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経理部門をプレッシャーから救う!業務ミスの重圧軽減を実現する「RPA」

労働⼒不⾜を解決し働き⽅改⾰を進めるために、業務のDX(デジタルトランスフォーメーション)化を進める企業が増えています。中でも経理部⾨における、RPAによる作業の⾃動化や効率化は多くの注⽬を集めています。

RPAとは「Robotics Process Automation」の略語で、ヒトがパソコンで⾏う定型業務をロボットに代替し、⾃動化するツールです。RPA導⼊により、作業の⾃動化や効率化によるスタッフの⼯数や負担削減はもちろん、ヒューマンエラーの抑制にもつながります。

現役経理担当者がぶっちゃけトーク!テレワークできてる?経理の未来は?」の記事でも紹介したように、経理部⾨のスタッフはミスが少ないことが評価基準に⼤きく影響します。だからこそ、RPA導⼊による精神的なプレッシャーからの解放は⼤きなメリットといえるでしょう。「現状、問題なく業務が回っているから」と導⼊を⾒合わせている企業もあるかもしれませんが、そういった守りの姿勢は⻑い⽬で⾒た時に企業の成⻑を妨げるリスクもあります。社員がミスのプレッシャーを抱えながら仕事をする状況は、健全とは⾔いにくいでしょう。

職場環境を整え、社員をプレッシャーから解放し、安⼼して業務に取り組める環境を整えることが、今後の企業成⻑にも影響すると考えてください。今回はRPAツール「ロボパットDX」を展開している株式会社FCEプロセス&テクノロジーの代表取締役社⻑である永⽥ 純⼀郎⽒に、経理部⾨のDXについてお話を伺いました。

永田 純一郎(株式会社FCEプロセス&テクノロジー 代表取締役社長)

長崎県出身。横浜国立大学経営学部卒業後、教育、人材育成、コンサルティングを行うFCEグループにて新規事業開発を担当し、数多くのビジネスモデル研究やマーケティングに従事。同時に管理部門担当役員として自社業務の生産性向上を推進。FCEプロセス&テクノロジーHP

業務自動化で経理のプレッシャーを軽減する経理DX化のメリット

――経理部門でRPAを使ってDX化できる業務には、どのようなものが挙げられますか?

経理部門のDX化で多いものは、以下の4つです。

  1. 基幹システムから売上データなどのダウンロード・編集
  2. 請求書発行
  3. ネットバンキング情報と社内システム情報の付け合わせ
  4. 管理会計データ作成

業種や企業にもよりますが、論理的にはすべての業務でRPAを活用してデジタル化することが可能です。

1つ⽬が店舗や部⾨、商品ごとの売上データや顧客の信⽤情報のダウンロード、編集作業の⾃動化が挙げられます。あとはお客さまへの注⽂対応ですね。ECサイトなどで注⽂が⼊ったときに、倉庫へ指⽰書を送って基幹システムに注⽂データを⾃動⼊⼒するなど、⼀連の作業をRPAで⾃動化して基幹システムにつなぐ対応です。

2つ目に多いのが、メールベースでの請求書⾃動発⾏になります。社内のデータベースから請求書を⾃動発⾏し、メール添付して顧客に⾃動送信することが可能です。

そして3つ目が、ネットバンキングの情報と社内データベースの情報の付け合わせ作業の⾃動化です。お⾦を直接扱うこともあり、ネットバンキングの作業をRPAで⾃動化する企業はなかなかいません。しかし、ネットバンキングから現⾦の流れに関する情報をダウンロードし、それを機関システムの情報と突合させる確認作業をRPAで⾏う企業は多いです。

4つ目が管理会計⽤のデータ作成になります。財務会計はミスが許されないという性質上、RPAによる作業の⾃動化は敬遠されがちです。しかし、多くの会計ソフトではCSVなどとの連携がスムーズに⾏えるため、管理会計でRPAがよく利⽤されます。

――経理部門の作業が自動化できれば、いろいろなメリットがありそうですね。

業務運⽤上のメリットもあります。弊社のお客さまには⽉曜⽇に社内会議を開催している企業も多いのですが、その影響を受け業務負担が急増するのが、数字を取りまとめている経理部⾨です。

具体的には、毎週⽉曜⽇には朝6時に出社して、9時の会議に間に合わせるように資料作成しなくてはいけないという担当者が実際にいらっしゃいました。そこで⽇曜⽇の深夜にRPAを回しておいて、朝8時半に出社した際に資料ができあがっているしくみを構築したのです。その結果、⼤幅に業務効率化が進み、労働環境が改善されたそうです。

RPAの活⽤⽅法は企業ごとに違うのですが、大きなメリットとして共通している点が、業務量の平準化になります。経理部⾨は⽉や週の中で業務量のムラが多いことが課題となっているケースが多いため、それを解消できる点は⼤きなメリットだといえるでしょう。作業⾃体は⼿でやったほうが早いものもありますが、業務量が多いタイミングでたくさん発⽣すると対応できなくなる場合があります。そこでRPAで作業を⾃動化することで、業務量を平準化するわけです。「毎⽉このタイミングは⼼配で夜も眠れない……」という状況から、経理部⾨のスタッフが解放されるメリットは⾮常に⼤きいと思います。

――RPAで作業を自動化することで、どの程度の工数削減効果が見込めるものでしょうか?

