弥生の製品・サービス

【データ連携機能】弥生製品に搭載されているこのボタン見たことある！その正体は業務効率化につながる便利機能

2017.08.29

著者：弥報編集部

こんなケースはありませんか？

弥生会計を使っている小売業のマルシェ商店。

本日得意先に「ティーカップ」を20個売上げました、入金は後日とのこと。

あなたがマルシェ商店で働く経理担当A子さんだったら、このように対応されるのではないでしょうか。

＜売上日＞
・【売上伝票】をExcelや手書きで作成
・【売上伝票】を見ながら、弥生会計に売掛金として「売掛金xxx/売上xxxx」の仕訳を登録
・製品の在庫数も減少したことを管理ツールに登録しておく
・【請求書】をExcelや手書きで発行し得意先に送る

＜入金日＞
・入金を確認後、【入金伝票】をExcelや手書きで作成
・【入金伝票】を見ながら、弥生会計に入金として「普通預金xxx/売掛金xxx」の仕訳を登録

＜月末・期末＞
・伝票の内容と弥生会計で入力した内容が正しいか複数人でチェック
・日付や金額の転記ミスがあるたびに修正（一番時間がかかる作業）

仕訳を入力するタイミングや処理方法などは会社ごとに異なりますが、一般的な事例ですね。
今回は取引数１件のケースですが、実際には何十、何百となることも。取引数が増えると入金のタイミングも得意先ごとに異るため売掛の管理が必要、もちろん在庫管理もしっかりしないといけないです。さらには、営業からくる経費の対応や年末になると年末調整まで・・・

経理担当は本当に大変！

A子さんを救うポイントはどこに？

いつも当たり前のように作業している業務も、ふと立ち止まって振り返ってみると削減できるところが見えてきます。といっても普段と同じやり方で業務を続けていても、慣れによる作業スピードアップ程度が期待されるだけで、大幅な業務削減にはつながりません。そこで、今回は圧倒的な業務削減につながる機能として、弥生製品に搭載されている「データ連携」機能を紹介しましょう。

データ機能とは

データ連動機能とは、弥生シリーズ同士でデータを連携（登録）できる機能です。
例えば、「弥生販売」の取引データを「弥生会計」で仕訳データとして連携することができたり、「弥生給与」の給与・賞与支払データも仕訳データとして「弥生会計」に連携することができます。また「弥生販売」の売上明細データを「やよいの顧客管理」で販売履歴明細データとして連携し、データを有効活用することまで可能な便利機能です。

結果、A子さんの業務は半分以下

データ連携機能をA子さんの会社で使ってみるとどのようなことが起きるでしょうか。A子さんの会社は「弥生会計」をすでに導入済みですが、販売管理はExcelや手書き。販売管理を「弥生販売」に置き換えてデータ連携機能を使える環境にしてみましょう。すると・・・

＜売上日＞
・【売上伝票】をExcelや手書きで作成⇒「弥生販売」で管理
・【売上伝票】を見ながら、弥生会計に売掛金として「売掛金xxx/売上xxxx」の仕訳を登録⇒データ連携でほぼ作業なし
・製品の在庫数も減少したことを管理ツールに登録しておく⇒「弥生販売」で管理
・【請求書】をExcelや手書きで発行し得意先に送る⇒「弥生販売」で管理

＜入金日＞
・入金を確認後、【入金伝票】をExcelや手書きで作成⇒「弥生販売」で管理
・【入金伝票】を見ながら、弥生会計に入金として「普通預金xxx/売掛金xxx」の仕訳を登録⇒データ連携でほぼ作業なし

＜月末・期末＞
・伝票の内容と弥生会計で入力した内容が正しいか複数人でチェック⇒データ連携でミスが大幅削減
・日付や金額の転記ミスがあるたびに修正（一番時間がかかる作業）⇒ミス削減で修正作業も減る

