会社のWordやExcelのバージョンは何？ もし、2007なら今すぐ最新版のOfficeに乗り換えよう

以前、Windows 7が2020年にサポート終了を迎えてしまうため、Windows 10への移行を速やかに行いましょうという記事を掲載しました。Windows XP問題もいまだ記憶に新しいのにまたしても……と思われる方も多かったかもしれませんが、実は、Windows以外にもOfficeのサポート終了問題があることをご存知でしょうか？

Officeとは、WordやExcelなどビジネスに必要なソフトがひとまとめになったソフトウェアです。今回は、そのOfficeを最新のものにアップグレードするべきか、という点についてお話しします。

Windowsだけではない、Officeにもサポート終了があるって知っていた？

Windows 7のサポートが2020年に終了するため、それまでに最新版であるWindows 10へ乗り換える計画は、まだ1年半ほどの猶予があるので、予算を考慮した上で乗り換え時期をある程度調整できるかと思います。しかし、意外と注目されていない（騒がれていない？）ためか、Officeソフトにもサポート終了問題があることに、気がついていない方も多いのではないでしょうか。

実はOfficeソフトにもWindows同様にサポート期限があります。サポート期間は、Windowsと同様Officeソフトが発売された直後から最低5年間のメインストリーム サポートと最低5年間の延長サポートが提供されます。それぞれのサポート内容については以下のようになっています。

Windowsと違い、ほぼ3年ごとに最新版が発売されてきたOfficeソフトですが、古いバージョンのOfficeをそのまま使い続けている会社は少なくないと思います。その中でもOffice 2007は、まだ多くの会社が利用されているのではないでしょうか。

このOffice 2007ですが、発売開始（2006年末）からすでに10年以上経過しており、2017年10月10日には延長サポートも終了しています。もちろん、これ以前のOffice 2003やOffice XP、Office 2000なども数年前にサポートが終了しています。Windowsを乗り換えても古いOfficeソフトはそのまま使い続けてきた、という会社は、いますぐにでも最新版へのアップグレードを行うべきです。

なぜアップグレードが必要なのか？

「ソフトを使っていて特に問題を感じないのに、なぜアップグレードしなければならないのか？」というのが、サポート終了に関してもっともよくある質問です。

Windows 7サポート終了の記事でもお話ししましたが、アップグレードが必要な最大の理由は『セキュリティ上の問題』です。Officeのサポート期間中は、セキュリティ上の問題が発覚した場合は、無償で更新プログラムが提供されるため、特に問題はないのですが、サポートが終了してしまうと、セキュリティの問題が発覚しても更新プログラムは提供されません。

このため、サポートが終了した製品を使い続けることは、セキュリティに対する脆弱性が解決しないまま使い続けることになるため、とても危険な状態になっています。

例えば、ウイルスが侵入したり、それに伴い重要な情報やデータが漏えいしてしまうといった被害を受ける恐れがあります。また、Officeで作成したファイルを取引先とやり取りするような場合にも注意が必要です。延長サポートが終了してウイルス感染のリスクが高いOffice 2007のファイルを送りつけてくる会社って……と、取引先の相手に思われてしまうかも知れません。

その結果、自社のセキュリティリスクだけでなく、信用問題にも発展してしまうなど、深刻な損害を被る可能性があるのです。

そうしたトラブルに遭遇しないためにも、サポート終了前に最新のOfficeへアップグレードして、安心して仕事のできる環境を構築するのが望ましいのです。

弥生製品を含め、ほかのソフトでも、サポートが終了したExcelやWordの利用に対して動作保証をしないという問題もあります。弥生ユーザーの方はExcel書き出し機能を使用されることが多いかと思いますが、この機能もサポート対象製品での使用が前提となります。仮に、弥生製品と連携して古いExcelを使った場合に不具合が発生しても、弥生のサポートは受けられないことになります。

