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残高が合わない!転記がめんどくさい!……それ「スマート取引取込」で解決できます【税理士事務所の目線でメリット解説】

銀行通帳や領収書の金額を手入力でポチポチ、それをさらにチェック……。そんな手間に追われている経理の方も多いのでは?

弥生の「スマート取引取込」は、そのような面倒な作業を自動化! 銀行明細や領収書を取り込めば1件ずつ仕訳を入力する必要なく、自動仕訳できることがメリットです。さらにインターネットバンキングやPOSレジアプリとの連携も可能です。

今回は「スマート取引取込」の導入で業務効率化を実現、さらに顧問先にもスマート取引導入の支援をされているペンデル税理士法人の早川広毅さんに、税理士事務所の目線から「スマート取引取込」のメリットや便利に使うコツなどを教えていただきました。

ペンデル税理士法人 早川広毅 氏(業務効率化担当)

靴メーカー勤務から会計業界へ転向。ものづくり業界での道具にこだわる習性から経理道具の弥生会計に熱中。弥生会計を使った自動化・効率化を得意とする。自社及び顧問先の業務効率化のため、社内の開発事業部とRPAを研究中。会計税務の業務以外にも顧問先の生産性向上を支援し、喜んでもらえるよう日々活動している。

データによっては、約3倍のスピードで処理が可能

――「スマート取引取込」にはCSVファイルの取り込みや口座連携、領収書・レシートの自動仕訳、外部アプリとの連携といったさまざまな機能があります。ペンデル税理士法人で利用しているのは主にどの機能ですか?

CSVファイルの取り込みがメインです。記帳代行で活用しているのはもちろん、効率化の一環として顧問先にも導入を提案しています。口座連携に関しては、自計化(ご自身で記帳)されている顧問先で何社かの事例がありますね。

顧問先の職種によってできることが変わってきますが、弊社の場合は小売や飲食などの顧問先は少ないため、例えばPOSレジアプリとの連携はあまりありません。また医院やクリニックの顧問先は紙ベースで資料を回収しているところが多いため、なかなか「スマート取引取込」の導入が進んでいないという実情もあります。

――顧問先に「スマート取引取込」の導入を進めた結果、どれくらい経理業務を効率化することができたのでしょうか。

例えば通帳の記帳でいうと、今まではだいたい1時間に50~60件だったところが、「スマート取引取込」を利用することで80~90件の処理が可能になりました。

経費精算に関してはこちらも1時間に40~50件しかできなかったのですが、スマート取引取込を活用したところ120件処理できたという事例があります。およそ3倍のスピードですから、これを手入力でやっていたらと思うとゾッとするような……。

――どのような経理業務が特に効率化されたと感じていますか?

日付・金額・摘要などがそのままスムーズに取り込まれるため、単純な転記作業が必要なくなってきたという点です。

科目に関しては自動学習に一定の期間かかるものの、その後はより正確に仕訳されるようになります。結果的にミスが減って品質も上がっているなと思いますね。

以前、弊社では入力担当者と顧問先担当者がダブルチェックを行っていました。通帳や証憑とデータが一致しているか、日付・金額・摘要などを確認していたわけです。一方で「スマート取引取込」を利用したものに関しては、日付などは基本的に一致します。

やはり手入力だと、1行ずれて金額が合わなくなるといったことになりがちです。それを見つけて修正する手間はだいぶクリアされました。

――削減できた時間をペンデル税理士法人ではどのように活用していますか?

入力はインターン生やパートの方が担当することが多いのですが、記帳にかかる時間が短くなったため、次のステップへのレベルアップがスムーズに進むようになりました。

すべてが「スマート取引取込」の影響とは一概にいえませんが、人材の育成やプラスアルファの業務に時間がかけられるようになってきたなという印象を持っています。

弊社は「社長の右腕」をコンセプトに、コンサルティング業務にも力を入れているのですが、「スマート取引取込」によって削減した時間をコンサルティング能力を高めるための時間として使うこともできます。顧問先に業務効率化の一環として「スマート取引取込」をおすすめすることで、コンサルティングの入口にもなりますしね。

――導入されて一番良かったと感じている点はどこでしょうか。

この言葉、流行るといいなと思っているのですが(笑)、私は転記・残高・科目を「会計処理の3大苦」と呼んでいます。この3大苦を解決できたことが良かったですね。

取り込みによって転記がなくなり、そのことによって残高も合います。そして科目は学習が必要だけれど、一定の期間経てば仕訳の精度もかなり向上されます。

今までは取り込みというとインポートのイメージでしたが、設定が難しくエンジニアの助けがないと厳しいものがありました。今後は、取り込みに関しては「スマート取引取込」に移行してくるんじゃないかなと考えています。

上手に使うコツは「仕訳ルールの学習」と「CSVファイルの列数」

――「スマート取引取込」で、最も便利だと感じている機能はどれでしょう。

そうですね、やはりいちばん使うことの多いCSVファイルの取り込みです。

これまで仕訳の修正はスマート取引取込の機能上でしかできなかったものが、普段から入力作業で慣れている仕訳日記帳などを使って修正しても自動学習してくれるようになっています。そのことによって顧問先にもおすすめしやすくなりました。

――より便利に使うためのコツがあれば、ぜひ教えてください。

例えば1年分の資料をまとめて取り込むと、そのすべてに仕訳ルールを学習させる必要があります。なのでまずは1~2ヶ月分だけ行うなどして、その後まとめて取り込むとよいでしょう。

あと作業の足切りラインを決めることもおすすめします。数件だけ取り込むのならCSVファイルにするより、手入力のほうが早いですよね。通帳記帳だったら30~40件がラインになるのかな。

――作業に慣れるまで、大変だったことは?

科目を指定して取り込む形式では、うまくできない帳票があったりだとか。また、取り込みの際にときどきエラーが発生することです。

エラーを防ぐためには列数がポイントでCSVファイルの列数がすべての行で同じであること、不要な行がないこと、そして2~40列以内であることが必要となります。

エラー対策として弊社では入力フォームを作成し活用しています。マクロを組んで、余計な列や行が入らないかたちで出力・自動保存されるというものです。

また「スマート取引取込」は複合仕訳に対応していないため、仕訳が1行のものしか取り込めません。その点には注意が必要です。

追加費用なし!今すぐ「スマート取引取込」を始めよう

「スマート取引取込」のメリットをまとめると「会計処理の自動化により、作業時間の短縮やミスの削減を実現できる」ということになります。

「スマート取引取込」を利用するためには、あらかじめ「やよいの青色申告 20」「弥生会計 20」の無料導入サポートあんしん保守サポートへの加入か、「やよいの青色申告 オンライン」「やよいの白色申告 オンライン」「弥生会計 オンライン」のサービス契約が必要です。

デスクトップアプリ・クラウドアプリどちらの場合も、トップページのメニューにある「スマート取引取込」をクリックすれば、すぐに利用開始できます。なお、ご利用の前に弥生のホームページにて、日本語OS・プロセッサ・ブラウザなどのシステム要件をご確認ください。

追加費用は発生しないので今すぐにでも「スマート取引取込」を導入して、経理業務の負担を減らしましょう!

会社名:ペンデル税理士法人

本社所在地:東京都新宿区西新宿6-6-3 新宿国際ビルディング新館6階

【関連サイト】

■スマート取引取込活用ガイド(弥生株式会社)

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弥報編集部
著者:弥報編集部
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