本業に集中する時間を生み出す！「事務代行サービス」で業務効率化とコスト削減を叶えよう

中小企業は従業員数が少ないため、営業から資料作成、ユーザー対応など、多岐にわたる業務に対応する必要があります。そういった業務に手を取られ、本業に割ける時間が少なくなることを、課題だと感じているケースも多いでしょう。

それを解決する一つの手段として、注目を集めているのが事務代行サービスです。実際に、事務代行サービスを活用して、リソース不足を解決する企業が増加傾向にあるようです。そこで今回はオンラインでの事務代行サービス「CASTER BIZ（キャスタービズ）」を展開している、株式会社キャスターの佐藤 治子（さとう はるこ）さんに、事務代行サービスの概要や具体的に依頼できる内容、導入メリット、費用感などについてお話を伺いました。

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事務代行サービス活用で本業に注力できる！概要と導入のメリット

事務代行サービスでは、どのような業務を依頼可能なのでしょうか？

弊社のサービス「CASTER BIZ」シリーズでは、経理や人事、総務など、さまざまな業務をオンラインで依頼することが可能です。ただし一口に経理や人事といっても、個社ごとに業務内容が大きく異なります。そのため、個社ごとに業務内容をカスタマイズして実施するのが一般的で、「CASTER BIZ accounting」「CASTER BIZ recruiting」など特化型のシリーズも設けています。

例えば、弊社創業の際に立ち上がったサービスである「CASTER BIZ assistant」では、フロントアシスタントと呼ばれるスタッフが、企業ごとにアサインされます。フロントアシスタントがワークフローなどを確認し、必要な業務内容を企業側の担当者と調整するのが弊社サービスの特徴です。

業務の依頼は、1か月内の時間単位で行うことができます。最小30時間という形で、オンラインで完結する業務を中心にさまざまな業務の対応が可能です。基本的にはオンラインでの対応ですが、場合によっては月に数時間程度、オフィスに出勤して郵便物のチェックや、ファイリングなどの業務を請け負う場合もあります。

また、新型コロナウイルス感染症の影響で半導体不足になりパソコンが購入しづらい時期に「ネットでパソコンが購入できる店舗を調べてほしい」というものもありました。

なお弁護士の資格など、個別の資格が必要な業務については弊社では対応しておりませんが、資料作成や翻訳など、一部の業務を切り出して依頼していだだくことは可能です。

事務代行サービスを導入する主なメリットを教えてください。

主な導入のメリットは、人材の採用リスクを減らせることです。

中小企業などにおいて、1人分の業務量ではないが担当できるスタッフは不在という場合、採用リスクを負わずに業務を依頼できます。1人分の業務を、わざわざ準備いただく手間も必要ありません。

時間単価でみると一見割高に感じられるかもしれませんが、従業員を1名雇用する金額に比べトータルでは安く抑えられますから、そこにメリットを感じていただける企業さまが多いです。

また、基本的にパソコンを使用する業務の依頼が中心ですから、個々のデバイスを準備いただく必要もありません。リモートワークのため、オフィスにデスクや文房具なども不要なので、固定費の削減につなげることも可能です。

多種多様な業務も事務代行サービスにお任せ！対応可能業務とその具体例

事務代行サービスで総務の仕事を依頼する場合には、どのような業務をお願いできるのか、具体的に依頼できる業務の事例を教えてください。

総務の場合は、定期的な備品発注や補充作業などの依頼をお引き受けしています。例えば、Amazonのアカウントとリストをお預かりして商品を注文したり、領収書をダウンロードしてExcelや会計ソフトなどにアップロードしたりといった内容です。その他では、名刺の発注業務などを請け負うことが多いです。

入退社の管理を実施する場合には、メールアドレスの発行や付与、ファイルアクセスの権限付与などの業務依頼が多いです。ただしマイナンバーの管理は行わないなど、セキュリティ面や専門性次第で請け負える業務と、請け負えない業務が存在します。

最近は、代表電話の代行受電の依頼も増えています。一次受けをして、担当者へつないだり、スクリプトに沿って対応したりする内容が多いですね。例えば、クリニックからの依頼で新型コロナウイルスのワクチンを予約する際、何度目の接種なのかといった必要な情報を事前に確認するケースが挙げられます。

一方で、お礼状などを送付する依頼も増えています。宛先リストをお預かりして、お礼状やダイレクトメールの発送業務を実施します。

事務代行サービスで人事・労務を依頼する場合、どのような業務を依頼できるのか、具体的な事例を教えてください。

人事・労務を依頼する場合は、勤怠チェックの依頼が多いです。タイムカードの打刻状況や、残業・有休などの取得状況をチェックして、問題があった場合、本人へ通知を出すといった業務が挙げられます。採用面接など、求職者の一次受け窓口としての業務に対応することも可能です。

ちなみに、人事・労務に特化した業務を任せたいという企業さまのために「CASTER BIZ HR」と呼ばれるサービスを提供しています。入社や退職、給与計算、勤怠管理まで一気通貫でサポートする点が特徴です。

また、採用に特化した「CASTER BIZ recruiting」というサービスも提供しています。人材戦略を設計して、面接の候補者選出や母集団形成をはじめ、採用媒体の選出などにも対応可能です。

事務代行サービスで法務を依頼する場合、どのような業務をお願いできるのか、具体的に依頼できる業務の事例を教えてください。

先ほどもお話した通り、弁護士など特別な資格が必要な業務については対応しておりません。そのため、基本的に顧問弁護士さんへ契約書を渡すといったような、橋渡し的な業務が中心です。