今使っているOfficeのバージョンがわからないという人は、ExcelなどのOfficeソフトウェアを起動してみましょう。起動後、[Officeボタン]→[Excelのオプション]をクリックし、Excelオプションのダイアログを開きます。[リリース]をクリックしたあと[バージョン情報]ボタンをクリックすると、表示されるダイアログの上部にバージョン情報が記載されています。

Office 2010やOffice 2013であれば、「ファイル」→「ヘルプ」もしくは「アカウント」をクリックすると、画面右側にバージョン情報が表示されるので、この方法でも確認できます。

最新Officeはなにを選べばいいの？

まず、2018年10月現在、Office の最新版はOffice 2016です。このOffice 2016をどのような形態で契約するか、ということになりますが、ライセンス形態もOffice 2007の頃とは変わり、現在は2種類のライセンス形態が設けられています。

前者は「Office Home & Business 2016」や「Office Professional 2016」など、パソコンへインストールするOffice スイート（パッケージ版）です。1ライセンスで同一ユーザーが使用するパソコン2台へインストール可能です。一方、後者のサブスクリプション契約とは、Office製品の使用権を1年ごとまたは月ごとで契約する形態で、ローカルでのOffice利用だけでなく、クラウドサービスを利用してブラウザ上でOfficeを使った作業が行えるようになっています。こちらは「Office 365」というサービス名で提供されています。

「Office 365」のメリットは、常に最新バージョンの機能が利用できることです。新機能が追加されたり改善された場合もいち早く更新されます。また、クラウドを利用したチームでの作業も簡単にできます。働き方改革を進めているならば、テレワークでの利用を考えてWindowsパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンでも活用できる、Office 365が便利です。

逆にデメリットとしては、毎月もしくは毎年支払いが発生するため経費処理が面倒なことと、トータルで考えるとコストがかかることです。また、Office 365はユーザーごとにマイクロソフトのアカウントが必要なため、情報システム部のようなIT管理者が不在の中小企業にとっては、管理作業の手間が少し面倒かもしれません。

一方、パッケージ版のOfficeは、購入時の経費計上1回のみでサポート期間中なら永続利用できるため、価格と手間を考えれば断然お得になります。弥生製品を使いつつ、ExcelやWordを作業で使っているという程度であれば、不便を感じることはないでしょう。その反面、クラウドサービスの利用ができなかったり最新機能や機能改善のアップデートは受けられません。

以下の動画はマイクロソフトによるOffice 365とOffice 2016の違いを解説したものです。マイクロソフトとしてはOffice 365をオススメしていますが、そのほか使用中のソフトとの連携は確認が必要となります。

最新版Officeのパッケージ版へアップグレードして7年使い続けるのがオススメ

Office 365は１年ごとの契約なのでサポート面での心配は不要ですが、パッケージ版のOffice には当然サポート期間が存在します。Office 2016であれば延長サポートが終了するのが2025年10月14日なので、本記事の公開月である2018年10月に導入すれば、7年間は利用できる計算になります。

例えば、サブスクリプション契約の「Office 365 Business」だと、年契約でひと月あたり税込み972円のため、7年間使うと単純計算で81,648円。これに対してパッケージ版の「Office Home & Business 2016」は、税込み37,584円なので、その差額は約44,000円になります。その金額があれば、もう1本「Office Home & Business 2016」が導入できるので、中小企業でExcelやWordを単独利用するレベルであれば、こちらで十分でしょう。Office Professional 2016にしても価格は 64,584円ですので、やはりパッケージ版の方が安くなります。

最新版Officeへのアップグレードは、Officeのパッケージを購入するか、マイクロソフトのサイトやAmazonなどのオンラインショップなどでライセンスを購入し、ソフトをダウンロードしてインストールすることで利用できるようになります。

弥生製品との連携をはじめ、日常的に仕事で使うことが多いOfficeは業務に欠かせないソフトです。ご利用中のOfficeのバージョンがOffice 2007であれば、アップグレードを早急に検討して、日々の業務で安心かつ快適に使えるようにしましょう。