【Word活用術】文書のページを指定してPDFファイルにする【第3回】

Wordで作成した文書はWordでPDFを作ることができます。．．．．ということくらいはご存知の方も少なくないのですが、今回の《知っトク》は５ページから７ページまでとか、表紙だけ、といった具合に特定のページだけをPDFにするテクニックです。

さっそく始めましょう。
1.   PDFにしたい文書で、リボンタブの「ファイル」をクリックし、開いた画面で、「エクスポート」をクリックします

2.    エクスポート画面が表示されます。
ここで、「PDF/XPSドキュメントの作成」が選択されてなければクリックして選択します。

3.    さらに、右側の「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。

4.    「PDFまたはXPS形式で発行」のダイアログボックスが表示されるので、「オプション」ボタンを押します。    

5.    オプション画面で、「ページ指定」をクリックして、印刷範囲を指定して、OKを押します。

この画面では、PDFにパスワードを設定するなど、様々なオプション設定ができます。    

6.    「PDFまたはXPS形式で発行」画面に戻ってきたら、PDFのファイル名や保存場所を確認し、最後に「発行」ボタンを押します。   

このPDFの作成手順、Wordだけでなく、ExcelやPowerPointでも同じです。ソフトによって「オプション画面」で指定できる項目に多少の違いはあるものの、他は殆ど同じ手順で資料の一部をPDF化ができます。ぜひお試しください。

今回のテーマ、弊社の経理が関係先から「この資料の３ページから５ページだけPDFにして送って」と言われ、「印刷したものをコピー機で一枚ずつPDFにしてメールで送った」という実話がモトネタです。