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記帳の乱れは事業の乱れ!?個人事業主こそ損益計算書を活用しよう

個人事業主であれば、青色申告決算書として損益計算書(PL)や貸借対照表(BS)を作成した経験があると思います。特に損益計算書は、作成することで会社の経営状況を把握し、効率よく利益を出すための対策が講じられるため非常に重要です。

しかし「青色申告で作成したきり、まったく使っていない」という状況では、行き当たりばったりの経営になり、事業の安定化は困難だと考えられます。そこで今回は、西原会計事務所代表の西原 憲一さんに、個人事業主を対象に損益計算書の活用方法についてお話を伺いました。

<その他の確定申告記事は【こちら】から>

西原 憲一(西原会計事務所代表)

株式会社UFPF代表取締役。税理士、ファイナンシャルプランナー(CFP)、1級ファイナンシャル・プランニング技能士。2000年開業。中小企業・非営利法人・個人顧客に対する税務、会計支援、起業支援、相続・事業承継設計、資産運用アドバイスなどの実務のほか、セミナー講師、書誌の執筆・監修も多数行う。お客さまの「お金」全般についての悩みや不安が解消され、安心かつ前向きな気持ちをもっていただくことがゴール。「むずかしいことをわかりやすく」がモットー。近著に『まんがでわかる・得する相続』(宝島社)。西原会計事務所ホームページ

損益計算書を作る目的とは

――損益計算書は確定申告時に必要な書類というイメージが強いかと思いますが、この損益計算書はどのような書類なのか簡単に解説してください。

損益計算書(PL)とは青色申告決算書の1ページ目に該当するもので、その年の収入・経費などを差し引いたうえで、所得を導き出す書類です。1年間の業績(経営成績)を表現する、非常にわかりやすい書類と言えるでしょう。

「損益計算書の名前は知っているけど、項目の意味はよくわからない」そんな方も多いと思いますので、一般用の決算書を基に各項目を説明します。

引用:令和2年分 青色申告決算書(一般用)の書き方|税務署

  1. 売上金額:年間の収入金額合計(下記、青色申告決算書の2ページ目 月別売上金額の合計額と一致)
  2. 売上原価:期首商品棚卸高、期末商品棚卸高、仕入金額で構成されます。
  • 期首商品棚卸高:年初の商品・製品・原材料などの棚卸額
  • 期末商品棚卸高:年末の商品・製品・原材料などの棚卸額
  • 仕入高:年間の商品等仕入金額合計(下記、青色申告決算書の2ページ目 月別仕入金額の合計額と一致)

引用:令和2年分 青色申告決算書(一般用)の書き方|税務署

    1. 差引金額(上記、決算書1ページ⑦):売上金額から売上原価を差し引いた金額ですが、商品・製品やサービスでどれくらいの「粗利益」が生み出されたかを示します。
    2. 経費:各種必要経費のうち、主な科目について印字されています。印字のない科目については、適宜空白の欄に追記します。
    3. 差引金額(上記、決算書1ページ㉝):⑦の金額から経費計を差し引いた金額ですが、1年間の営業による損益を示します。
    4. 各種引当金・準備金等:繰戻額等と繰入額等に区分されます。
    • 繰戻額等:印字されている貸倒引当金は、売掛金や貸付金などが回収不能になった場合に備えておく金額のことで、これを戻し入れた場合が該当します。
    • 繰入額等:印字されている専従者給与は、個人事業主と生計を一にしている配偶者や、15歳以上の親族などの家族従業員に対して支払った給与の額です(上記、青色申告決算書の2ページ目、専従者給与の内訳の合計額と一致)。印字されている貸倒引当金は、売掛金や貸付金などが回収不能になった場合に備えておく金額のことで、これを繰り入れた場合が該当します。
    1. 青色申告特別控除前の所得金額:差引金額(㉝)から各種引当金・準備金等の繰戻額等を加算し、繰入額等を差し引いた金額です。
    2. 青色申告特別控除額:最大65万円か55万円、あるいは10万円を青色申告特別控除前の所得金額から控除できる金額(青色申告特別控除前の所得金額が限度)のことです。
    3. 所得金額:青色申告特別控除前の所得金額から青色申告特別控除額を差し引いた金額のことです。

