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使ってみると、結構便利!バックオフィス担当者におすすめGoogle Chrome拡張機能(アドオン)7選

パソコンでWebサイトの検索をする方の多くが使用しているGoogle ChromeGmailやスプレッドシート、Google ドライブ、ドキュメントなどを業務で使用する方にとっても、欠かせないツールと言えるでしょう。

そんなGoogle Chromeをさらに便利にする機能が、通称「アドオン」と呼ばれる拡張機能です。会計ソフトをはじめとした、多くのソフトやアプリを使って業務を行うバックオフィス業務においては、ちょっとした作業の効率化が積み重なることで、大幅な工数削減につながることも多くあります。

そこで今回は、IT×生産性ハックメディア「プロハック」編集長である柏倉 元太(かしわぐら げんた)さんに、バックオフィス業務の効率化につながるおすすめのGoogle Chrome拡張機能7選を紹介していただきました。

柏倉 元太(オークス 代表)

Webマーケティング企業「オークス」代表。IT×生産性ハックメディア「プロハック」編集長。SEOを中心にSNSやYouTubeのグロースを得意とする。日本安全食料料理協会(JSFCA)認定のコーヒーソムリエで、コーヒーの専門家としても活動。国内最大級のコーヒー情報Webメディア「コーヒー豆研究所」代表。コーヒー豆研究所の独自ブランドコーヒー豆も販売中。

Google Chromeの拡張機能(アドオン)とは

――Google Chromeの拡張機能(アドオン)とは、どのような機能なのでしょうか?

Google Chrome(以下、Chrome)の拡張機能(アドオン)とは、簡単に説明するとChromeに自分好みの機能を追加できるものだと言えます。Chromeに拡張機能を追加することによって作業時間が短縮されたり、別アプリの立ち上げが不要になったりするため、業務効率化につなげることが可能です。

また拡張機能はChrome単体の機能だけではなく、Gmailやスプレッドシートと連携できるものもあります。ただし拡張機能が使えるのはパソコンだけなので、スマートフォンでは使えません。

――拡張機能のインストール方法や使い方を教えてください。

Chromeに拡張機能をインストールするためには、まずChromeウェブストアの「拡張機能」にアクセスします。

スマートフォンで普段よく使う、App StoreGoogle Playといったアプリストアのように、「検索ツール」や「仕事効率化」など、さまざまなカテゴリから機能拡張が選べます。好きな拡張機能をクリックするか、検索窓に拡張機能名を入力して、追加したいものを選びましょう。

Chromeに追加」をクリックして「拡張機能を追加」をクリックすれば完了です。

Chromeの右上にある機能拡張のアイコンをクリックすると、追加された拡張機能が一覧で確認できます。

なお、追加した機能拡張を削除したい場合は、Chrome ウェブストアの該当拡張機能のページにある「Chromeから削除します」をクリックするか、Chromeの右上にある「機能拡張」の右「」をクリックし「Chromeから削除」を選択しましょう。

ちなみに、スプレッドシートの機能拡張を追加する場合は、「機能拡張」「アドオン」「アドオンを取得」をクリックします。

Google Workspace Marketplace」から、Chrome ウェブストアのときと同じ要領で好きな拡張機能を選んで追加します。

バックオフィス業務の効率化につながるGoogle Chromeの拡張機能7

――経理担当者などバックオフィス業務の効率化につながる、おすすめの拡張機能を紹介してください。

1Chromeの複数タブを1つに集約できる「OneTab

Chromeを使ってWebサイトで検索をしていると、タブが多くなってしまいどこに何があるのかわからなくなってしまった経験があると思います。そのようなときにOneTabを使えば、Chromeで開いている複数のタブを1つにまとめることが可能です。

開いているWebサイトを一覧で表示できますので、複数のスプレッドシートやWebサイトを確認しながら業務するときなどに重宝します。また、OneTabでタブをひとまとめにすることでパソコンのメモリ消費を大幅に抑えられるため、作業中に動作が重くなったり、クラッシュしたりするリスクも軽減できるでしょう。

2:複数のURLを一度に開ける「Pasty

Pastyは複数のURLをまとめてタブで開くことができる拡張機能です。例えば、以下のようなケースですばやく作業をおこないたい方には、ぜひ導入をおすすめします。

  • エクセルやスプレッドシートなどで複数のURLの管理をしている
  • クライアントや社内メンバーから、メールやチャットワークなどでたくさんのURLが送られてくる

開きたいURLをコピーしてChromePastyを起動すれば、すべてのWebサイトが一気に開きます。URL1つずつ入力する手間が省け、作業工数の圧縮とヒューマンエラーの抑制につながるでしょう。

また、URLをコピーする際は、URL以外の文字列を一緒にコピペしてしまってもPasty側で判別してくれるので非常に便利です。ただし、複数のWebサイトやスプレッドシートを一気に開く場合、多くのメモリを消費します。その点には、注意しましょう。

3:複数の宛先にGmailを一斉送信できる「Yet Another Mail Merge

Yet Another Mail Mergeは、Gmailを一括送信できる拡張機能です。スプレッドシート内に名前やメールアドレスなどの情報を入力することで、メールの一括送信が可能になります。

