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オンライン面接が常識に?ウィズコロナ・アフターコロナの採用活動 

新型コロナウイルス感染症の影響で、多くの企業ではオンライン採用が導入されるようになってきています。今後ウィズコロナ、アフターコロナと呼ばれる時代においても、この傾向は続いていくことが予測できます。

しかし、これまでオンライン採用経験がなかった企業とっては、不安な部分も多いのではないでしょうか。また大企業と比べ、中小企業では取りうる手段も異なってくるでしょう。

そこで今回は、中小企業に向けたオンライン採用の注意点やメリット、導入方法などについて、日本最大級の人事向けポータルサイト「HRプロ」を運営するProFuture株式会社(HR総研)の久木田亮子さんにお話をうかがいました。

久木田 亮子 氏(HR総研 HRサポート部)

ProFuture株式会社(HR総研)HRサポート部。2009年建設系企業に入社。研究開発および設計職に従事。2015年以降、シンクタンクにて地方創生に関する幅広い分野で調査研究を行う。2019年にHR総研(ProFuture株式会社)主任研究員に着任。人事関連分野に関する幅広い調査・分析を行う。企業動向だけでなく、新卒採用においては就活学生を対象とした調査の設計から分析まで担当する。人事領域に関する開かれた調査機関「HR総研」 日本最大級の人事ポータル「HRプロ

新型コロナウイルスの採用活動への影響

――まず新型コロナウイルスの感染拡大が採用活動に与えた影響について教えてください。

採用活動時期に新型コロナウイルス感染拡大の影響を受けたため、3月から予定されていた合同企業説明会や単独での説明会の多くは、中止や延期を余儀なくされました。それにより、企業と応募者はリアルな場において接点を持つ機会が激減したというのが現状です。

企業においては採用選考への応募者減少が懸念され、応募者としては直接企業を知る多くの機会を逸することとなり、両者にとって不安が高まる状況だったことが考えられます。

この状況を打開するべく、企業はオンライン説明会やオンライン面接を設定し、応募者との接点を確保して滞りなく採用活動を継続しようとする動きが活発化しました。また、就職ナビや合同企業説明会で広く母集団を形成し、自社主催の会社説明会を経て面接へとつなげていく従来型の「母集団採用方式」を見直す契機にもなったといえるでしょう。

それに代わる形として、社員による紹介採用であるリファラル採用やオファー型就職サイト活用で、ターゲットになりえる応募者だけと個々に接触を持つ「個別採用方式」への移行が加速しました。

――今後の採用活動には、どのように影響するとお考えでしょうか?

HR総研では、今年2月中旬から5月にかけて、合計4回の新型コロナウイルス感染拡大による採用活動への影響調査を実施してきました。その結果を踏まえながらお話させていただきます。

採用活動への影響を懸念している企業の割合は回数を重ねるごとに増し、3月末の第3回調査時には7割にも達していました。ただし、懸念する企業は大企業が9割近い一方、中小企業は半数程度となり、大企業に比べてダメージが小さかったことが推察されます。

要因としては、大規模な採用活動を行う大企業は関係者や参加者の人数も多く、対面式採用活動による感染リスクが高まるのに対し、中小企業の採用活動は小規模であることから、対面式の採用活動を継続しやすく、影響を受けにくい企業が多かったと考えられます。

大企業の懸念事項として採用スケジュール遅延や対面での説明会・面接開催困難などが挙がる一方、中小企業からはオンライン採用対応準備が不十分であることを懸念する回答が多くありました。さらに採用活動を継続していた企業では、採用予定数の減少や採用活動中断を余儀なくされるケースも出てきています。

5月中旬に実施した第4回調査の結果では、中小企業における新卒採用活動を「縮小」、「停止」、「中断」した割合は3割近くなっており、その要因として「経営状況の悪化が予測される」「オンライン化への対応ができていない」が多く挙げられていました。