    ――確定申告で作った損益計算書を活用するメリットを教えてください。

    1年間でどれだけの売上を計上し、そこからどれだけの利益が出たのかが一目瞭然になることが、損益計算書を作成する一番のメリットです。

    これらの金額は1年間の業績を示しますが、損益計算書の活用面では「なぜその数値になるに至ったのか」という原因と課題を導き出す評価ツールになります。効果的に原因・課題・改善点を導き出し、次の打ち手を検討するためには、以下の要領を意識することが前提です。

    1〉計画
    売上や利益が計画や目標の数値を達成できているかを確認できる。

    2〉現状把握
    計画や目標がなくても、現状の売上や利益がどのくらいになっているかを把握できる。

    3〉課題発見
    数値が計画どおりになっていない、売上や利益が少ないなどの問題があれば原因を探ることができる。

    4〉改善
    計画や目標を達成する、または利益を伸ばすための方策を実行する動機づけができる

    開業したばかりの人が計画を立案するのは困難な場合もありますが、2年、3年と損益計算書の作成を継続することで、次年度の計画を立てるための根拠作りに役立つようになります。例えば毎年売上20%増を目指す場合、1年間の売上の金額を20%増しで5年間伸ばしていく計画を立てるための根拠としても使えます。つまり、事業施策の実施判断の目安に数字が使える点が、損益計算書の活用メリットです。

    ――個人事業主の損益計算書は、法人のものとどのような点に違いがあるのでしょうか?個人事業主の損益計算書で売上総利益、営業利益、当期利益に当たる部分がどこになるか、合わせて教えてください。

    最終的に利益を導き出すという点で、体系的には大きな違いはないですが、個人事業主の損益計算書は法人のものに比べ若干項目がコンパクトになっているのが特徴です。一部に項目、科目名の表現の違いがあること、法人の損益計算書では役員報酬が計上されること(個人事業主の場合は自身に対する給料の支給ができない)などが挙げられます。

    個人事業主の損益計算書で、法人の売上総利益、営業利益、当期利益に該当する部分は以下の通りです。

    差引金額の項目を「しいて言えば」と表現した理由は、この後に出てくる「専従者給与」を営業内・外のどちらで捉えるかによって数字が変わるためです。

    例えば法人のファミリー企業であれば、家族に対して支払った給与は営業損益の中に取り込まれます。一方、個人事業主の場合は、専従者給与を営業内の経費と捉えるか否かで若干数字が異なるため、どちらにするのか判断が必要です。

    個人事業主が現在の経営状況を把握するために損益計算書を活用する方法

    ――事業の現状を確認するためには、損益計算書のどの部分に着目するべきでしょうか?

    損益計算書は各項目が細かく分解されているため、以下の項目ごとに数値を読み取って、1年間の業績の評価や改善点の分析に、ぜひ活用してください。

    1. 【売上高】でわかること・気付くこと

    売上高は「単価×数量」で算出可能です。単価は販売先や同業者などを考慮して、見合った金額になっているかどうかを検討しましょう。数量は販売する場所・方法を検討の要素にします。適正な単価による数量の増加が望ましいので、売上を構成する要素を適切に把握しておくことが重要です。

