弥生給与ともスムーズ連携！ 人事管理ソフト『人財箱NEO』で従業員の情報を一括管理

社員数200名以下の中小企業に向けた人事管理ソフト「人財箱NEO」。従業員の人事情報をきめ細かに管理できるうえに直感的な操作性で使いやすく、弥生給与との連携もスムーズです。このソフトを開発した渡敬情報システム株式会社のお三方に、開発経緯や商品コンセプトなどをお聞きしました。

お話を伺った方（画像左から）：佐藤育美さん、宇元義仁さん、藤原弘樹さん

「紙とExcel」での人事管理には限界がある

主に秋田県内の企業向けにOA機器の販売・保守やパッケージソフト販売をしていた渡敬情報システム株式会社が人事管理ソフトの開発を始めたのは約10年前のことでした。

藤原：もともと私は営業部長を兼務しながら、自社の人事も担当していました。当時、我が社の人事情報は紙の履歴書とExcelの簡単な名簿がある程度で、市町村や官公庁などから人事関係の問い合わせがあったとき、情報を探すのにとても手間がかかっていたんです。
たとえば平成何年の時点で社員が何人いたかとか、社員の平均年齢は何歳ですかといった問い合わせは意外と頻繁にあります。さらに、いつ時点で男女別年代別にそれぞれ社員が何人ずついましたか、といった質問をされたりすると結構ややこしいのです。
自社に限らず、全国の中小企業も同じことを聞かれているはず。だったらそういう会社に向けて、手軽に導入できる人事管理ソフトを作ってはどうか、というのが人財箱開発のきっかけでした。

佐藤：人財箱NEOでは雇用情報が一括管理できるので、必要な情報がすぐに取り出せます。雇用形態別に人数を出したり、男女比や男女の平均年齢、勤続年数なども簡単に出せるため、お客さまからはアンケート調査などにすぐ回答が書けるのが便利でいいと言っていただけますね！「人財箱NEO」の従業員データ項目には、採用から退職までの基本情報や異動履歴、資格情報などに加えて、結婚記念日や家族の誕生日、子どもの進学情報なども入っています。

藤原：開発当時は、中小企業の経営者のためのコミュニケーションツールというのもコンセプトのひとつでした。ちょうど10年くらい前、営業でいろいろな会社を回っていると、初代の創業社長から２代目社長にバトンタッチする時期を迎えているところが多かったんです。創業社長がずっとやってきたところに２代目社長がぽっと入ってきても、会社の雰囲気にはなかなかなじめません。そこで従業員の誕生日や結婚記念日といった情報が、コミュニケーションのきっかけになるんじゃないかなという考えもありました。

佐藤：直接のコミュニケーションには使えなくても、従業員の奥さんに毎年誕生日プレゼントを贈る、3～4月にはお子さんの入学や進学祝いをされるなど、社員の家族との関係性を深めるために使っている方もいらっしゃいます。
また最新の「人財箱NEO」では、従業員の顔写真と名前を一覧で表示することもできるようになっています。役職や所属、勤続年数などの並べ替えカテゴリは全14種類。顔写真のドラッグ＆ドロップで異動登録も可能。より具体的に組織のイメージをすることができるでしょう。

人事管理ソフトを検討していないお客さまにこそ使って欲しい

藤原さん曰く、「人財箱NEO」は人事管理ソフトを検討していないお客さまに使っていただくための人財管理ソフトだといいます。

藤原：基本的に社員100人未満の中小企業で、人事管理ソフトの導入を検討しているところは少ないと思います。そもそも中小企業向けの人事管理ソフトがほとんどないに等しいですし、いわゆる人事部に入れるような人事管理ソフトを導入しようと思うと、数十万から数百万円のコストがかかってしまいますから。
それに比べると「人財箱NEO」は基本ライセンス料9万8千円から導入可能です。年間保守契約が4万円、データの入力ライセンスは１台追加で6万円。絶対になければ困るほどではないが、あれば便利という程度のお客様でも手が出しやすい価格です。それでいて、できることは他のソフトと比べても遜色はありません。導入してみると、その便利さに驚くはずです。