事務代行サービスで秘書業務を依頼する場合、どのような業務をお願いできるのか、具体的に依頼できる業務の事例を教えてください。

秘書業務の場合、打ち合わせの日程調整が多いです。メールやFacebookのメッセンジャーなどご希望のツールを活用して、日程調整を行います。このとき「代表〇〇の秘書です」と名乗る場合と、CASTER BIZを使っていることを知らせる2つのパターンがあり、どちらかを選択することが可能です。

この他にも、出張の新幹線や宿の予約といった業務も行います。こちらの業務は新型コロナウイルス以降、減少傾向にありますが、以前は会食会場の選定と予約も多かったです。担当者の属人的なセンスに依存しないように、社内でお店のリストを作るなど、工夫して対応していました。

事務代行サービスで営業事務の総務を依頼する場合、どのような業務をお願いできるのか、具体的に依頼できる業務の事例を教えてください。

営業事務の場合は、さまざまなリストや資料作成、アウトバウンドの電話対応などが多いです。アポイントの日程調整や、見積書・請求書などの作成も行います。

なお、アウトバウンドの架電やカスタマーサポートに特化した「CASTER BIZ contact」というサービスも提供しています。月内の架電数や通電率、アポ率などの目標値を調整しながら、リストの顧客に架電を行うことが可能です。

事務代行サービスの選び方は？費用や契約期間は？

事務代行サービスを選ぶときに注意するべきポイントを教えてください。

まず、依頼内容をしっかり決めておくことがポイントです。どのような業務を依頼するのかが定まっていない、決められていない場合、ミニマムの30時間を使い切れないなど、非常にもったいないケースが生じてしまいます。

そのため弊社ではどのような業務を依頼するのか、相談できるオプションも提供しています。現在の業務内容をヒアリングした後、リモートワークも含め業務フローを最適化する提案を行い、具体的なタスクを決めていくサービスです。さらに、30時間を使いきれなかった場合の繰り越しなどのオプションもご用意しています。

また、依頼した場合すぐに現在の担当者と同じスピードやレベルで業務が行えると思われている方もいるのですが、業務を一定のレベルで遂行できるようになるまで、ある程度のリードタイムが必要なことを念頭においておくと安全です。例えば、現在の担当者が1時間で対応している業務であっても、依頼後、すぐに同じ時間で同じ分量の業務をこなせるかどうかはわかりません。

なお、現在の業務フローが可視化できていない場合は、フロントアシスタントが状況をヒアリングしながら、簡単なマニュアルなどを作成するケースもあります。そのうえで、各業務に適したスキルを持つスタッフへ業務を割り振っていきます。

事務代行サービスを利用する場合、どの程度の費用が必要なのでしょうか？

弊社の「CASTER BIZ assistant」を例にあげると、6か月契約の場合、月30時間で12万円（税別）です。時給換算すると、少し割高に感じるかもしれません。12か月契約になると、1か月の単価が10万8,000円（税別）に下がり、少しお得になります。

ただし、弊社のサービスではスタッフがオフィスにいるだけで何もしない時間は発生しませんから、例えば「アルバイトを採用したけど、やらせることがない……」といった事態にはなりません。つまり、スタッフが待機する時間はなく、純粋に業務を遂行する時間が月に30時間あると考えていただければよいでしょう。

事務代行サービスには、最低契約期間などはあるのでしょうか？

サービスベンダーによっても異なりますが、弊社は最低契約期間を6か月で設定しています。やはり1か月など短い期間で、業務に慣れて成果を出すのは困難です。最低でも3か月以上はみていただきたいというのが、私たちの考えです。

売上が1.4倍になったケースも！事務代行サービスの導入事例

CASTER BIZを実際に導入された企業の事例を紹介してください。

〈税理士事務所への導入事例〉

三重県伊賀市に拠点を置く小林正朋税理士事務所さまは、社長を含めた3人体制の企業です。繁忙期の人手不足解消を目的に、CASTER BIZを導入されました。

現在は、主に以下3つの業務を、CASTER BIZに依頼しています。

• メールやFAX受信のチェックおよびアップロード業務
• クラウドストレージ内のデータ確認およびリネーム作業
• 経費データの登録

これにより、クライアントの仕事に割くリソースが増えただけでなく、業務の透明性を担保できるようになったそうです。結果として、これまでリソース不足のため断ってきた案件も受注できるようになり、売上が1.4倍になりました。

（参考）
税理士事務所の経営を円滑にするために、CASTER BIZでできること｜CASTER BIZ

〈シェアハウス事業を営む企業への導入事例〉

シェアハウスのポータルサイト「東京シェアハウス」などを提供するWebサービス会社の東京シェアハウス合同会社さまは、新サービスのスタートをきっかけに、CASTER BIZを導入されました。

同社は現在、社長と3名の社員、インターン生で事業を運営しているそうです。社長が担当していたバックオフィス業務を、ほぼCASTER BIZへ移行しました。具体的には、支払い・入金確認などの会計業務や、突発的な事務業務が中心です。

導入後は経営者がすべき業務、社員がすべき業務、インターン生がすべき業務、自働化すべき業務など、役割や体制を明確化できるようになり、業務効率化にもつながりました。

アウトソースできる業務を増やした結果、同社の社員は営業やマーケティングなどの売上に直結する業務や、イノベーションが起きるような開発・企画に集中しやすくなったそうです。

（参考）
忙しい社長をサポート！CASTER BIZが、全バックオフィス業務を対応｜CASTER BIZ

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