    1. 【売上原価】でわかること・気付くこと

    仕入が必要な業種の場合、価格や質の変動をチェックしなければなりません。また、在庫の量についても、最適な量をキープするための管理が必要です。
    期首の棚卸高よりも期末の棚卸高が大きければ売上原価がその分小さくなるため、見た目の粗利益が大きくなります。一方、在庫ができる限り多いほうが欠品防止などの観点から安心感があるという発想もありますが、過剰な在庫は管理や保管にかかる費用が発生するため、欠品による機会損失を防ぐ範囲内の量(必要最小限の量)で維持・最適化する(過剰な在庫は減らす)ように考えましょう。
    長い時間をかけて適正な在庫量を把握するためには、売上原価も数量と単価を分けて考える必要があります。「売れる分だけ作る・仕入れる」の徹底が理想的です。

    1. 【経費】でわかること・気付くこと

    経費は少なければ少ないほどよいので、計画と実績をすり合わせ、売上総利益や売上高に対する比率を経年比較することが大切です。各科目の経費の年間合計額が計上されますので、例えば売上や粗利益の金額に対してどれくらいの比率になっているのかということを分析できます。
    計画や予算で各科目の比率を決めておけば「計画どおりになっているか」「予算オーバーしていないか」といった点が評価しやすいでしょう。

    1. 毎年、正確に記帳することで経年比較ができる

    弥生会計などの会計ソフトを使って毎年きちんと記帳しておけば、データの積み重ねによって経年比較が容易になるので、事業の成長度合いや結果検証が適正に行えます。複数年の売上、売上原価。経費、所得の推移を確認するためには、正しく記帳することが何より重要です。

    ――個人事業主が損益計算書を活用して事業の「成長性」「収益性」「安全性」「生産性」を知りたいと思った場合、どのように分析すればよいのでしょうか。具体的な方法を教えてください。

    事業の「成長性」「収益性」「安全性」「生産性」、それぞれについて、どのように分析するか解説します。

    成長性
    事業の業績がどれくらい伸びているかという成長力を読み取り、分析します。損益計算書からは毎年の売上高や営業利益などをピックアップし、過年のものと比較することで、その成長度合いを検証することができます。

    【売上高の成長性】売上高の増加割合を求めます。
    (当年の売上高−基準とする年の売上高)÷(基準とする年の売上高)×100

    【営業利益の成長性】営業利益の増加割合を求めます。
    (当年の営業利益−基準とする年の営業利益)÷(基準とする年の営業利益)×100

    ※同じ要領で売上総利益の増加割合を求めれば、生産性の成長度合いを確認できます。

    収益性
    収益性は損益計算書の側面で見ると、売上高ベースで検証することが一般的でしょう。以下の代表的な「利益率」指標を読み取り、状況を把握します。

    【売上高総利益率(粗利益率)】
    売上総利益÷売上高×100

    【売上高営業利益率】
    営業利益÷売上高×100

    【売上高当期利益率】
    当期純利益÷売上高×100

    【安全余裕率】
    売上高当期利益率÷売上高総利益率×100(%)

    【売上高総利益率】

    事業者の生産活動によって生み出される利益が売上総利益を意味しますが、個人事業者の場合は差引金額(上記決算書1ページ⑦)に相当します。売上高に対する差引金額(⑦)の割合を示すため、これに関連して「売上高原価率」を求めることも有意義です。

    【売上高営業利益率】

    売上高営業利益率は事業者の純粋な営業活動による利益が、どれくらい生み出されたかを示すものです。営業利益が差引金額(上記決算書1ページ㉝)であるという前提では、売上高に対する差引金額(㉝)の割合を示します。これに関連して、「売上高経費率」を求めることも重要なポイントです。

    【売上高当期利益率】

    売上高当期利益率とは、売上高に対する最終利益(青色申告控除前の所得金額)の割合を示します。引当金の洗替や、準備金の異動などの特異な事情を含めた最終利益率です。また、売上高に対する給料賃金と専従者給与の割合、すなわち「売上高人件費率」を求めることも分析時には有用でしょう。

    【安全余裕率】

    安全余裕率とは、どれくらい売上高が減少しても赤字にならないかを示すものです。100%からこの割合を差し引くと、その事業者の損益分岐点比率もわかります。①~③にかかる利益率目標は業種によって異なってくるので、この指標の値を大きくすることが目標の1つになりえるでしょう。

