【これですっきり】上手な書類管理のためのツール&サービス5選

文書を書いたり、データを処理したり、それこそ経理処理だって、今やパソコンを使うのが当たり前。しかし、パソコンの中だけで作業が完了することはほとんどありません。作成した文書を印刷し、会議の前に全員に配布しているのが実情……。紙で印刷されたものを見て仕事をし、決済なども紙の稟議書を社内回覧して上司のチェックを受けてから、ようやく作業が完了します。

こうした紙書類は作業が終わっても、すぐに捨てることはほとんどなく、社内で保管することになります。会社として重要な書類は厳重に保管しますし、会議の資料は各自の席や書棚に保管されることでしょう。こうしてどんどんたまっていく書類。皆さんはどのように保管していますか？　読者のみなさんの中にも、書類の整理にお悩みの方がたくさんいらっしゃるようでした。そこで今回は、紙書類を上手に保管・管理するツール＆サービスを紹介しましょう。

上手な書類の保管方法1：外部の書庫へ安価に保管してもらう

日々たまっていく書類のうち、すぐに取り出すようなものは限られています。そのほとんどは、会社として保存しておかなければならないものです。

例えば、経理書類の保存期間は、その年の確定申告提出期限から原則7年ですが、会社法上は10年と定められています。

10年間も捨てることができず、ほとんど見ることがない書類を社内で保管するにも、狭いオフィス内では限界があります。

そこでオススメなのが、まとまった書類を外部の書庫で預かってもらう方法です。三井倉庫ビジネスパートナーズの「スマート書庫」は、預ける箱の個数単位で料金が発生するため、トランクルームなどの倉庫を借りて保管するより、毎月の経費をグッと抑えられます。しかも1箱から保管ができるので、中小規模の企業にもぴったりです。

また、預け入れも取り出しもインターネット上ですべて完結でき、どんな書類がどこに保管されているかもすぐに分かります。一定期間は社内で保管し、それを超えるものはすべてスマート書庫へ預ければ、オフィススペースをかなり節約できそうです。

書類保管サービス「スマート書庫」の利用方法

利用方法は簡単です。インターネットからサービスに申し込むと、ログインIDが発行され、マイページへログインできるようになります。別途必要書類が送られてくるので、必要事項を記入後返送します。書類がサービス会社へ届いたら利用開始できます。なお、現在のところ東京23区に限定されています。

預け入れの場合は、サービスサイトへログインし、倉庫の指定と専用の文書保管箱を注文します。箱のサイズは43×32×28cmでA4ファイルが収まるサイズになっていて、箱に詰められる量の目安は約15kgまでです。

文書保管箱が届いたら、書類を箱に詰めて、保管期間を箱に記載します。ウェブサイトで依頼時と同じ期間に設定していることを確認し、「倉庫へ預ける」を選択すると業者が引き取りにきます。

取り出しの際は、サービスサイトで「倉庫から取り出す」を選択するだけで、約2営業日でオフィスへ届きます（なお、預け入れ後約10営業日は取り出しができません）。

料金は、初回預け入れで1箱あたり箱代と預け入れ料を含み500円（税別）。月額保管料は1箱あたり100円になります。取り出し料は無料で、再預け料は300円ととてもリーズナブル。預け入れた書類が不要になった場合、1箱あたり500円で溶解破棄も可能なのも嬉しいサービスです。

倉庫は24時間365日セキュリティ完備の書類保存専用倉庫を利用するため、重要な書類や機密書類であっても安心。倉庫の容量を心配する必要もなく、出し入れのために倉庫へ出向く必要もありません。このサービスをうまく活用して、オフィス内の書類を整理整頓してしまいましょう。

上手な書類の保管方法2：書類を電子化して情報共有

基本的にパソコンで文書を作成するのであれば、印刷せずに管理・情報共有をするという方法もあります。いわゆるペーパーレス化です。

ペーパーレス化については、さまざまな考え方がありますが、まずは「紙を使わないでみんなと情報を共有する」というところから始めるといいでしょう。例えばミーティング用の資料や議事録、社内用のマニュアルなどです。その上で、過去の書類や文書を電子化して活用することを考えていくのがオススメです。

社員やチームのメンバーと情報を共有するのに、メールで文書ファイルを添付して送るという行為は、煩雑すぎるのと検索性に欠け、必要な情報がどこへいったのか分かりにくくなってしまいます。このような情報共有には専用のサービスやソフトを活用するのが一番です。

例えば「Office 365 Business」を導入しているのであれば、「OneDrive」のようなクラウドストレージサービスや「Microsoft Teams」のようなグループチャットソフトを活用すると、情報の共有がスムーズにいきます。

文書専用情報共有サービス「NotePM」

Office 365 Businessに限らず、情報共有のサービスはいくつかあります。「NotePM」は文書専用の情報共有サービスです。すべての文書はクラウド上で管理され、文書を作成・保存も可能で、メンバーと情報を手軽に共有できます。コミュニケーション機能も用意され、メンバーが読んだか否かも確認できるようになっています。また、スマホやタブレットでも操作・閲覧ができるので、社内に限らずどこからでも必要な書類が確認できます。

料金はユーザー数で決まり、25ユーザーで月額9,500円（税別）とリーズナブル。最大100ユーザーで、小規模企業でも安心して導入できるでしょう。30日間の無料トライアル期間が設けられているので、使い勝手を確認した上で導入もできます。

また、既存の書類もドキュメントスキャナーによってスキャンして、保存・管理することで、過去の情報もいつでもどこでも活用できるようになります。ただ、スキャン作業は書類をセットするだけというわけにもいかず、意外と面倒です。そんなときに利用したいのが、書類のデータ化サービスです。

書類の電子データ化サービス：「スキャンデータサービス」

「スキャンデータサービス」は、書類をスキャンしてデータ化してくれるサービスです。モノクロなら、A4サイズ1枚3円からで、最低料金は3万円から。ある程度まとめてお願いするといいでしょう。OCR（テキストデータ化）サービスもあり、こちらはモノクロ1枚あたり4円から。従業員の負担を考えれば十分妥当な価格設定になっています。

スキャンデータをそのまま管理共有：「booMo」

スキャンデータサービスを提供するイングカワモトも、「booMo」という文書管理サービスを展開しています。ユーザー数は無制限で容量によって料金が異なり、5GBだと年額12万円（税別）。書棚のような画面が特徴で、書類を冊子のような価格で閲覧できます。スキャンした書類も、スッキリ閲覧・検索が可能です。

おなじみ企業のスキャンサービス：「大塚商会」

スキャンサービスは、「たのめーる」でおなじみの大塚商会でも扱っており、金額はA4モノクロ1枚5円から。最大A0サイズまで対応しているところがほかのサービスとの違いです。文書管理システムへの登録データを作成することも可能で、最低料金は4万円から。用途に合わせてスキャンサービスを選ぶといいでしょう。

書類を削減することで、オフィスのスペースに余裕が生まれるだけでなく、ペーパーレス化まで踏み込めば、今まで印刷していたコストが不要になり、いつでもどこでも書類を閲覧できるなどの業務効率化につながります。書庫や文書共有を活用することで働き方改革の第一歩となることでしょう。