このようにデータ連携機能を使うだけで、A子さんの作業は圧倒的に削減できました！また、給与業務を「弥生給与」に置き換えれば、データ連携機能を使い、弥生会計に給与。賞与計算のデータを仕訳として弥生会計に登録できるので、作業をかなり削減することができます。

＜削減できたポイントまとめ＞
・同じ取引内容を伝票用と仕訳用の２回入力していたが、データ連携を利用し１回で済むように
・手入力でデータから仕訳作成していたが、自動的にデータが連携されるので入力ミスが削減

データ連携機能の使い方を説明する前に

今回は「弥生販売」と「弥生会計」で、データ連携機能の使い方を説明しましょう。「弥生給与」と「弥生会計」のケースも記事内にありますのでぜひご確認ください。
「弥生会計は持っているけど、他のソフトは持っていない・・・」「弥生会計をそもそも持っていない・・・」そんな方には無料体験版を使用してお試しいただく事が出来ます。３０日間無料で製品を体験することができるため、実際にどのくらい業務効率化できるか試してみてください。

弥生販売と弥生会計のデータ連携のやり方

ちょっとその前に＜事前確認＞

仕訳の補助科目は、「得意先リスト」「仕入先リスト」の『略称』を元に作成されます。略称が「空白」またはその得意先と判断できないような名前となっている場合は修正してください。得意先リスト、仕入先リストは、弥生販売の【台帳】メニューの【得意先リスト】【仕入先リスト】から表示できます。

［略称］は［補助科目］とぴったり同一ではなくても大丈夫です。同じ得意先でも、「弥生販売」の『略称』と「弥生会計」の『補助科目』に違いがある場合、「弥生会計」に仕訳を取り込む時に、『補助科目マッチングリスト』が表示し、どの［略称］をどの［補助科目］に取り込むかを設定する事が出来ます。

①「弥生会計へ仕訳転送」ボタンを押す

まずは弥生販売を立ち上げ、売上タブにある「弥生会計へ仕訳転送」ボタンを押します。「弥生会計」で取り込めるのは「弥生販売」で作成した伝票の期間が「弥生会計」データ期間に含まれる場合のみなので注意しましょう。たとえば、「弥生会計」のデータが【2016年4月から2017年3月】で、「弥生販売」の伝票データが【2017年4月以降】のものしかない場合は取り込まれません。

②仕訳データの転送

「弥生会計へ仕訳転送」ボタンを押すと、仕訳作成の画面が表示されます。ここでは「弥生販売」の伝票データを元に仕訳が作成されます。まずは仕訳にしたい期間を選択し、上部の【集計】ボタンをクリック。引銀行は三行あり、１行だけ「当座預金」他を「普通預金」にしたいなど勘定科目の設定が必要な場合は、【科目設定】ボタンから設定できます。

【集計】ボタンすると期間に応じた伝票のデータを元に仕訳が自動的に作成されます。「仕訳転送ボタン」を押せば弥生会計に転送完了！

③弥生会計を起動し、仕訳取込

続いて「弥生会計」を起動しましょう。「弥生シリーズからの仕訳取込」画面が表示されます。こちらの画面は、仕訳を取り込む前の状態の［バックアップ］を設定する為の画面です。仕訳を取り込んだ結果が正しく無かった場合など元に戻せるよう、［バックアップ］画面が表示します。［バックアップ］が上書きされないように、［ファイル名］の欄に「実行した日付+仕訳取込前」など追加入力して、［次へ］進みます。

続いて取り込みを行う仕訳一覧を選択。今回は、上部の弥生販売を選択。「弥生給与」とデータ連携している場合は下の画像のように弥生給与のデータも表示されます。

「弥生販売」から取り込んだ「勘定科目」や「補助科目」が「弥生会計」にない場合、【補助科目マッチングリスト】が表示されます。「弥生会計」に作成済みの科目が表示している場合は、【方法】を変換に変え、［補助科目］を選択する事で、正しい科目に仕訳が取り込まれます。設定できましたら、［OK］をクリックします。