    例えば、10%程度を維持することを目指しつつ、20%程度を理想的な目標とすることなどが考えられます。また、自身の業種の一般的な粗利益率(売上高総利益率)があるとすれば、目標の安全余裕率との掛け算で目標とする売上高当期利益率の算出が可能です。

    小売業の場合:粗利益率30%×安全余裕率20%=売上高当期利益率6

    法人の場合、安全余裕率は必ず確認するものですが、個人事業主になると確認しないケースも多いようです。しかし、事業がどのような状況になっているか的確に判断するためにも、安全余裕率を確認するべきでしょう。

    安全性
    安全性の指標は一般的に損益計算書から導くものではなく、貸借対照表から分析するものなのでここでは省略します。赤字にならないかどうかを見極めるという側面での安全性を検証する場合には、先ほど説明した安全余裕率の活用がおすすめです。

    生産性
    事業者の規模によって各々の金額の大小があるので、1人当たりの金額に換算しつつ、規模の違う事業者と比較することで、生産性を検証します。比較対象となる同業種、同規模の企業の金額が分かればそちらと比較することができますが、個人事業主は法人と比べるとデータを取得するのが困難です。

    そのため、期間損益計算において年間合計で分析するよりも、1か月当たりの金額に換算することによってわかりやすくなる場合があります。平均賃金などがその典型的な例です。

    個人事業者の場合、損益計算書から測れる指標として、まず「1人当たりの売上総利益(差引金額③)」を求めるのがよいでしょう。そして「1人当たりの人件費」「1人当たりの当期利益」を算出し、これらのバランスを見て適正な人員で経営されているかどうか確認します。

    もちろん、これらに関連して「1人当たりの売上高」「1人当たりの売上原価」「1人当たりの経費」をチェックすることも有意義ですし、さらに一歩進んで「労働分配率」を求めることも重要です。人件費÷売上総利益×100%で算出します。

    この指標では、人件費以外の経費が多い事業者にとっては割合が低くなり、逆に経費が少なくて済む事象者にとっては、割合が高くても利益を出せます。人件費の金額が高くても労働分配率は低いことが理想ですが、事業スタイルによって割合は異なるため、同業他社比較ができるとより精度の高い分析が可能です。

    飲食店・小売店・美容院は、経費に占める人件費の割合が高い労働集約型産業で、労働生産性が低く、また賃金も低いことが一般的と言えます。損益計算書の側面から生産性を高めるための判断材料としては、商品・製品やサービスのクオリティを上げて「1人当たりの売上高」を増やす、「1人当たりの人件費」を増やして効率を上げることなどが考えられるでしょう。

    その他、把握すべき売上・使える生活費・将来計画など損益計算書で見るべきポイント

    ――個人事業主の場合、事業との兼ね合いで生活費がいくら使えるかという部分も重要だと思います。損益計算書における所得や利益、そして使える生活費を算出する方法を教えてください。

    個人事業主の場合、損益計算書で出てきた最終損益が手残り資金だというイメージを持つ方が多いのですが、それは誤解です。「所得=使える生活費」ではないため、まずは損益計算書から事業主の生活資金の「概算」を求める必要があります。

    生活資金の「概算」額=①+-+④−⑤−⑥

    ①青色申告控除前の所得
    ②引当金・準備金の繰入
    ③引当金・準備金の繰戻
    ④減価償却費
    ⑤借入金の元金返済額(損益計算書にはないが調整項目として必要)
    ⑥確定申告による税金納付見込額

    ※借入金収入は全額設備投資・運営資金で費消されたという前提です。
    ※経過勘定科目の増加・減少額は考慮していません。

    確定申告の際、所得税の金額はすぐにわかるので、それを使ってはいけないというのは理解できると思います。しかし6月ごろにやってくる住民税を見落としがちなので、そちらの金額も見込んで利益から引いておくことも忘れてはいけません。

    ――損益計算書を活用して将来の計画を立てる時期は、いつごろが適切でしょうか?