業務内容や⾃動化の範囲などによっても当然違いはありますが、実際に弊社のRPAを導⼊した企業の中には、⽉に200時間以上の⼯数を削減した事例もあります。

⼀⽅で、30時間程度の⼯数削減に留まってはいるものの、RPAの効果を⼗分に体感できている企業も多いです。RPAもツールなので、慣れるまでには⼀定の期間が必要になります。そのためRPAを導⼊した直後に、⼤きな⼯数削減効果がみられるケースはそれほど多くはありません。例えばExcelを使い始めたばかりの⼈は、最初⽂字や数字を⼊⼒する程度しかできませんが、何か⽉も使っているうちに関数やピボットテーブルなどを使いこなせるようになり、⾼度な作業が⾏えるようになりますよね。

RPAも同じで、導⼊してから1年くらいの間は、必ずしも大きな削減効果を上げられるとは限りません。このことは、導⼊前のお客さまにも必ずお伝えしています。

――すぐに工数削減につながらないとなると、企業側はRPAのどのような部分にメリットを感じているのでしょうか?

まずはミスが許されないプレッシャーから解放されるというメリットが挙げられます。

例えば、顧客情報をExcelなどから転記する場合はミスが許されないため、23回は内容を確認している企業も多いです。しかし、RPAであれば転記ミスは発⽣しづらいので、経理部⾨のスタッフが「ミスをしてはいけない」という精神的プレッシャーから解放されます。また経理担当者は採⽤が困難で、かつアルバイトなどでは対応できない業務も多いため、RPAで作業を⾃動化して現⾏スタッフだけで運⽤できる点も、⼤きなメリットといえるでしょう。

――新型コロナウイルス感染症の影響化において、RPAを有効活用することで経理業務をテレワークでスムーズに実施できている企業はありますか?

弊社のお客さまで、経理を含めたすべての部⾨でテレワークを実施している企業の事例を紹介します。中⼩企業の場合、出社しなければできない仕事が多いものです。

例えば、経理業務でいえば、インターネットバンキングの操作などが挙げられます。完全テレワークか出社かという選択になると難しい部分はありますが、いくつかの⽇に散らばっている作業を1⽇にまとめてRPAで⾃動化することで、出勤⽇数を減らすことが可能です。

つまり、毎⽇特定の作業をやるためだけに出社するのではなく、RPAで⾃動化して1⽇にまとめることで出社⽇を減らし、テレワークの⽐率を増やすというアプローチになります。

もう1つのアプローチが、限定されたパソコンからしか実施できない作業を、リモートデスクトップを活⽤して操作する⽅法です。例えばテレワーク中のスタッフが、⾃宅のパソコンからリモートで、会社のインターネットバンキング⽤のパソコンを操作することが可能になります。このようにRPAとリモートデスクトップの合わせ技で、テレワークの業務効率化を実現しているケースがあります。

経理部門でRPAを活用してDXを推進するために必要なこと

――経理部門にRPAを導入する場合、どのような手順で行動を起こすべきでしょうか?

進め⽅はトップダウン型とボトムダウン型の2種類ありますが、企業の⽂化や社⻑の性格などによる部分も多いため、どちらが正解ということはありません。

ただし経理はすべての部⾨に関わる業務なので、どちらかというと、トップダウン型で推進するほうがスムーズに進められているお客さまが多いと感じます。なぜならRPAに限らずデジタル化を進めるうえでは、今の業務フローのままデジタル化しようとすると失敗する可能性が⾼くなるからです。

例えば、営業第⼀課と第⼆課から届く売上データや経費データのフォーマットが違う場合、これをそのままデジタル化すると、結局ヒトが⼿を動かすしかなくなります。また、お客さまから来る請求書がメールもあれば紙ベースのものもあることに加え、それぞれフォーマットや書式もバラバラというのが⼀般的でしょう。

つまり、⽣産性を阻害している原因はフォーマットのばらつきであるため、それらを業務フローから⾒直し、フォーマットを統⼀してお客さまや他の部⾨に理解してもらうという調整が必要なのです。しかし、これを経理部⾨だけで進めようとしても、なかなかうまくいきません。そのため全社的に推進⼒を持たせるためには、トップダウン型のほうが向いているのです。

――RPAのことをよく知らない経営者が多い中、トップダウンで進めることが難しいケースもあるのではないでしょうか?

