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業務効率化

その「請求書の封入作業」、いつまで続けますか？年間87時間を生み出す「Web送信」への切り替え術

2026.02.06

著者：弥報編集部

弥生販売で請求締切をピシャッと完了！……でも、その後の「印刷・三つ折り・封入・切手貼り」に、結局残業していませんか？

「Web請求書にしたいけれど、取引先へどう切り出し、どう説明すればいいかが一番の悩みどころ……」

そんな皆さまのために、実は弥生が「機能とは別に、特別に用意したお助けツール」があるのをご存知でしょうか。

今回は、弥生販売の標準機能「Web送信」と、その導入を強力に後押しする専用テンプレートの活用法をご紹介します。

1. 「単純作業」に隠れた、驚きのコスト

まずは、今の作業を数値化してみましょう。紙の請求書を送り続けることは、これだけのロスを生んでいます。

時間のロス：年間で「約11営業日分」が浮く計算に！
ある企業では、Web送信への切り替えにより年間で87時間もの削減に成功しました。印刷から投函までの手間をなくすだけで、年間で約11日分もの「自由な時間」が生まれる計算です。
お金のロス：年間20万円のコストダウンも夢ではありません
郵送費や封筒代はもちろん、Web送信なら領収書などの「収入印紙代」も不要になります。実際に年間で20万円もの経費を削減できた事例もあり、浮いたコストはそのまま会社の利益に直結します。
（参考）Web送信の導入事例はこちら

弥生販売の「あんしん保守サポート」にご加入中なら、この仕組みを追加コストなしで使い始められます。

2. なぜ「メール添付」より「弥生販売のWeb送信」なのか？

PDFを自分でメールするのと何が違うの？と思うかもしれません。最大の差は、弥生販売の「得意先台帳」と連動した「高い安全性」と「送った後の管理の楽さ」です。

比較項目	手動でメール添付（リスク大）	弥生販売のWeb送信（安全＆楽！）
宛先指定	都度入力やコピペ（ミスの元！）	「得意先台帳」から自動で反映
誤送信リスク	B社の請求書をA社に送る危険あり	システムが紐付けるためミスなし
セキュリティ	パスワード設定などが手間	専用URLで安全にダウンロード可能
送付後の管理	送信済みフォルダを探す手間がある	ブラウザ上で「開封済み」か一目でわかる

さらに嬉しいのが、送ったあとの「自動保管」機能です

「高い安全性」でミスを防げるのはもちろんですが、担当者にとってさらに心強いのが「送付後の管理が勝手に終わる」という点です。

弥生販売で請求書を出す際、Web送信した内容は自動的にクラウドへ保管されます。わざわざ自分でフォルダを作って保存し直す手間はもういりません。

さらに、「相手が請求書を開いたか（開封状態）」まで確認できるんです。

「メール届いていますか？」なんて、お伺いの電話を入れる必要もなくなりますよ！

3. 仕組みは良くても、やっぱり気になる「相手への見え方」

「自分たちが楽になっても、取引先に不親切だと思われたら元も子もない……」そんな心配をされる方も多いはず。ですが、少し周りを見渡してみてください。最近、御社に届く請求書も「PDFなどのデータ」が増えていませんか？

実は今、インボイス制度や電帳法への対応が進む中で、「請求書をデータで受け取る」ことは、もはや一般的なビジネス習慣になりつつあります。むしろ、相手方にとっても「紙をスキャンして保存する手間が省ける」「紛失のリスクがない」という大きなメリットがあり、Web送信は決して自分勝手なことではなく、「相手の業務も効率化する親切な提案」なのです。

特に弥生のWeb送信なら、受け取る側も驚くほどカンタンに操作できます。

届くメール：シンプルで丁寧なご案内
本文には御社の社名もパッと見てわかるように明記されます。また、自由に入力できる「案内文（赤枠部分）」が用意されているので、「いつもお世話になっております」といった一言を添えることができます。

閲覧画面：クリックするだけで即表示
メール内の「請求書を開く」ボタンをクリックするだけで、ブラウザ上に請求書がクリアに表示されます。

相手の負担：受け取る側も驚くほどカンタンです！

【パターン①】取引先が弥生製品をご使用の場合
「スマート証憑管理」を利用することで、届いた証憑をワンクリックで保存できます。　
　適格請求書の自動判定機能により、相手側の業務も効率化されます。
　電子帳簿保存法に則った自動保存も可能です。
【パターン②】取引先が弥生製品を利用していない場合
「届いたURLを開いて保存するだけ」なので、ITに詳しくない取引先でもスムーズに受け取っていただけます。専用IDの登録やパスワード管理は一切不要です。

4. 【特別提供】切り替えの「面倒」を先回りして解決する専用ツール

Web送信の良さはわかっても、最後に残るのが「取引先へのご案内」という壁ですよね。「どんな文章で伝えればいい？」「操作を聞かれたらどうしよう」。そんな不安を解消するために、弥生がソフトの機能とは別に、特別に制作して提供しているツールがあります。

① 案内文テンプレート（Word）： 「来月からWeb請求書に切り替えます」という告知文。取引先への「角が立たない」言い回しをあらかじめ考えてあるので、社名を入れるだけで即完成。
② 受領マニュアル（PDF）： 取引先に「操作はこれだけです」とそのまま渡せる図解資料です。御社で説明資料を一から作る必要はありません。

これらは「Web送信」をスムーズに始めていただくために弥生が用意した、いわば「お助けセット」。これを活用することで、案内にかかる心理的・実務的なハードルを最小限に抑えられます。