届け方次第で結果が変わる！プロが教える「効果的なメールの使い方」

お話を伺った方：森川 祐巳子さま　シナジーマーケティング株式会社

※本記事は2017年2月公開のものです。

新商品やセミナー、イベントのご案内、季節のご挨拶、担当変更や会社移転のお知らせなど、多くのお客さまに情報を届ける場合どのような手段を使っていますか？電話やハガキ、メール、FAX、SNSやチャットなど、さまざまなコミュニケーションツールがある中で、なぜその手段を選んでいますか？コミュニケーションツールによってメリット・デメリットが存在します。今回はその中でも、「メール」という手段がパワーを発揮する場面について、メール配信システムやCRM(顧客管理)システムのリーディングカンパニーであるシナジーマーケティング株式会社の森川さまにお話を伺いました。

手段の使い分けが重要

お客さまに情報を届けるときには、目的やターゲットによって届ける手段を使い分けることが重要です。なぜなら伝える手段を変えることで、それにかかる手間やコスト、届けた後の効果が全く異なってくるからです。

例えば、得意先であれば対面や電話で伝えることをおすすめします。対面や電話だと、「あなたは大切なお客さまですよ！」というメッセージを含めることができるからです。しかし、お客さまが1,000人いるのであれば、1件1件電話していたら大変な手間がかかってしまいます。さらに、それが1,000人のうち900人が必要と感じない用件だったとしたら、お客さま900人の時間を奪ってしまうことになります。

お客さまの数や関係性、伝えたい内容の重要度によって伝える手段を変えることは、効果を高めるだけでなく“お客さまを思いやること”でもあるのです。

メールが武器になる場面

メールがパワーを発揮するのは、具体的には次の3つの場面です。特に「メール配信サービス」を使うとより効果を発揮します。

1. 多くのお客さまに届けたい！
   届けたいお客さまが10人以内であれば、電話や個別にメールをすれば問題ありませんが、お客さまが数百人以上におよぶ場合は、個別に連絡をとると非常に時間がかかってしまいます。一度に多数の人に同じ情報を届けるのであればメール配信サービスを使うことがおすすめです。
2. コストをおさえたい！
   ハガキやFAX、電話などと比較して単価が最も低いのはメールです。GmailやOutlookなどのメールサービスを使えば無料でできますし、この後でご紹介する「エクメルン」というメール配信サービスであれば1,000通までは500円で送ることができるので、1通あたり0.5円で配信できます。
3. お客さまからの反応が欲しい！
   チラシを配ったり、FAXを送った場合は実際に何人が情報を見ているのかがわかりません。一方でメール配信サービスを利用すると、「だれがメールを開いてくれたか」「だれがURLをクリックしてくれたか」といった情報まで取ることができるので、お客さま単位での反応が全てわかります。
   例えばセミナーの集客をしたい場合には、メールで一斉告知をおこなった後に「メールは開いてくれたのに、まだ申し込みURLをクリックしてくれていない人」だけに電話をかける、という手段の併用によって、見込み度の高い対象に効率的にアプローチをかけることができるようになります。

メールの便利なところと、気をつけるべきポイント

メールの便利なところは、多くの人にコストや手間をかけずに、同時に情報伝達できる点でしょう。同時に情報伝達できるということは、公平に情報を伝える場合にぴったりのツールということです。例えば新製品の発売告知や、先着順のキャンペーンを実施する際などには、より多くの人に気づいてもらうことが重要ですので、ホームページへの掲載だけでなく、ぜひメールを活用してください。

一方で、一斉告知をする場合に気をつけなければならないことがあります。それは「誤配信」です。メールの本文や宛先が誤っていると、配信件数が多ければ多いほど被害は大きくなります。また、メール機能にあるBccを使って一斉配信をする場合に、誤ってccに入れてしまい、配信先のメールアドレスが全て見えてしまった、という事故もよくあります。本文や宛先は必ず複数人でチェックするというルールをあらかじめ決めておいたり、Bccの一斉配信はなるべく使わないようにすることをおすすめします。

メール配信サービスの選び方

注意点は述べましたが、やはりメール配信が費用対効果の高いコミュニケーション手段であることは間違いありません。「メール配信サービス」も世の中にたくさん出ていますので、うまく活用してください。ただし、いざメールで一斉配信をおこなおうとしても、どのサービスを選べば良いのか悩む方も多いのではないかと思います。

もしあなたが今後、継続的にメール配信をおこなうのであれば、メール配信機能だけのサービスではなく顧客管理ができるメール配信サービスをおすすめします。なぜならコミュニケーションの履歴を1人1人のお客さまに紐付けて残すことができるので、どのお客さまが反応しやすいのか、優良なお客さまであるのか、などがわかるようになるためです。

一方で1回きりのメール配信の用事を済ませたいだけであれば、メール配信のみの安価なサービスで問題ありません。「コストをかけず、手軽にお客さまへのコミュニケーションをしたい」という方にぜひおすすめしたいのが、弊社が提供する新しいメール配信サービス「エクメルン」です。（※注「エクメルン」は2020年1月31日をもってサービスを終了しました）

エクメルンは「Excel上にある顧客情報にメールを日本一簡単に配信する」メール配信サービスです。Excel上に氏名やメールアドレスさえあればすぐにメール配信ができます。複雑な機能が一切ついていないので、ウェブサービスをあまり使わない方でも、とても簡単に利用できるところが特徴です。
またコスト面でも安心です。一般的にメール配信サービスでは初期費用と月額費用が必要なケースが多いのですが、エクメルンは初期費用も月額費用も完全無料です。用事があるときにだけ、1回あたり500円～というスポット課金で、気軽にご利用いただけます。さらに、ホームページにはメールの文例集も豊富にまとまっているので、メールの本文を作る時間も短縮できます。

エクメルンは、実際にメールを配信する直前までは無料でお使いいただけます。近いうちにたくさんの人にメールを送る用事がある方はもちろん、「そんなに手軽なら、もっとお客さまへの案内を増やしてみようかな？」という方も、まずはエクメルンの操作画面のシンプルさと使いやすさを体感してみてください。

お話を伺った方：森川 祐巳子（もりかわ ゆみこ）さま

CRMを中心とした、企業と顧客をつなぐコミュニケーション領域を支援する「シナジーマーケティング株式会社」にて主にメールマーケティング支援を務める。顧客に情報を届けるための企画立案、運用支援、効果検証まで幅広く担当。