――中途採用について、就職希望者や企業の動き、大企業の変化による中小企業への影響などもあれば教えてください。

コロナ禍において、経営状況悪化や事業規模縮小が見込まれる中小企業では、新卒採用と同様に中途採用も規模縮小・停止・中断するケースもあります。これは大企業も同じで、売り手市場が続いた中途採用市場が大きく変化する可能性が出てきていることが分かります。

ただし新卒一括採用を見直す機運の中で、雇用制度改革により来年度から新卒採用と中途採用の割合を開示する義務が生じることから、大企業では新卒採用数を抑え、中途採用の割合を高める動きが多くみられます。

外部調査によると、以前から継続的な人手不足状況が続いている7割の企業では、中途採用を継続するという調査結果も出ています。この厳しい状況下での積極的な採用活動は、これまで大企業に奪われてきた優秀な人材を、中小企業が獲得するチャンスともいえるでしょう。また、創業年数が浅い企業ほど中途採用規模を拡大する傾向が出ている調査結果もあり、柔軟に進化する感覚の新しい企業ほど、採用規模を拡大させていることが推測されます。

ただし転職希望者の中には、現在勤めている会社の経営状況に不安を感じて突発的に活動を始めた人も存在します。登録者が昨対比で倍以上になった人材紹介会社もあるようですが、仕事に高いモチベーションを持って転職活動に臨んでいるかを、今まで以上にしっかりと見極める必要が出てくるでしょう。

――採用活動をオンライン化する流れの中で、大企業と中小企業の動きに違いはあったのでしょうか?

2月下旬にイベント自粛要請が出た頃から、大企業が率先してオンライン説明会、オンライン選考に切り替え始めました。その後3月末には、オンライン説明会に変更する企業の割合は大企業で6割、中堅・中小企業では4割近くへと変化し、緊急事態宣言の延長期間であった5月中旬には両者ともに8割前後がオンライン選考となりました。

中小企業でオンライン選考を実施していたのは6割と半数を超えていたものの、大企業や中堅企業に比べると若干乗り遅れた感は否めません。外出自体に感染リスクをともなう現在の状況において、対面選考を続ける企業は応募者に自社の判断力や対応力の低さを印象づけ、不信感を与えるリスクもあります。応募者や運営スタッフの安全に考慮し、オンライン選考に切り替えた他企業に、応募者が流れる可能性もあるでしょう。

逆に、安全確保を第一とし、オンライン選考への対応を迅速に行った企業は、応募者からの信頼が高まるとともに、既存社員のエンゲージメント向上にもつながる可能性もあります。

――なるほど、オンライン選考に切り替えることで、さまざまなメリットがあるのですね。その他のメリットについても教えていただけますか?

対面面接では、参加者と面接官との日程調整から会場の確保、面接参加者と関係者分の必要書類の印刷、名札の作成といった細かい作業に加え、感染防止対策の徹底といった追加作業も必要になります。

しかし、オンライン面接であれば日程調整もしやすく、対面面接特有の作業は必要ありません。結果として担当者の業務効率化にもつながり、そのうえ、会場費や交通費などのコスト削減効果も期待できます。また採用活動のオンライン化は、遠方の応募者との接触機会創出にも役立ちました。応募者にとっても交通費を抑え、時間を有効活用できたことで、より多くの企業との接触が可能となったのです。

オンライン面接を実施している企業では、6割近くが「最終面接までオンライン面接でいく可能性がある」と回答しています。反対に「可能性はない」と答えた企業は2割未満に留まり、オンライン面接を実際に経験した企業はそのメリットを少なからず感じているようです。

ウィズコロナ・アフターコロナにおける採用活動の注意点

――今後、中小企業が採用活動を行う際に注力すべきことはありますか?

