必要なものはネット環境のみで、利用料も月額3万円からと、導入・運用コストが低いのも選ばれる理由です。

業務のムダをなくし、労働生産性をあげ、従業員のワークスタイルに変革をもたらす。その変革によってもたらされた時間と資金を有効に使えば、さらなる改革に取り組むための余裕が生まれるでしょう。好循環の第一歩として経費精算のシステム化を検討してみてはいかがでしょうか。

提供:株式会社ラクス

「楽楽精算」ホームページ

弥報編集部
著者:弥報編集部
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