経営者や役員のRPAに対する知識が乏しかったり、うまく説明できず組織全体を動かすことが難しい場合は、経理部⾨の中だけでRPAを導⼊して作業を⾃動化することも可能です。まず現場の作業を⾃動化するスモールスタートで始め、⼀定の成果が出た段階で次のステップに進めます。「⽣産性向上を阻害するボトルネックを解決するためには、他の部⾨や他社との協⼒が不可⽋になりますが、どうしますか?」というアプローチが考えられるでしょう。

――ITの専門家でない経理部門のスタッフが、RPAを使いこなすことは可能なのでしょうか?

弊社が提供しているRPA「ロボパットDX」は、現場のプログラムができないスタッフが⾃分で作業をロボ化(⾃動化)することができます。

とはいえ、やはり何のサポートもなく完璧に使いこなせるのは、ITリテラシーが高い社員がいる企業に限られます。特に経理のスタッフなど、ただでさえ忙しい毎⽇の中で、新しいツールを独学で勉強しながら使っていくというのでは、なかなか定着しません。

そこで重要になってくるのが、ベンダーが提供するサポートです。

弊社では、無料トライアル期間中に業務内容をヒアリングして、現場のスタッフと⼀緒になって作業の⾃動化を実施します。さらに契約してから2か⽉間、コンサルのようにしっかりと寄り添ったサポートを⾏っています。

またRPAにはさまざまな商品がありますが、「ノーコード」や「ローコード」という言葉によってその難易度が分かりにくくなっている側面もあります。ロボットを作成するうえで直接コードを書く必要が無くても、プログラミングの知識やその用語について理解していることが前提となっているものも数多くあります。

その場合、やはりエンジニア以外の方がロボットを作成することは難しくなります。現場のスタッフがロボットを作ることができなければ、エンジニア(例えば社内のシステム部⾨)に作ってもらうためには、その業務を理解してもらうために、一から会計ソフトの使い方や摘要の意味・コードの指定・会計の知識などを細かく説明をする必要が出てきてしまいます。その後も何か変更がある度に「ここを変えてください」「こういう場合はどうすればよいですか?」とお互いに細かく聞きながら運⽤すること自体が⾮効率となります。

そのような非効率を招かないためにも、単に簡単か難しいかというだけではなく、経理部⾨のスタッフが⾃分で扱えるツールであることが重要です。

弊社のお客さまもプログラムを組めないのはもちろん、「Excelのマクロは分からない」という⽅のほうが多いと思います。しかしそのような⽅でも、RPAを使って日常の業務を⾃動化しています。

今後「2025年の崖」でエンジニアやプログラマがどんどん減っていくと予想される中、その希少な人材が自分のキャリアとして積極的に中堅・中⼩企業を選ぶ理由は殆どありません。ましてや希少なプログラムの知識を持った人材が経理部⾨に直接配属される可能性はきわめて低いと思います。

となると、現場のスタッフがデジタル化にチャレンジするしかないわけです。ちなみに弊社のスタッフにも、プログラムやマクロを組むことができなくても、ロボパットを使い⾼度なロボを作っています。

※2025年の崖
経産省の「DXレポート ~ITシステム『2025年の崖』克服とDXの本格的な展開~」の中で指摘された「DXを推進しない⽇本企業は2025年以降、最⼤で年間12兆円の経済損失が⽣じる可能性がある」という提唱。

――経理のDXを推進する際に、阻害要因として考えられるものは何ですか?

経理部門の場合はエンジニア不足以外にも、他の部門とは異なる以下のハードルが存在します。

  1. 紙ベースでの対応
  2. 限定されたパソコンでの業務
  3. あいまいな請求、支払い業務への対応

1つ⽬のハードルは、顧客との間の紙ベースでの業務と印鑑が必要といった社内承認ルートが存在する点です。

2つ⽬は、ネットバンキング対応など、限定されたパソコンでしか実施できない業務が存在する点になります。

そして3つ⽬が、フォーマットの揺らぎや「これ何の⽀払いなの?」といった経理に提出する項⽬のあいまいさが挙げられるでしょう。よってRPAを導⼊してDXを推進するためには、こうした阻害要因を解決することが先決です。

――経理部門のDX化を実現するために必要なポイントを教えてください。

まずどこから⼿を付けるかというところだと思います。経理部⾨の問題を経理部⾨だけで解決しようとするのは厳しいため、他の部⾨や他社との関連性の中で、何から始めるのか決めることが必要です。