企業の採用活動はオンラインに注力する必要があり、採用オウンドメディアや自社ホームページを活用した採用以外の情報発信も必要です。

例えば、社員の働き方や社内イベントなどを紹介し「どのような雰囲気で仕事をしている会社なのか」「どのような考え方を持つ社員が活躍しているのか」といった情報発信を、応募者は企業に求めています。また業界のトレンドニュース発信など、応募者が関心ある業界の情報を分かりやすく、共感を得やすい形、かつ効果的なタイミングで発信することも、有効な手段といえるでしょう。

特に中小企業では、経営者の採用活動へのコミットが非常に重要です。応募者に企業理念や戦略を語りかけるとともに、その人となりを感じ取ってもらい、共感を得ることが大切です。また、社内に向けて人材の大切さと採用活動の重要性を発信し、協力体制を築くことも必要になります。中小企業経営者のミッションは、5割以上が人材採用と言われているほど重要視されていることを、意識しましょう。

――採用活動の効率化には、どのような手法があるのでしょうか?

今後、企業は応募者を待つだけではなく、欲しい人材に積極的にアプローチする逆求人型採用のダイレクトリクルーティングも有効活用すべきです。集合型のセミナーや会社説明会が開催しづらい状況下で、効率よく欲しい人材と出会うには、自社の情報や魅力をオンラインで発信してブランディングしていくことが必要となります。企業側からどのような人材を求めているのか積極的に明示し、ダイレクトリクルーティングを使ってピンポイントで欲しい人材へのアプローチを試みるのもよいでしょう。

とはいえ、大企業とまともに勝負してはいけません。先ほどお話したように、トップが応募者に直接語りかけること、そして仕事の内容で差別化することが重要です。業務が細分化され、社員ごとに担当領域が明確化している大企業と比べ、中小企業はマルチタスクで仕事を進行することが多い傾向にあります。そのやりがいや、裁量があるからこその成長を伝えることが、中小企業の本質的な魅力をアピールすることになるのです。

また、自社の採用ブランディングも工夫しましょう。例えば、訴求ポイントをあえて1つか2つに絞り込み、そこを徹底してアピールする方法も考えられます。万人に振り向いてもらう必要はありません。自社の訴求ポイントに共感する応募者だけを引き込めればよいのです。

――今後、ウィズコロナ、アフターコロナと呼ばれる世の中で、採用活動はどのように変化していくのでしょうか?

2020年2月までは、今期の採用活動はさらに早期化するといわれていました。しかし、新型コロナウイルスの影響で、どの企業も採用スケジュールを後ろ倒しせざるを得なくなったというのが現状です。そのため、新卒一括採用という方法に疑問を持つ企業も増えています。一方で、インターンシップを実施して早期に優秀な学生と接触していた企業は、新型コロナウイルスの影響を受ける前に内々定を出していたこともあり、大きなダメージを受けずに済みました。

こうした背景から、今後は中途採用も含めた通年採用導入や、インターンシップを実施する企業増加が予測されるでしょう。また、学生が積極的に複数企業のインターンシップに参加する流れも定着していますから、企業にはオンラインでも効果的にインターンシップが実施できる方法を早急に確立することが求められています。

仮に新型コロナウイルスが終息したとしても、以前とまったく同じ採用方法に戻ることはないでしょう。とはいえ、内定までのステップをすべてオンライン化することに対して、難色を示す企業が多いのも事実です。したがって、今後はオンラインと対面接触との「ハイブリット採用」が主流になると考えられます。

オンライン面接の実施方法

――改めてオンライン面接がどのようなものか簡単に説明をお願いします。

オンライン面接は採用面接手法の1つで、面接会場で対面せずにPCやスマートフォンなどを通して学生と面接を行うものです。ライブで対話する形式と、応募者が収録した動画を投稿する2パターンが一般的です。

これまでは導入企業も少なく、どちらかというと動画投稿型が多い傾向にあり、場所や時間を選ばず面接を受けられることを売りに、主に一次選考で利用されていました。

しかし、今年は一次選考だけでなく二次選考や最終選考までオンラインで実施する必要が出てきたため、ライブ対話形式が主流のようです。動画投稿型には専用の面接サービス、ライブ型であればオンライン会議ツールの用意が必要となります。

――具体的な面接の実施方法について教えてください。

では、最も利用者が多いオンライン会議ツールZoomを例に、手順を説明します。

1:Zoomサイトで申し込み

まず、Zoomのサイトから、利用申し込みが必要です。1アカウントであれば月額2,000円から利用できます。ただし、同時間帯に複数の応募者の個別面接を行う場合には、複数アカウントの契約が必要になります。

