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【Word活用術】入力した文章を自動的に箇条書にする方法【第23回】

今回は入力した文章に、番号をつけてわかりやすく表現する方法をご紹介します。例えば下図のように、各果物に見やすく番号を付番するなどのやり方です。
また、文章を打っている時、「1.」と入力されている行で改行したら「2.」が出てきて戻せなくなった!そんな場合の解決方法も紹介していますので、ぜひご覧ください。

<その他のWord活用術記事は【こちら】から>

早速はじめましょう

① まず、文章のうち、番号をつけたい行を選択します。
② 「ホーム」タブの「段落番号」ボタン右にある▼をクリックします。
③ 「番号ライブラリ」の一覧が表示されるので、その中から好きな書式を選びます。これで選択していた部分に番号がつきました。すでに番号がついている箇所でも、後から書式を変更できます。
① リスト内のどこかにカーソルを置いた状態で、同様に「段落番号」ボタン横の▼をクリックします。
② 使いたい書式を選ぶと、番号の書式が変わります。

次に、リストの下から再び普通の文章を書き始めたい場合のやり方を紹介します。
「4.ぶどう」の行末でエンターを押すと、「5.」が出てきます。ここでもう一度エンターキーを押すと、「5.」が消えます。文章が入力できるようになりました。

また、下図の右側のように、果物名の下に小項目として生産地を書き加えることもできます。「1.いちご」の行末でエンターを押します。すると、自動的に「2.」が表示されてしまいます。
しかし心配はご無用。この状態でTabキーを押すと、「2.」が小項目用の書式「(ア)」に変わります。これで生産地を入力できますね。入力後エンターを押すと、(ア)の書式が引き継がれ、自動的に(イ)が表示されます。
こうして、後から小項目を追加することができます。では、後から「5.」を足したくなったら、どうしたらいいと思いますか?
「(ア)山梨」の行末でエンターを押すと、「(イ)」が出てきますね。
ここで何も入力せずにもう一度エンターを押すと、「(イ)」が「5.」に変わります。また、これはさっきのおさらいになりますが、さらにもう一度エンターを押すと、「5.」が消えて普通の行に戻ります。
誤ってエンターを押しすぎたなど、意図と違う行頭番号が表示されてしまっても、慌てる必要はありませんね。

【おまけ】
先ほど、「(ア)」の行で改行すると自動的に「(イ)」と表示されました。これはWordのオートコレクト機能によるものです。皆さんも文章を打っている時、「1.」と入力されている行で改行したら「2.」が出てきたなど、経験したかもしれません。
この機能が邪魔だったり、絶対使わないと覚悟を決めたら、オートコレクトのオプション(稲妻のマーク)から「段落番号を自動的に作成しない」をクリックしましょう。これで、「1.」等の番号がついた行でエンターしても、何も起こらずに改行されるようになります。

でも、やっぱり自動入力されるように戻したいというときは、「ファイル」→「オプション」からWordのオプションを開き、「文章校正」内の「オートコレクトのオプション」をクリックします。

「入力フォーマット」タブ内の「箇条書き(段落番号)」にチェックを入れると、自動で番号がつくようになります。必要に応じて使い分けましょう。
その他にも、オプションの中には様々な設定項目があるので、眺めてみても面白いと思います。

<その他のWord活用術記事は【こちら】から>

著者:上田 朋子(うえだ ともこ)

株式会社システムプラザソフィア代表取締役。マイクロソフト認定トレーナーとして、マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)取得講座の講師実績多数。また職業訓練校として、パソコン初心者をたった3カ月でMOS取得まで導く分かりやすい指導方法にも定評がある。弥生認定マスターインストラクター。静岡県は清水に生を受けて50有余年、清水っ子の血が騒ぐ港祭が生き甲斐。知らない土地に出掛けたら、その土地の味噌・醤油を買うのが幸せ。


※本コーナーでは『Office 2016』を使用して操作画面を紹介しています。

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