宇元：最近は、「人事管理ソフト」で検索してWeb経由で問い合わせがあり、そこからサンプル版をお申し込みいただくという流れが多いですね。お試し期間を経て、使いやすかったのでそのまま導入してくださる方が一番多いです。

佐藤：サンプル版は90日間無償で使えるので、その間に何度かこちらからサポートのご連絡をして、問題がないかどうかなどをお聞きしています。ちなみにサンプル版には機能制限をかけていませんので、製品版とほぼ同じ使い方をしていただけます。
また、製品版をご購入いただいた際に、ライセンスキーを発行し、そのライセンスキーを登録することで、サンプル版のデータを引き継いで利用することが可能です。

使い方はシンプルなので、大抵の人が90日間の間にマスターしてしまうとのこと。ちなみに現状では地元の秋田県内よりも、東京での導入の方が多いそうです。

「弥生給与」のデータを元に、複数年の管理もできる

「人財箱NEO」には、弥生給与に登録されている従業員と家族の情報と、給与／賞与／年末調整のデータを取り込むことができます。

佐藤：弥生給与以外のソフトの場合、一度データを吐き出してから加工して取り込み、という手順が必要なのですが、弥生給与は、取り出したデータを加工せずそのまま取り込みができます。弥生給与でデータを更新した場合、それを一括書き出しして、上書き更新するだけで「人財箱NEO」のデータも更新されるので、両方に入力する手間は必要ありません。
１年管理になってしまう給与データも、「人財箱NEO」では複数年の管理が可能です。データの取り込みは一ヶ月単位になりますが、確認するときにはデータを切り替えて、複数年のデータを見ることができます。

藤原：入社して10年の従業員ならば120ヶ月分の給与が、入社時からどう変わってきたかということを見ることができます。また入社してから総額どれくらいの給与を支払ったのかも見ることができる。時間制限はかけていないので何年分でも、それこそ入社から退職時までの給与の変化と総額を見通すことも可能です。

人事管理ソフトと聞くと、大量のデータを入力しなければ使えないように思われがちですが、実はコードと名前と生年月日と入社年月日さえ入っていれば、かなりのことができるもの。ですから弥生給与のデータを取り込んだ時点で、すぐに運用を始められます。

藤原：ソフトというのは使うために買ってもらうもの。買った瞬間が、それを使おうという思いが一番熱いので、そこで簡単に使えないとダメ！　開発時には「買ったらすぐ使えるソフト」であることを目指しました。そのためには直感的にできそうだなと思ったことが、そのままできるのが大切。「人財箱NEO」では、Excelで管理している資格や異動などの情報を、そのまま画面上でコピー＆ペーストして登録することが可能です。パッと見て、これはできそうだと思ったことがそのままできる。直感的に使えることを重視しました。
もうひとつ意識したのは、マニュアルがなくても使えること。たとえば中小企業の社長の奥さんが使うと考えたときに、分厚いマニュアルをじっくり読まないと操作できないようなソフトは、買っても使ってもらえないでしょうし、そうなるとさらに問い合わせも増えて結果的にコストもかかってしまいます。

宇元：本当に基本的な、この画面はこう操作してください、というような簡単なマニュアルしか付けていませんが、ほとんどの方が直感的に触っていくだけで使えるようです。

佐藤：サポートは電話やメール、必要な場合はリモート接続で画面を見せていただいています。ただ、基本的な操作方法はサンプル版を使っていただいている90日間で、ほとんどの方がマスターされてしまいますね。

藤原：本当に操作が簡単なので、もっと多くの人に使ってもらいたいと思いますね。

人事情報の一元管理をしたり、必要な情報の検索やアウトプットをもっと手軽にしたい企業や、社内のコミュニケーションを円滑にしたい企業は「人財箱NEO」の導入を検討してみてはいかがでしょう。