スプレッドシートの「拡張機能」からYet Another Mail Mergeを起動し、送りたいメールアドレスが記述されたシートの場所を指定します。(上図ではColumn B

次に、送信者名とあらかじめGmail側で準備したメール本文を指定し「メール送信」をクリックすれば、メールが一斉送信されます。

メールの一斉送信が完了すると、スプレッドシートで送信成功の可否と相手の開封状態が確認できます。Gmailで多くの顧客へメールを送ろうとすると、膨大な手間と時間がかかります。しかし、Yet Another Mail Mergeを活用すれば、顧客リストを活用してメールを一斉送信できるので作業工数を削減できるでしょう。

4Chrome利用時に簡単にメモがとれる「grt memo

 

grt memoChromeの利用中、簡単にメモが取れる拡張機能です。シンプルなメモ用のタブを無限に作れます。

作成したメモは、数字ボタンで簡単に切り替えることが可能です。その他にも、たくさんのおすすめ機能があります。

  • TIMEボタンで現在の時間を挿入
  • URLボタンで閲覧中のWebサイトのURLを挿入
  • 入力内容の自動保存

付箋のように気軽にメモできるので、Chromeを使ってWebサイトの調査をする方やGmail、スプレッドシートを業務でよく使う方はもちろん、Web会議中にメモを取るために利用するのもおすすめです。

5Googleのサービスに簡単にアクセス可能な「Black Menu for Google

 

Black Menu for GoogleGmailやスプレッドシート、GoogleマップといったGoogleの各種サービスを一元管理できる拡張機能です。複数のサービスを手軽にすばやく使用できるようになるメリットがあります。

拡張機能アイコンをクリックすることで、あらゆるGoogleのサービスがポップアップメニューとして表示されます。また、メニューは自分がよく使用するサービスにカスタマイズができるので、生産性はかなり上がるでしょう。

Black Menu for Googleを活用すれば、毎回新規でタブを開いたりサービスを立ち上げたりすることなく、すばやくサービスへアクセスができておすすめです。

6:サジェストがすぐ確認できる「Extract People also search phrases in Google

Extract People also search phrases in Googleはサジェストの取得が可能なChromeの拡張機能です。サジェストとは、検索時に入力したキーワードと一緒に検索される可能性が高いキーワードのことを指します。

キーワードを検索すると、画面右側にサジェストの一覧が表示されます。

なお、ここで表示されるサジェストは、キーワード検索時に画面の一番下に表示される「他の人はこちらも検索」と同じものです。

Webサイトで調査をする際には、サジェストを参考にする方も多いと思いますが、ページをスクロールしないと確認できない点が面倒でした。しかし、Extract People also search phrases in Googleを活用すれば、すぐにサジェストが確認できるため作業効率化につなげることが可能です。例えば、経理担当者が勘定項目などを調べるときは便利かもしれません。

7Webページ全体のスクリーンショットが撮れる「FireShot

FireShotは、Webページのスクリーンショットをキャプチャ(撮る)できるChromeの拡張機能です。WindowsMacにも、スクリーンショットをするためのショートカットキーが標準で備わっています。しかしWebサイト全体をキャプチャすることは不可能です。

FireShotを活用すれば、Chromeに表示中のページや特定範囲のキャプチャだけでなく、スクロールが必要な長いページ全体をキャプチャできます。

切れ目のない1つの画像やPDFとして保存できる点は、FireShotの大きなメリットです。資料添付用の画像を準備するだけでなく、自社のWebサイトのデザインや文言などを見直す場合や、競合のWebサイトと比較検討する際などにも重宝するでしょう。

拡張機能を利用するときの注意点

――Google Chromeの拡張機能を利用したことがない方の中には「情報が盗まれるのでは……」と不安視するケースも多いと聞きます。実際にそのような事例はあるのでしょうか。また、予防策はありますか。

拡張機能によって、情報が抜かれるという事例は過去にありました。ただしこれはGoogleによって実施されたのではなく、拡張機能を提供する事業者によるものでした。そのため「一定のユーザー数があるもの」や、「レビューの評価が良いこと」も拡張機能を選ぶうえでは重要です。また、自分が拡張機能を選ぶ際には、Chrome ウェブストアの追加情報に記載されている「更新」の日付ができるだけ新しいものを選択するようにしています。

Chrome ウェブストアで提供されている拡張機能は、Googleの審査を受けたうえで公開されることが前提です。しかし、一部の事業者や個人が開発した拡張機能の中には、Chromeのバージョンアップに伴う対応がされていないケースも散見されます。最新バージョンに対応していない機能拡張は、セキュリティの脆弱性が改善されない場合もあるため、情報漏えいのリスクは高いでしょう。

――拡張機能を利用するデメリットはありますか?

拡張機能は自分好みにChromeの機能をカスタマイズできるため、使いやすく業務効率化につながる点がメリットです。しかし、拡張機能によってはChromeの動作や表示時間が重くなるものもある点は、デメリットと言えるでしょう。そのために、闇雲に拡張機能をインストールすることは避け、本当に使うものだけに絞り込むことが大切です。

また、他のソフトをインストールした際に、意図せぬ拡張機能が追加されるケースもあるので注意しましょう。

弥報編集部
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