2:Zoomアプリのインストール

次に、専用アプリのインストールをします。

3:ZoomのビデオID発行と送付

申し込み完了後、すぐに利用が開始できます。面接の実施日時及び応募者情報としてメールアドレスを登録すると、固有のビデオ会議IDとなるURLが発行されますので、その情報を応募者にメールで共有します。応募者側もアプリのインストールが必要ですが、共有したURLからインストールできるので問題ないでしょう。

4:オンライン面接の実施

面接の当日は、開始時間前にZoomにログインして会議を開催し、応募者を待ちましょう。通信環境が整っている場所であれば、オフィスに限らず自宅などでも利用可能です。応募者がログインしたら、対面の場合と同じように面接を進めます。録画機能で面接を録画し、後から他の人事担当とともに応募者の受け答えを確認することも可能ですので、有効活用しましょう。

――対面式の面接と比べて、オンライン面接のメリットは何でしょうか。

オンライン面接のメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

  • 遠隔地からの応募者と時間やコストをかけずに面接が実施可能
  • 収録した面接動画を複数人の担当者と共有し、面接スキル向上に活かせる
  • 会場設営や資料印刷などの工数削減につながり、効率的な採用業務の実施が可能

また、ウィズコロナ・アフターコロナにおける感染防止対策としての会場消毒対策が不要になるとともに、応募者や面接官を含めた運営スタッフの安全確保も可能です。そのうえ企業側の姿勢が評価され、応募者の信頼度を高められるメリットもあります。

――オンライン面接で会社にマッチする人材を見抜くポイントはありますか?

オンライン面接では、応募者の感情を推し量りにくいため、事前に面接でどのような特性や能力を知りたいのか洗い出し、それを見極めやすい質問を準備しておきましょう。対面での面接と違い、入室やお辞儀の仕方などのチェックはできません。また、応募者の体格や醸しだす雰囲気を感じ取ることも困難です。それを補う意味でも、応募者が過去に実際にとった行動や、それを選択した理由など、応募者の具体的な価値観や考え方を深掘りする質問をしてみましょう。

一方、応募者も自分にマッチしている企業かどうかをオンライン面接の場で判断しようと、より慎重になっています。応募者の不安を払拭するために、企業側も積極的に情報提供する姿勢が求められていることを認識しましょう。

――オンライン面接時に注意すべき点を教えてください。

オンライン面接では先ほどもお話した通り、お互いに相手の微妙な表情や空気感の読み取りにくく、対面に比べ面接に掛ける熱量や志望度を推し量るのが難しい面があります。したがって、内定を出した後は辞退を防止するための内定者フォローを、これまで以上に丁寧に行うことが必要です。

また、面接官の印象が応募者の志望度に少なからず影響するため、画面の向こうに応募者がいることを意識した表情や目線、話し方を練習しておくべきでしょう。対面面接の場合、会場は一般的に応募先の企業ですから、応募者は面接を受けに行くことでその企業の雰囲気を肌で感じられます。しかし、オンライン面接ではそれができませんので、より丁寧に自社の情報を伝えてあげることが大切なのです。

――応募者側のデバイスがスマートフォンであるケースも想定されますが、企業側として特別に準備しておくべきものはありますか?

スマホなど画面が小さいデバイスでは相手の様子が分かりづらいこともあるため、PCまたはタブレットを用意しましょう。

また、オンライン面接ではZoomSkypeGoogle MeetMicrosoft Teamsといったオンライン会議ツールを使用する企業も多い一方で、インタビューメーカーやHireVueなどのオンライン面接専用ツールを使っている企業もあります。後者には、動画投稿の機能や応募者データを管理など、採用管理システムと連携できるものもあります。

オンライン採用後の社員教育について

――オンライン採用後の社員教育について、変化はありそうですか?