    早ければ早いほど良いのですが、12月までの内容を締め切るのがその2~3か月後になるので、初回は3月や4月になると思います。しかし、数年間こまめに記帳処理を続けることで、そのタイミングを早めることが可能です。計画の立案が3月になった場合、その年のはじめ3か月は計画がない状態になるので、この空白を早く埋めるためにもこまめな記帳が必要になります。

    また計画を立てる際には、可能であれば税理士などの専門家と一緒に実施することで、より高いクオリティが担保できるでしょう。その際、個人事業主自身の想いやポリシーを反映させることはとても大切ですから、大前提としてください。

    「確定申告のためだけに」損益計算書を作成するのはもったいない!

    ――今回教えていただいた評価指標については、新型コロナウイルス感染症の影響で数値が芳しくない個人事業主は多いと思います。まず、どのあたりから改善するべきかアドバイスをいただけますか?

    売上の回復が第一です。現在、赤字になっている要因を分析して、そこを改善していくことが重要なのですが、何よりも売上を上げなくては話になりません。

    例えば飲食店などの場合、強制的に営業を止められていたので、いかんともしがたい状況だったと思います。まずはお客さまを戻して、売上高の回復とそのための計画立てが重要と考えましょう。

    また、給付金などを放置して利益になった場合は雑収入となり、課税対象になります。そのため、補助金を活用して売上の増加計画を練ることも大切です。お客さまが戻ってくるようなメニュー作りや店舗の内装、事業内容の変更などを実施して所得を抑えることも意識しましょう。

    次に、新型コロナウイルスの影響によって、衛生面に必要な経費支出が増えていると思います。こちらのコストコントロールも重要な課題と考え、意識してください。

    ――売上の中でもやはり単価と数量の改善がポイントなのでしょうか?

    業種によっては、新型コロナウイルス前のように数量が上がってこないケースも想定されます。その場合は、単価を上げることが重要な命題です。

    例えば飲食店の場合、今後は忘年会や新年会といった団体客やシーズン客が減っていくことが予想されるので、1人当たりの単価を上げないと全体の売上は上がりません。単価を上げるためには、メニューのクオリティも上げる必要がありますから、そこに給付金を活用するべきでしょう。

    ――個人事業主に向けて損益計算書を有効活用するためのアドバイスをお願いします。

    会計ソフトを使って、きちんと会計処理をすることが何よりも大切です。個人事業主の多くは「確定申告のために損益計算書を作成する」というネガティブな印象も持っているケースが多いのですが、それだけの理由で会計ソフトを使うのは非常にもったいないことです。

    確定申告書に添付する損益計算書の数値は、その年の結果(成果)に過ぎません。損益計算を機動的・効果的に経営に活用するためには、定期、できれば月次の損益計算書を作成し、その数値を途中経過として分析することが望ましいです。そのためにはこまめな記帳が必要ですが、効率よく正確に記帳・集計・分析を進めるためには会計ソフト(弥生会計など)の積極的な活用を強くおすすめします。

    会計ソフトは今や確定申告のために必要な書類をアウトプットする、という消極的な手段としての役割だけではありません。今回説明した財務分析のための重要な指標の大半は、会計ソフトで自動的に表現されます。

    さらに、目標値を設定して実績値と比較検証できるような機能もあります。

    したがって、業績評価や経営判断に活かすための能動的なツールとしても会計ソフトはとても有用と言えます。事業の業績を伸ばすためには、会計事務所などに作業を丸投げすることなく、個人事業主自身がリアルタイムに事業の数値を把握することが大切と考えてください。

    〈参考〉
    経営分析 プロフェッショナル/ネットワーク限定機能|弥生会計

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