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【Excel活用術】「データの入力規則」応用技!入力できる値を制限しエラーメッセージを表示する方法 【第43回】

前回紹介した「データの入力規則」機能の応用技として、入力できる値の制限方法を紹介します。
例えば下のサンプル画像(アンケート入力表)のように、セルC2からC8の回答欄に1から5の特定の数値のみが入力できるようにする方法です。1から5以外が入力された場合にはエラーを表示させることも可能ですので、入力間違いを防ぐことができる便利な機能です。

早速はじめましょう

操作説明は、上の図のようなアンケート表が入力されているところから始めます。
(1) 回答欄(C2からC8)のセルを囲み、リボンの「データ」タブにある「データの入力規則」をクリックします(クリックすると「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます)。(2) 「設定」タブが表示されていることを確認し、「入力値の種類」を[整数]に変更します。
変更すると「データ」項目が入力可能になり、「最小値」「最大値」項目が表示されます。(3) 「データ」を[次の値の間]に指定し、「最小値」に[1]、「最大値」に[5]をそれぞれ入力します。(4) 最後に「OK」を押して完了です。
実際に回答欄のセルに入力をしてみてください。入力の際、回答欄のセルにはドロップダウンリストは表示されません。1から5までの値は普通に入力できますが、それ以外の数値や文字を入力するとエラーが表示されます。


《エラーメッセージを設定する》
エラーメッセージは下の例のように変えることもできます。操作は「データの入力規則」ダイアログでの「エラーメッセージ」タブを使います。
具体的には...
(1) 入力規則を設定したセルの何処かを選んだ状態でリボンの「データ」タブにある「データの入力規則」をクリックします。(2) 表示されたダイアログボックスの「設定タブ」で「同じ入力規則が設定されたすべてのセルに変更を適用する」にチェックをいれます(この操作でExcelシートの同じ入力規則範囲が全て選択されます)。(3) 「エラーメッセージ」タブをクリックし、「タイトル」と「エラーメッセージ」に表示したい文字列を入力し、OKを押します。
設定ができたら、入力をしてエラーメッセージが表示されることを確認します。

 

《補足》
「入力値の種類」や「データ」は状況に応じていろいろ指定できます。
例えば、注文書で発注数が2000を超えないようにしたいなどならば、データで[次の値以下]などを設定します。前回紹介したようにドロップダウンリストから選択してほしい場合は「入力値の種類」を[リスト]にします。
また、「データの入力規則」では「日本語入力」タブで日本語入力のオン/オフをコントロールすることもできます。その説明はこちらですので参考にしてみてください。

 

<関連記事>

【Excel活用術】知ると楽しい「データの入力規則」入力する値をマウスで選べる機能 【第42回】

上田 朋子(うえだ ともこ)
著者:上田 朋子(うえだ ともこ)

株式会社システムプラザソフィア代表取締役。マイクロソフト認定トレーナーとして、マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)取得講座の講師実績多数。また職業訓練校として、パソコン初心者をたった3カ月でMOS取得まで導く分かりやすい指導方法にも定評がある。弥生認定マスターインストラクター。静岡県は清水に生を受けて50有余年、清水っ子の血が騒ぐ港祭が生き甲斐。知らない土地に出掛けたら、その土地の味噌・醤油を買うのが幸せ。


※本コーナーでは『Office 2016』を使用して操作画面を紹介しています。

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