3月末実施の調査結果によると、入社式の開催方法を変更する企業は6割以上で、中小企業でも半数程度の企業が変更すると回答していました。中小企業では、プログラムを短縮や開催時期を延期といった変更が多く見られました。

延期の場合、4月中に開催する割合が半数近くで、5月や6月を想定している企業が4割程度という結果になりました。そのため、今年は「41日の入社式で気を引き締めて新社会人になる」という夢が叶わなかった人も多かったことでしょう。企業側からも「新入社員が歓迎されていない印象を抱かないか、懸念している」という声もありました。

新入社員研修については、中小企業では6割以上が実施期間の短縮や延期・中止はしないとしました。また、実施方法も半数程度が予定どおり集合研修開催としています。理由としては、参加者が少ないこともありますが、オンライン化への対応が不十分であることも挙げられています。

さらに、新型コロナウイルスの影響下におけるOJTでは、トレーナーと新入社員がともにテレワークを実施する企業が6割近くあり、「メールやチャットで気軽に相談」、「オンラインでの定期的な部会で情報共有」といったスタイルで進める傾向にあります。ただし、効果的にできていると感じている中小企業は2割程度で、まだまだ改善が必要な部分が多いようです。

一方、ウィズコロナという現状を踏まえ、今後は企業規模の大小に関わらず、オンラインでの人材研修を効果的に実施できる体制を早急に整える必要があります。環境を整えることで、人材育成がストップするリスクを回避するとともに、社員のエンゲージメント向上、離職防止にもつながっていくでしょう。

――オンラインにおける新入社員教育実施時の注意点を教えてください。

新入社員はデジタルネイティブ世代ですから、ITリテラシーの高い人が多く、PCやオンラインツールについては問題なく習得していくはずです。しかし、オンラインで長時間話を聞くのは大変さもあり、集中力も切れやすいため、これまで集合研修で実施してきた講座型研修などは、1時間以内など小分けに区切る工夫が必要でしょう。

また、講師が一方的に話すのではなくアクティブラーニングを取り入れ、各新入社員が積極的に発言したり、手を動かす機会を多く設定することも大切です。オンラインでも新入社員同士のコミュニケーションが生まれ、お互いの個性を知り、切磋琢磨する雰囲気が形成される効果が期待できます。

Zoomであれば全体向けの講義だけでなく、グループワークをオンライン上で実施可能ですから、新入社員同士のつながり形成にも役立ちます。

――新入社員とのコミュニケーションはどのように取るべきでしょうか?

緊急事態宣言解除後は徐々に出社をベースにした働き方に戻った企業も少なくないと思います。しかし、新入社員は入社時から出社できない状況が続いたため「研修終了後、会社に馴染めるか」、「オンライン研修の内容が習得できているか」、「他の新入社員と仲良くやっていけるか」など、自分の置かれている状況にさまざまな不安を持つ人も多いでしょう。

こうした不安を取り除くためにも、頻繁な声掛はもちろん、新入社員専用のSNSを準備して自主的に発信しやすい仕組みづくりを準備することも大切です。オンラインで新入社員がつながれる場を用意することは、コミュニケーション活性化に効果的といえるでしょう。

また、新型コロナウイルスによる影響下においては、経営状況などに対する不安も少なからずあると思います。社員の不安払拭のためにも、企業の状況や方針・理念などを頻繁に発信し、情報共有を密にしていくことが重要です。社長が何を考えているのか、上司や先輩はどのような人なのか、お互いを深く知るために「社長・役員自ら新入社員とオンラインで懇談する」、「毎週オンラインランチをする」など、オンラインでも親交を深める工夫をしている企業も多いようです。

――採用時も入社後も、オンラインでのコミュニケーションは必須ということですね。

ウィズコロナ、アフターコロナの時代では、オンラインコミュニケーションは必須と考えておきましょう。特に採用においては、従来の対面式採用スタイルを継続していると、時代に取り残された企業であるかのような印象を応募者に与えてしまい、結果として採用活動が滞ることも考えられます。現段階なら、まだキャッチアップ可能です。できる限り迅速にオンライン採用体制を構築しましょう。

弥報編集部
著者:弥報編集部
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