例えば、経理部⾨だけで完結できる部分からデジタル化して効率化をスタートし、その成果をもって周りを徐々に巻き込んでいくアプローチもあれば、社⻑が「働き⽅改⾰を進めるぞ!」と声を上げて全社で課題感を共有しながら進める⽅法もあります。企業の⾵⼟や、⽂化に合ったプロセスで進めることが重要です。

⼀⽅で、経理部⾨の⽣産性が上がらない理由は、他社との関係性の中にある問題もあります。フォーマットの統⼀化やお客さまとのルート変更などが実現可能か否かも、重要なポイントと⾔えるでしょう。お客さまがこれまでFAXで送付してきた書類を、こちらが指定したフォーマットに変更してデジタル化してくれれば、RPAで⾃動化できます。

しかし、デジタルツールを提供して「ここに⼊⼒してください」といったルール変更を、お客さまに容認してもらうこと⾃体が⾼いハードルとなるのです。ただ、このハードルを乗り越えて⼀度設定してしまえば、お客さま⾃⾝の⼿で⼊⼒された数値で作業できますから、経理部⾨にとっては劇的な業務効率化が期待できます。さらには「ミスしてはいけない」という精神的重圧からの解放も、⼤きなメリットといえるでしょう。

――経営者の中には「現状、業務が回っているからRPAはいらない」という方もいると思いますが、どのようなタイミングで導入に踏み切るケースが多いのでしょうか?

実際には、経営者は「まだ回っているから大丈夫」と思っていても、現場は「もう限界」「何かあったらリカバリーは無理」と感じているという、現状の認識にギャップが発生しているケースが多くあります。

早くからDXに取り組もうとしている企業は、経営者も現場も「今は大丈夫」が「これからも大丈夫」とは限らないという危機意識を持ってRPAの導入にも踏み切っています。

また、先にDXありきで考えると「変革はライン部⾨から……」という考えで、そちらに⽬がいきがちなケースも見られます。しかしDXの本質は「業務改善」です。実際には、複数の部門や会社とつながりがある管理部門の経理や人事などでDXを推進することは、大きな効果が発揮されやすいと考えています。

相性抜群のRPAは経理部門・会計事務所でも活用事例多数!

――御社のお客さまにも経理部門の方は多いのでしょうか?

経理部⾨のお客さまは多いですね。また、経理部⾨だけでなく税理⼠事務所や会計事務所など、多くのお客さまにご利⽤いただいております。なお、弊社のお客さまである「税理⼠法⼈ASC」さまの導⼊例も⾮常に参考になりますので、ぜひお時間のあるときにご確認ください。

模範解答のない「本質的」な業務に注力する税理士事務所になるために/1拠点だけで1カ月80時間、10万円の人件費を削減

――最後に、御社のRPAツール「ロボパットDX」の料金や特徴を紹介してください。 

弊社の「ロボパットDX」は月単位の契約が可能で、フル機能版と実⾏専⽤版の2つの種類があります。また単⽉契約だけでなく、年間契約もできます
※年間契約割引制度あり

RPAは1つのパソコンで1つの作業しか実⾏できないため、他のパソコンに実⾏専⽤版が⼊っていれば、複数の作業を⾃動化することが可能です。したがってフル機能版を1ライセンス契約してロボを作成しながら実行し、ロボが増えてきたら作業専⽤に実⾏専⽤版のライセンスを複数契約するといった⽅法もよいでしょう。

弊社のRPAは⼿厚いサポート体制が強みです。導⼊段階で確実に定着・活⽤のベースに乗せることを意識しています。無料トライアル中はフル機能版が3ライセンス使え、専属の担当が付いて操作⽅法から作業の⾃動化までサポートする点が特徴です。

業務よっては、頭からお尻まで一気通貫で自動化すると複雑になりすぎ、うまくいかない場合があります。そのような場合は作業工程毎に⾃動化し、この部分とこの部分は確認のために⼿作業で残しておきましょう、といったアプローチが⼤切になります。こうしたRPAの導入方法から業務自動化のコツまで導入時にサポートします。

そのため有料になる段階では、現場のスタッフが実務に使えるレベルになっています。もちろん契約しなくても構いません。また導⼊後2か⽉間はオンボーディングサポートと位置づけ、⾃動化することで楽になる業務がどれか優先順位をつけ、より実⽤的なロボを作って効果を実感してもらえるまで伴⾛させてもらいます。

――非常に手厚いサポート体制で、経理部門のスタッフの方も安心ですね。

ロボパットDXは⽉単位の契約が可能なので、例えば「決算⽉だけロボを使う」ということも可能です。以前作ったロボをファイルとしてパソコンに残しておけば、そのまま使えます。また予約制のWeb家庭教師は、Web会議システムを使った個別レクチャーが30分単位で受けられ回数制限もありません。eラーニングも無料です。とにかくRPAは使ってもらうことが1番なので、担当者が⼿厚くサポートします。

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